Crear PDF accesibles: unha necesidade na era dixital

Os arquivos PDF son un dos tipos de ficheiro máis utilizados para compartir información en liña, pero poden supoñer desafíos importantes para as persoas con discapacidade. Por exemplo, os lectores de pantalla que empregan as persoas con problemas visuais poden ter dificultades para ler un PDF se non se creou de maneira accesible. Outro posible inconveniente para as persoas con discapacidade cognitiva é que os documentos non estean ben etiquetados ou non teñan unha estrutura clara, o que pode dificultar a comprensión. Por iso, é importante producir arquivos PDF accesibles para asegurar que todas as persoas poidan acceder ao contido.

O obxectivo deste artigo é ofrecer unha guía práctica sobre como crear arquivos PDF accesibles. Describiranse os requisitos necesarios para crear estes ficheiros axeitadamente, darase consello sobre como estruturar o contido, explicarase como crear textos alternativos e como usar cores con contraste suficiente, e ofreceranse diferentes recomendacións para mellorar a accesibilidade dos arquivos PDF.

Que é un arquivo PDF accesible?

Un arquivo PDF accesible é aquel que se deseñou e estruturou para que sexa lexible e comprensible para todas as persoas, independentemente das súas discapacidades. Isto conséguese aplicando técnicas de accesibilidade no deseño e na organización do documento, o que permite que os lectores de pantalla e outros dispositivos de apoio poidan acceder ao contido e entendelo.

Para que un ficheiro PDF se considere accesible, debe cumprir certos estándares e normas establecidos por organizacións internacionais como o Consorcio World Wide Web (W3C) e a ISO (Organización Internacional de Normalización).

Os factores fundamentais que hai que coidar para crear un arquivo PDF accesible son

• O etiquetado e a organización do contido.
• A inclusión de texto alternativo nas imaxes.
• A elección de fontes accesibles.
• O uso de cores axeitadas en función do contraste.

Hai que ter en conta que crear estes ficheiros non só permite cumprir a normativa legal, senón que esta práctica achega toda unha serie de beneficios para as persoas usuarias, xa que mellora a usabilidade e a experiencia de lectura en xeral.

Requisitos para crear arquivos PDF accesibles

Software necesario para crear arquivos PDF accesibles

Para crear ficheiros PDF accesibles é necesario un software que permita xerar documentos con etiquetas de accesibilidade. Algúns dos programas que inclúen estas funcionalidades son: Adobe Acrobat Pro DC, Microsoft Word e Google Docs. Porén, non todos os programas que xeran documentos PDF permiten crear ficheiros accesibles, polo que é importante investigar antes o mercado e escoller o software axeitado.

Configuración das opcións de accesibilidade

A maioría dos programas de creación e edición de PDF dispoñen de opcións para configurar a accesibilidade dos ficheiros. Estas opcións inclúen engadir texto alternativo ás imaxes, etiquetas e encabezados, e definir a orde de lectura do contido. Adobe Acrobat Pro DC ten unha opción de accesibilidade que permite engadir información adicional para facer accesible o PDF.

Como verificar a accesibilidade dos arquivos PDF

Para comprobar a accesibilidade dos ficheiros pódense utilizar ferramentas propias, como as que incorpora o propio Adobe Acrobat Pro DC, ou utilidades de terceiros como CommonLook PDF ou PAC 3. Estas utilidades permiten identificar problemas de accesibilidade no PDF e ofrecen recomendacións e consellos para solucionalos. Ademais, é importante facer probas con lectores de pantalla e outros dispositivos de apoio co obxectivo de garantir que o arquivo sexa accesible para todas as persoas.

Como crear etiquetas e estruturar o contido nos arquivos PDF

A creación de etiquetas e unha correcta organización da información son imprescindibles para que os PDF sexan accesibles. Isto significa que cada elemento do documento debe estar etiquetado e situado axeitadamente dentro da súa estrutura. Unha identificación correcta permite que os lectores de pantalla e outros dispositivos de apoio naveguen polo contido e accedan a el de maneira clara e coherente.

Os encabezados e subtítulos son ferramentas moi útiles para dividir a información dun arquivo PDF en seccións. Isto axuda as persoas usuarias a percorrer o documento e a comprender a súa estrutura. É importante utilizar os encabezados na orde correcta e asegurarse de que están ben etiquetados.

Outra cuestión que cómpre ter en conta en relación coa organización do contido é a orde de lectura. A orde dos textos debe ser lóxica, coherente e uniforme, o que permitirá que as persoas que usan lectores de pantalla naveguen de maneira efectiva polos ficheiros. Para mellorar a orde de lectura, pódese utilizar software que reorganice o contido ou etiquetar os elementos na orde apropiada. Ademais, é necesario facer probas de accesibilidade para comprobar que a orde de lectura é correcta.

Como crear texto alternativo e usar cores con contraste

As persoas con discapacidade visual atopan moitos problemas á hora de acceder a numerosos contidos; por iso, é moi importante ofrecer texto alternativo nos ficheiros PDF. Este tipo de texto debe ser descritivo e transmitir a mesma información que a imaxe. O texto alternativo ten que etiquetarse de maneira correcta para que os dispositivos de lectura poidan lelo axeitadamente

As cores utilizadas nos documentos deben ter contraste suficiente para mellorar a súa accesibilidade. Un contraste idóneo facilita a lectura da información e a comprensión do contido. Para iso, pódense empregar ferramentas en liña como WebAIM ou o xa citado PAC 3 , para probar o contraste das cores usadas no PDF e facer os axustes necesarios se non é suficiente.

Por último, as táboas de contidos son outra ferramenta que serve para mellorar a accesibilidade dos arquivos PDF. Fan que as persoas usuarias poidan manexar facilmente o documento e acceder ao seu contido de maneira sinxela, rápida e eficiente. Do mesmo xeito que coas imaxes, un correcto etiquetado das táboas permite que os lectores de pantalla transmitan de maneira efectiva a súa información.

Como escoller fontes accesibles e outros consellos útiles

A elección da fonte coa que se vai comunicar o contido é un tema moi importante, xa que pode mellorar considerablemente a accesibilidade dos ficheiros PDF. Recoméndase escoller fontes lexibles e de lectura doada, como as de tipo sans-serif (Arial, Verdana ou Helvetica), xa que son moi fáciles de ler en pantalla. Tamén hai que ter en conta o tamaño e o espazado entre letras, liñas e parágrafos.

Algúns efectos no texto, como as sombras, os subliñados ou a letra en negra, poden dificultar a lectura ás persoas con discapacidade visual. Aconséllase non abusar destes recursos e optar por unha presentación do texto simple, clara e sinxela.

Se o arquivo PDF inclúe imaxes, vídeos ou audios, sempre se deben ofrecer alternativas textuais para asegurar que as persoas con problemas auditivos e visuais poidan acceder ao contido. Neste caso, é unha moi boa práctica incluír descricións de texto nas imaxes e subtítulos nos vídeos.

Ferramentas para crear arquivos PDF accesibles

Unha vez que se sabe que é un PDF accesible e cales son os requisitos para crealo, é clave escoller a ferramenta axeitada. No mercado hai unha ampla variedade de utilidades, tanto gratuítas como de pagamento. A continuación, imos amosar as que, na nosa opinión, son as máis completas, xunto coas súas vantaxes e desvantaxes.

Ferramentas gratuítas

• LibreOffice: coñecida suite ofimática de código aberto e gratuíta que incorpora un procesador de texto que permite exportar documentos a PDF. Inclúe algunhas funcións de accesibilidade, como a posibilidade de engadir etiquetas e descricións alternativas ás imaxes. Se queres máis información sobre este proxecto, podes visitar a súa páxina web e descargar a aplicación neste enderezo https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice/

• PDFCreator: esta ferramenta gratuíta permite transformar documentos en PDF desde calquera aplicación que inclúa unha opción de impresión. Ofrece opcións de accesibilidade como engadir metadatos e etiquetas ás imaxes. Se queres máis información sobre esta utilidade, deixámosche a continuación o enderezo URL onde podes descargala  https://pdfcreator.es

• Accessible PDF: ferramenta en liña que permite converter documentos de Word e PowerPoint en PDF accesibles. Esta aplicación incorpora unha función para verificar a accesibilidade dos arquivos e asegurar así que cumpren a normativa. Ao ser unha ferramenta en liña podes probar todas as súas funcións e características na súa páxina web, https://accessiblepdf.ca

Ferramentas de pagamento

• Adobe Acrobat Pro: un dos programas máis populares do mercado para xerar arquivos PDF. Permite engadir etiquetas e descricións alternativas para as imaxes e verificar a accesibilidade do ficheiro. Na seguinte ligazón, https://www.adobe.com/es/acrobat/free-trial-download.html, Adobe ofrece unha proba gratuíta desta aplicación coa que poderás explorar todas as súas posibilidades.

• Microsoft Word: non é unha ferramenta de creación de PDF propiamente dita, pero pódese usar para crear documentos accesibles e despois convertelos a formato PDF.  Igual que o programa anterior, permite incorporar etiquetas e descricións alternativas nas imaxes. A compañía estadounidense lanzou recentemente Office 365, un conxunto de ferramentas gratuítas e en liña. Mediante a seguinte ligazón https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/free-office-online-for-the-web  poderás gozar dun período de proba de Microsoft Word e explorar todas as súas funcionalidades.

• InDesign: aínda que esta aplicación é coñecida pola xestión de documentos de deseño, tamén permite construír arquivos PDF accesibles. Pode engadir etiquetas e descricións alternativas nas imaxes, ademais de verificar a accesibilidade do ficheiro. Igual que Adobe Acrobat, InDesign é unha ferramenta de pagamento, pero ofrece unha versión de proba (trial) que che permite probar todas as súas características; se che interesa, nesta ligazón podes acceder á súa páxina web https://www.adobe.com/products/indesign.html.

Vantaxes e inconvenientes destas ferramentas

Escoller a ferramenta axeitada para crear arquivos PDF accesibles pode ser unha tarefa moi complicada. Por este motivo, é moi importante coñecer as vantaxes e os inconvenientes das opcións gratuítas e de pagamento para tomar unha decisión ben fundamentada.

As ferramentas gratuítas son unha excelente opción para quen necesita crear arquivos PDF con funcionalidades básicas e ten un orzamento demasiado axustado para investir en ferramentas de pagamento. Porén, estas ferramentas teñen limitacións no número de funcionalidades avanzadas que ofrecen e poden presentar problemas de compatibilidade con algúns sistemas operativos ou dispositivos. Ademais, a falta de servizo técnico pode ser moitas veces un problema.

Por outra banda, as alternativas de pagamento ofrecen unha ampla variedade de funcionalidades e opcións de personalización, o que permite producir arquivos PDF con maior facilidade e precisión. Moitas delas dan soporte técnico e actualizacións periódicas, o que asegura que as ferramentas estean sempre ao día cos últimos avances e parches de seguridade. Con todo, estas utilidades requiren un investimento económico, o que pode ser un inconveniente para certo tipo de persoas usuarias. Tamén é posible que algunhas delas teñan unha curva de aprendizaxe moi pronunciada, e escoller a ferramenta axeitada pode resultar moi complicado pola gran cantidade de opcións dispoñibles.

Como vimos, tanto as utilidades sen custo como as de pagamento presentan vantaxes e inconvenientes. Se se necesita maior precisión e funcionalidades avanzadas, é posible que compense investir nunha ferramenta de pagamento. Porén, as utilidades gratuítas poden ser unha boa opción para os proxectos máis sinxelos e con orzamento limitado.

En resumo, crear arquivos PDF accesibles é clave para garantir que todas as persoas poidan acceder ao contido de maneira equitativa. Para conseguilo, cómpre comprender as normas e os estándares que regulan a accesibilidade e algúns conceptos esenciais. A aplicación de boas prácticas e exemplos deste tipo de ficheiros mellora aínda máis a accesibilidade do contido. En última instancia, a creación de PDF accesibles non só beneficia as persoas con discapacidade, senón que tamén mellora a experiencia de todas as persoas lectoras.

Fran Ramirez