Crear PDF accessibles: una necessitat en l’era digital

Els arxius PDF són un dels tipus de fitxers més utilitzats per compartir informació en línia, però poden suposar reptes importants per a les persones amb discapacitat. Per exemple, els lectors de pantalla que fan servir les persones amb problemes de visió poden tenir dificultats per llegir un PDF si no s'ha creat de manera accessible. Un altre possible inconvenient per a les persones usuàries amb discapacitat cognitiva és que els documents no estiguin ben etiquetats o no tinguin una estructura clara, cosa que en pot dificultar la comprensió. Per això és important crear arxius PDF accessibles i assegurar que tothom pugui accedir al contingut.

L'objectiu d'aquest article és oferir una guia pràctica per crear arxius PDF accessibles. Descriurem els requisits necessaris per crear aquests fitxers correctament, donarem consells sobre com estructurar el contingut, veurem com crear textos alternatius i com fer servir colors amb prou contrast, i proposarem diferents consells per millorar l'accessibilitat dels arxius PDF.

Què és un arxiu PDF accessible?

Un arxiu PDF accessible és el que s'ha dissenyat i estructurat perquè sigui llegible i comprensible per a totes les persones, independentment de les seves capacitats. Això s'aconsegueix aplicant tècniques d'accessibilitat en el disseny i l'organització del document, de manera que els lectors de pantalla i altres dispositius d'assistència en puguin accedir i entendre el contingut.

Perquè un fitxer PDF es consideri accessible, ha de complir determinats estàndards i normes establerts per organitzacions internacionals com el Consorci World Wide Web (W3C) i la ISO (Organització Internacional de Normalització).

Els factors fonamentals per crear un arxiu PDF accessible són:

• L'etiquetatge i l'organització del contingut.
• La inclusió de text alternatiu a les imatges.
• L'elecció de fonts accessibles.
• L'ús de colors adequats pel que fa al contrast.

Cal tenir en compte que crear aquests fitxers no només permet complir la normativa legal, sinó que aquesta pràctica aporta tot un seguit de beneficis a les persones usuàries, ja que millora la usabilitat i l'experiència de lectura en general.

Requisits per crear arxius PDF accessibles

Programari necessari per crear arxius PDF accessibles

Per crear fitxers PDF accessibles cal un programari que permeti generar documents amb etiquetes d'accessibilitat. Alguns dels programes que inclouen aquestes funcionalitats són Adobe Acrobat Pro DC, Microsoft Word i Google Docs. Ara bé, no tots els programes que generen PDF permeten crear fitxers accessibles, de manera que és important informar-se bé abans i triar el programari adequat.

Configuració de les opcions d'accessibilitat

La majoria dels programes de creació i edició de PDF disposen d'opcions per configurar l'accessibilitat dels fitxers. Aquestes opcions inclouen afegir text alternatiu a les imatges, etiquetes i encapçalaments, i definir l'ordre de lectura del contingut. Adobe Acrobat Pro DC té una opció d'accessibilitat que permet afegir informació addicional per fer accessible el PDF.

Com verificar l'accessibilitat dels arxius PDF

Per comprovar l'accessibilitat dels fitxers, es poden fer servir eines pròpies, com les que incorpora el mateix Adobe Acrobat Pro DC, o utilitats de tercers com CommonLook PDF o PAC 3. Aquestes utilitats permeten identificar problemes d'accessibilitat en el PDF i ofereixen recomanacions i consells per resoldre'ls. A més, és important fer proves amb lectors de pantalla i altres dispositius d'assistència per garantir que l'arxiu sigui accessible per a tothom.

Com crear etiquetes i estructurar el contingut dels arxius PDF

Crear etiquetes i organitzar correctament la informació són requisits imprescindibles perquè els PDF siguin accessibles. Això vol dir que cada element del document s'ha d'etiquetar i col·locar adequadament dins de l'estructura del document. Una identificació correcta permet als lectors de pantalla i altres dispositius d'assistència navegar pel contingut i accedir-hi de manera clara i coherent.

Els encapçalaments i subtítols són eines molt útils per dividir el contingut d'un arxiu PDF en seccions. Això ajuda les persones usuàries a recórrer el document i a entendre'n l'estructura. És important fer servir els encapçalaments en l'ordre correcte i assegurar-se que estan ben etiquetats.

Una altra qüestió que cal tenir en compte pel que fa a l'organització del contingut és l'ordre de lectura. L'ordre dels textos ha de ser lògic, coherent i uniforme, cosa que permetrà a les persones que fan servir lectors de pantalla navegar de manera efectiva pels fitxers. Per millorar l'ordre de lectura, es poden fer servir programes per reorganitzar el contingut o etiquetar els elements en l'ordre adequat. A més, cal fer proves d'accessibilitat per assegurar-se que l'ordre de lectura és correcte.

Com crear text alternatiu i fer servir colors amb contrast

Les persones amb discapacitat visual troben moltes dificultats per accedir a molts continguts; per això és molt important incloure text alternatiu als fitxers PDF. Aquest text ha de ser descriptiu i transmetre la mateixa informació que la imatge. El text alternatiu s'ha d'etiquetar correctament perquè els dispositius de lectura el puguin llegir bé.

Els colors utilitzats als documents han de tenir prou contrast per millorar-ne l'accessibilitat. Un contrast adequat facilita la lectura de la informació i la comprensió del contingut. Per aconseguir-ho, es poden fer servir eines en línia com WebAIM o l'esmentat PAC 3 , per comprovar el contrast dels colors del PDF i fer els ajustos necessaris si no n'hi ha prou.

Finalment, les taules de continguts són una altra eina que serveix per millorar l'accessibilitat dels arxius PDF. Permeten que les persones usuàries es moguin fàcilment pel document i accedeixin al contingut de manera senzilla, ràpida i eficient. Igual que passa amb les imatges, un etiquetatge correcte de les taules permet que els lectors de pantalla en transmetin la informació de manera efectiva.

Com triar fonts accessibles i altres consells útils

L'elecció de la font per comunicar el contingut és un tema molt important, ja que pot millorar considerablement l'accessibilitat dels fitxers PDF. Es recomana triar fonts llegibles i fàcils de llegir, com les de tipus sans-serif, per exemple Arial, Verdana o Helvetica, que es llegeixen molt bé en pantalla. També cal tenir en compte la mida i l'espaiat entre lletres, línies i paràgrafs.

Alguns efectes de text com les ombres, els subratllats o la negreta poden dificultar la lectura a les persones amb discapacitat visual. Es recomana no abusar d'aquests recursos i optar per una presentació del text simple, clara i senzilla.

Si l'arxiu PDF inclou imatges, vídeos o àudios, sempre cal oferir alternatives textuals per assegurar que les persones amb problemes d'audició i de visió puguin accedir al contingut. En aquest cas, és molt bona pràctica incloure descripcions de text a les imatges i subtítols als vídeos.

Eines per crear arxius PDF accessibles

Un cop saps què és un PDF accessible i quins requisits cal complir per crear-ne un, és clau triar l'eina adequada per fer-lo. Al mercat hi ha una gran varietat d'utilitats disponibles, tant gratuïtes com de pagament. A continuació, et mostrem les que, al nostre parer, són les més completes, amb els seus avantatges i inconvenients.

Eines gratuïtes

• LibreOffice: coneguda suite ofimàtica gratuïta i de codi obert que incorpora un editor de text que permet exportar documents a PDF. Inclou algunes funcions d'accessibilitat, com la possibilitat d'afegir etiquetes i descripcions alternatives a les imatges. Si vols més informació sobre aquest projecte, pots visitar el seu web i baixar l'aplicació des d'aquesta adreça: https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice/

• PDFCreator: aquesta eina gratuïta permet convertir documents a PDF des de qualsevol aplicació que tingui opció d'impressió. Ofereix opcions d'accessibilitat com afegir metadades i etiquetes a les imatges. Si vols més informació sobre aquesta utilitat, et deixem l'adreça des d'on la pots baixar:  https://pdfcreator.es

• Accessible PDF: eina en línia que permet convertir documents de Word i PowerPoint en PDF accessibles. Incorpora una funció per verificar l'accessibilitat dels arxius i assegurar així que compleixen la normativa. Com que és una eina en línia , en pots provar totes les funcions des del seu web: https://accessiblepdf.ca

Eines de pagament

• Adobe Acrobat Pro: un dels programes més populars del mercat per generar arxius PDF. Permet afegir etiquetes i descripcions alternatives a les imatges, i verificar l'accessibilitat del fitxer. A l'enllaç següent, https://www.adobe.com/es/acrobat/free-trial-download.html, Adobe ofereix una prova gratuïta de l'aplicació amb la qual podràs explorar totes les seves possibilitats.

• Microsoft Word: no és una eina de creació de PDF pròpiament dita, però es pot fer servir per crear documents accessibles i després convertir-los a PDF.  Com el programa anterior, permet incorporar etiquetes i descripcions alternatives a les imatges. La companyia nord-americana ofereix Office en línia, un conjunt d'eines gratuïtes al núvol. Amb l'enllaç següent, https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/free-office-online-for-the-web  podràs fer servir Microsoft Word de prova i explorar-ne totes les funcionalitats.

• InDesign: tot i que aquesta aplicació és coneguda per la maquetació de documents de disseny, també permet crear arxius PDF accessibles. Pot afegir etiquetes i descripcions alternatives a les imatges, a més de verificar l'accessibilitat del fitxer. Igual que Adobe Acrobat, InDesign és una eina de pagament, però ofereix una versió de prova (trial) que et permet provar-ne totes les funcions. Si t'interessa, en aquest enllaç pots accedir al seu web: https://www.adobe.com/products/indesign.html.

Avantatges i inconvenients d'aquestes eines

Triar l'eina adequada per crear arxius PDF accessibles pot ser una tasca molt feixuga. Per això és molt important conèixer els avantatges i els inconvenients de les opcions gratuïtes i de pagament per prendre una decisió ben fonamentada.

Les eines gratuïtes són una opció excel·lent per a qui necessita crear arxius PDF amb funcionalitats bàsiques i té un pressupost massa ajustat per invertir en eines de pagament. Ara bé, tenen limitacions pel que fa a les funcionalitats avançades i poden presentar problemes de compatibilitat amb alguns sistemes operatius o dispositius. A més, sovint la manca de servei tècnic pot ser un problema.

D'altra banda, les alternatives de pagament ofereixen una gran varietat de funcionalitats i opcions de personalització, cosa que permet crear arxius PDF amb més facilitat i precisió. Moltes ofereixen suport tècnic i actualitzacions periòdiques, de manera que les eines sempre estan al dia amb les últimes novetats i pedaços de seguretat. No obstant això, requereixen una inversió econòmica, cosa que pot ser un inconvenient per a alguns usuaris. També és possible que algunes tinguin una corba d'aprenentatge molt pronunciada, i triar l'eina adequada pot ser complicat per la gran quantitat d'opcions disponibles.

Com hem vist, tant les utilitats gratuïtes com les de pagament tenen avantatges i inconvenients. Si necessites més precisió i funcionalitats avançades, és possible que hagis d'invertir en una eina de pagament. En canvi, les utilitats gratuïtes poden ser una bona opció per a projectes més senzills i amb un pressupost limitat.

En resum, crear arxius PDF accessibles és clau per garantir que totes les persones puguin accedir al contingut en igualtat de condicions. Per aconseguir-ho, cal entendre les normes i els estàndards que regulen l'accessibilitat i alguns conceptes essencials. Aplicar bones pràctiques i seguir exemples d'aquest tipus de fitxers millora encara més l'accessibilitat del contingut. En definitiva, crear PDF accessibles no només beneficia les persones amb discapacitat, sinó que també millora l'experiència de tots els lectors.

Fran Ramirez

Enginyer informàtic en formació i escriptor per elecció. Ambdues rols m'han atorgat una comprensió àmplia i profunda del sector tecnològic, permetent-me escriure des de perspectives tant tècniques com comunicatives.