Excel y hojas de cálculo: estructura, nombres de hoja, tablas y gráficos

Las hojas de cálculo plantean un reto distinto al de los documentos de texto: su contenido es bidimensional y la persona que usa un lector de pantalla navega celda a celda escuchando «B7, 1.250». Si no sabe qué significa la columna B ni la fila 7, los datos no sirven. Esta lección explica cómo preparar una hoja (Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets) para que sea navegable, comprensible y publicable como dato abierto accesible.

Cómo «lee» una hoja un lector de pantalla

NVDA, JAWS y VoiceOver anuncian la referencia de celda y su contenido, y, si la hoja está bien preparada, también los encabezados de fila y columna correspondientes: «Trimestre 2, Ingresos, 1.250 euros». Para ello necesitan saber qué filas y columnas actúan como cabecera. Excel ofrece dos mecanismos: convertir el rango en Tabla (Insertar > Tabla), que define automáticamente la fila de encabezado, y los nombres definidos especiales que reconoce JAWS para rangos que no son tablas (con prefijos como Title, ColumnTitle o RowTitle, según el idioma y la versión). NVDA permite además marcar las cabeceras de columna y de fila con sus propias órdenes (NVDA+Mayús+C y NVDA+Mayús+R). En la práctica, usa Tablas siempre que puedas y comprueba el resultado con el lector de pantalla.

Estructura del libro

1. Nombra las hojas: «Ingresos 2025», «Gastos 2025», «Resumen», no «Hoja1», «Hoja2». El nombre se anuncia al cambiar de hoja y es la única pista de contenido. Elimina las hojas vacías.
2. Una tabla por hoja y empezando en A1 (o con un título en A1 y la tabla justo debajo). Los lectores de pantalla y las herramientas de datos abiertos buscan el contenido desde la esquina superior izquierda; filas y columnas vacías «de margen» desorientan.
3. Pon un título de la hoja en A1 como texto y, si hace falta, una breve nota de uso en A2 («Los importes están en euros sin IVA»). No dejes instrucciones solo en comentarios o en cuadros de texto flotantes.
4. Evita celdas combinadas: rompen la navegación por filas y columnas y las exportaciones a CSV. Para un título que abarque varias columnas usa «Centrar en la selección» (Formato de celdas > Alineación) en lugar de Combinar.
5. No dejes filas o columnas vacías dentro de la tabla para separar bloques: el lector de pantalla interpreta que la tabla ha terminado. Si necesitas bloques, usa tablas distintas con nombre.
6. Inmoviliza paneles (Vista > Inmovilizar) para que la cabecera siga visible: ayuda a usuarios con baja visión y a todo el mundo.

Crear y nombrar Tablas

Selecciona el rango, Insertar > Tabla, marca «La tabla tiene encabezados». En Diseño de tabla > Nombre de la tabla ponle un nombre descriptivo («IngresosTrimestre»). Las Tablas aportan además filtros accesibles por teclado, estilos con contraste y referencias estructuradas en fórmulas (=SUMA(IngresosTrimestre[Importe])), más legibles que =SUMA(C2:C57).

En LibreOffice Calc el equivalente es definir un rango de base de datos (Datos > Definir rango) con la opción «Contiene etiquetas de columnas». En Google Sheets, desde 2024 existen las Tablas (Formato > Convertir en tabla) con fila de encabezado y nombre, y la fila se puede inmovilizar con Ver > Inmovilizar.

Contenido de las celdas

• Formato numérico correcto: aplica formato de moneda, fecha o porcentaje en lugar de escribir «1.250 €» como texto. El lector anuncia el formato y los cálculos funcionan.
• Encabezados cortos y únicos: «Importe neto (€)», no «Imp.» ni dos columnas llamadas «Total».
• Sin celdas vacías con significado: si un valor no existe, escribe «No disponible» o «0» según corresponda; una celda vacía se anuncia como «en blanco» sin explicar por qué.
• Comentarios y notas: Excel 365 lee las notas con lector de pantalla, pero no todas las versiones ni todos los lectores; la información esencial debe estar en celdas.
• Validación de datos: usa mensajes de entrada y de error (Datos > Validación) con texto explicativo; se anuncian al entrar en la celda.
• Hipervínculos con texto descriptivo (Ctrl+K) igual que en Word.
• Color: no uses solo relleno rojo/verde para indicar estado (1.4.1 Uso del color). Añade una columna «Estado» con texto o usa iconos del formato condicional acompañados de texto. Comprueba contraste de texto y relleno.

Gráficos

Los gráficos de Excel son objetos que el lector de pantalla identifica como «Gráfico» con su título y, en versiones recientes, con un texto alternativo. Para hacerlos accesibles:

1. Pon título al gráfico y a los ejes, y leyenda clara.
2. Botón derecho > Ver texto alternativo: resume la tendencia o el dato clave («Los ingresos crecen de 1,1 a 1,6 millones entre 2021 y 2025, con una caída en 2023»). No repitas el título.
3. Asegúrate de que la tabla de datos que alimenta el gráfico está en la misma hoja o en una hoja referenciada; es la alternativa real para quien no ve el gráfico. Opcionalmente, activa «Tabla de datos» en los elementos del gráfico.
4. Series distinguibles sin color: usa tramas o marcadores diferentes y etiquetas de datos. Dos líneas azul y naranja son indistinguibles para muchas personas con daltonismo si no tienen marcadores distintos.
5. Comprueba el contraste de las series frente al fondo (1.4.11 Contraste no textual: 3:1).

El Comprobador de accesibilidad de Excel

Revisar > Comprobar accesibilidad detecta: objetos sin texto alternativo (gráficos, imágenes, formas), nombres de hoja por defecto, celdas combinadas, tablas sin fila de encabezado, hojas vacías, texto con contraste insuficiente y hipervínculos sin texto descriptivo. No detecta filas vacías dentro de una tabla, celdas vacías significativas ni dependencia del color.

Publicar y exportar

• Para datos abiertos publica también CSV (una tabla por fichero, primera fila cabeceras, UTF-8); es el formato más interoperable y la máquina lo lee sin problemas.
• Si exportas a PDF, Excel genera un PDF etiquetado pobre (tablas a menudo sin TH). Prefiere publicar la hoja .xlsx y, si hace falta PDF, revisa en Acrobat la estructura de la tabla.
• Las hojas con macros o formularios deben tener controles con nombre accesible (Propiedades > Caption) y accesibles con teclado.
• Protege las celdas de fórmulas si vas a distribuir una plantilla, pero no bloquees la navegación por la hoja completa.

Resumen

• Las hojas se leen celda a celda: el lector necesita saber qué fila y columna son cabecera, lo que se consigue con Tablas (Insertar > Tabla) con fila de encabezado.
• Nombra las hojas, una tabla por hoja desde A1, sin celdas combinadas ni filas vacías dentro de la tabla.
• Formatos numéricos reales, cabeceras únicas, sin información solo en color ni solo en comentarios.
• Gráficos con título, ejes, alt que resume el mensaje, marcadores y etiquetas de datos, y tabla de datos disponible.
• Usa el Comprobador de accesibilidad y publica CSV junto al libro; revisa el PDF si lo exportas.