Revisar documentos ofimáticos más allá del comprobador

El Comprobador de accesibilidad de Word, Excel y PowerPoint es una gran ayuda para el autor, pero no es una evaluación. Señala lo que puede detectar por software y calla sobre lo demás: si el alt sirve, si un texto en negrita es en realidad un título, si el idioma es correcto, si el orden de lectura tiene sentido. Esta lección te da un protocolo para revisar un documento ofimático y emitir un resultado defendible frente a la EN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva), capítulo 10, que viste en la lección anterior. Es lo que necesitas cuando auditas los documentos descargables de una sede electrónica, recepcionas los entregables de un proveedor o haces el control de calidad del flujo documental.

Lo que ve y lo que no ve el comprobador

Protocolo de revisión en seis pasos

Este protocolo sirve para Word, Excel, PowerPoint y sus equivalentes. Para un documento de 20 páginas, una persona con práctica tarda entre 30 y 60 minutos.

1. Identificar y preparar

Anota el nombre del fichero, el formato, la versión o fecha, de dónde procede (plantilla, sistema, tercero) y su función: ¿sirve a un trámite activo? Recuerda que, según el RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva), los documentos ofimáticos anteriores al 20 de septiembre de 2018 solo están excluidos si no son necesarios para tareas administrativas activas. Revisa las propiedades: título del documento (Archivo > Información) e idioma predeterminado.

2. Comprobador automático

Ejecuta Revisar > Comprobar accesibilidad en Office; en LibreOffice Writer, Herramientas > Comprobación de accesibilidad. Registra los errores y advertencias como punto de partida, pero no los copies tal cual en el informe: verifica cada uno.

3. Estructura

Abre el Panel de navegación y comprueba que todos los apartados visibles están, con el nivel correcto y sin saltos. Para ver el estilo real de cada párrafo, activa el área de estilos: Archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar > «Ancho del panel del área de estilo en las vistas Borrador y Esquema» (por ejemplo, 2 cm) y pasa a Vista > Borrador. A la izquierda verás el nombre del estilo de cada párrafo: los títulos falsos aparecen como «Normal». Revisa también listas reales, tablas de datos frente a tablas de maquetación, objetos en línea, índice automático y notas vinculadas.

4. Contenido no textual, color y contraste

Lee cada texto alternativo en contexto: ¿transmite lo mismo que la imagen? ¿Las decorativas están marcadas? Mide el contraste de los colores de texto con un analizador (por ejemplo, el Colour Contrast Analyser de TPGi, gratuito) usando el cuentagotas sobre el documento ampliado. Busca información que dependa solo del color: celdas rojas o verdes, leyendas de gráficos, campos obligatorios.

5. Lectura con tecnología de apoyo

Con NVDA o JAWS: lectura continua de las primeras páginas (NVDA+Flecha abajo), lista de títulos y de enlaces, recorrido de una tabla por celdas y paso por los campos de formulario si los hay. Escucha si cambia la voz en los fragmentos en otro idioma. En presentaciones, recorre cada diapositiva; en hojas de cálculo, comprueba que se anuncian las cabeceras y los nombres de hoja.

6. Ampliación, reflujo y registro

Amplía al 200 % y prueba Vista > Diseño web o Modo de lectura: el texto debe recolocarse sin perder contenido. Después registra cada hallazgo con su ubicación y su requisito, como se explica a continuación.

De la comprobación al requisito: capítulo 10 de la EN 301 549

Cada hallazgo debe asociarse a un requisito. En el capítulo 10 la numeración sigue a la de las WCAG con el prefijo «10.», lo que facilita la correspondencia. Los más habituales en documentos ofimáticos:

La v3.2.1 incorpora las WCAG 2.1; si el encargo pide además las WCAG 2.2, registra los criterios nuevos aparte, sin inventar números de requisito de la EN que no existen. Para la interpretación de cada criterio en documentos, la referencia es la nota del W3C WCAG2ICT, en la que se basan las notas del capítulo 10.

Muestra y registro de hallazgos

En una auditoría de sitio no se revisan los 3.000 documentos descargables. Con la lógica de muestreo de WCAG-EM (se abre en una ventana nueva) que viste en el Nivel 4, selecciona: los documentos ligados a trámites y procesos de la muestra, los más descargados, al menos uno de cada tipo (Word, Excel, PowerPoint) y uno de cada origen (plantilla corporativa, generado por un sistema, recibido de terceros). Así el resultado dice algo útil sobre el flujo, no solo sobre un fichero.

Para cada hallazgo registra: documento, ubicación precisa (página y apartado, diapositiva 7, hoja «Gastos» celda B4), requisito, descripción, impacto para la persona usuaria, corrección propuesta y evidencia (captura o nota de lo que anunció el lector). Si un mismo problema procede de la plantilla, dilo: corregir la plantilla arregla todos los documentos futuros.

Resumen

• El comprobador detecta errores técnicos, pero no títulos falsos, idioma, dependencia del color ni la calidad de los alt: «sin problemas» no significa conforme.
• Protocolo en seis pasos: identificar, comprobador, estructura (con el área de estilos), contenido no textual y color, lectura con tecnología de apoyo, ampliación y registro.
• Cada hallazgo se asocia a un requisito del capítulo 10 de la EN 301 549, cuya numeración sigue a la de las WCAG con el prefijo «10.».
• La muestra de documentos incluye trámites activos, los más descargados y cada tipo y origen.
• Registra ubicación precisa, impacto, corrección y evidencia, e indica cuándo el problema viene de la plantilla.