Caso práctico, ejercicios y lista de comprobación

Esta lección reúne todo el curso en un caso resuelto paso a paso, cinco ejercicios con su solución y una lista de comprobación que podrás usar cada vez que prepares, revises o recepciones documentos ofimáticos.

Caso práctico: el paquete documental de una convocatoria municipal

El Ayuntamiento de Vega del Río (municipio ficticio, 35.000 habitantes) publica cada año la convocatoria de subvenciones a asociaciones vecinales. El paquete del año pasado tenía cuatro ficheros: las bases (Word de 38 páginas), el modelo de solicitud (Word de dos páginas con líneas para rellenar a mano), el anexo de presupuesto (Excel) y la presentación de la jornada informativa (PowerPoint de 25 diapositivas). Una asociación de personas con discapacidad visual presentó una queja porque no pudo completar la solicitud. La concejalía encarga rehacer el paquete y dejar el sistema preparado para los años siguientes.

Paso 1. Inventario y decisión de formatos

Se aplica la regla «HTML primero» de la lección de plantillas y flujo: el contenido esencial de las bases (quién puede pedir, plazos, documentación) se publica como página web, y el Word queda como versión descargable oficial. La solicitud se habilita como formulario en la sede electrónica; el Word se mantiene como alternativa, pero rellenable en el ordenador. Como la convocatoria sirve a un trámite activo, todo el paquete está dentro del ámbito del RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva), aunque la plantilla sea de 2016.

Paso 2. Las bases

La revisión con el área de estilos muestra que los 42 apartados son «Normal» en negrita. Se aplican Título 1 a Título 3 con una lista multinivel vinculada a los estilos (artículos 1 a 18 con subapartados), se sustituye el índice tecleado por una tabla de contenido automática, y la tabla de plazos, dibujada con tabuladores, se reconstruye como tabla real con fila de encabezado y título con Insertar título. Las expresiones «ver cuadro inferior» pasan a referencias cruzadas («véase la tabla 2»). El título de las propiedades pasa de «Documento1» a «Bases de la convocatoria de subvenciones a asociaciones vecinales 2027» y se comprueba que el idioma sea español.

Paso 3. La solicitud

Las líneas de guiones bajos se sustituyen por controles de contenido con la etiqueta visible delante y el Título en sus propiedades; las casillas «□» pasan a controles de casilla; el bloque de datos bancarios se agrupa bajo un Título 2. Las instrucciones, que estaban en un cuadro de texto lateral, se mueven a párrafos al principio. Los campos obligatorios indican «(obligatorio)» en la etiqueta. Se añade una nota: «Puede presentar esta solicitud con firma electrónica a través de la sede electrónica». Se recorre con Tab y con NVDA.

Paso 4. El anexo de presupuesto

La hoja «Hoja1» pasa a llamarse «Presupuesto»; se añade una hoja «Instrucciones» con el título en A1. El rango de gastos se convierte en Tabla con nombre («GastosPrevistos») y cabeceras «Concepto», «Tipo de gasto», «Importe (€)». La columna «Tipo de gasto» usa una lista desplegable; los importes tienen validación con mensaje de entrada. Las celdas de entrada se desbloquean y la hoja se protege permitiendo solo seleccionar celdas desbloqueadas. La celda del total, que se marcaba en rojo si superaba el máximo, añade el texto «Supera el máximo de 3.000 €».

Paso 5. La presentación

Las 25 diapositivas estaban hechas con el diseño «En blanco». Se crea en el patrón un diseño «Título y dos contenidos», se asigna un diseño con título a cada diapositiva y se mueve el texto a los marcadores. El panel Orden de lectura corrige las diapositivas con imágenes. El diagrama del procedimiento, de 14 formas sueltas, se agrupa con un alt breve y la explicación completa en las notas del orador.

Paso 6. Verificación y publicación

Una persona distinta del autor aplica el protocolo de seis pasos de la lección de revisión y registra dos hallazgos menores (un alt genérico y un enlace «aquí»), que se corrigen. Se publican los ficheros con nombres legibles y enlaces que indican formato y tamaño. Por último, las bases y la solicitud corregidas se guardan como plantillas (.dotx) en el repositorio corporativo, con textos de ayuda en los marcadores, para que la convocatoria de 2028 nazca accesible.

Ejercicios de autoevaluación

1. Un compañero te dice que su informe es accesible porque el Comprobador de Word muestra «No se encontraron problemas». El informe no tiene imágenes ni tablas. ¿Qué compruebas primero?

2. Un documento bilingüe castellano-valenciano está maquetado en dos columnas, un idioma en cada una. ¿Qué problemas causa y cómo lo resolverías?

3. Un servicio exige un PDF rellenable y el autor ha preparado un Word con controles de contenido perfectos. ¿Basta con Guardar como PDF?

4. Durante una revisión encuentras en una hoja de Excel una columna «Estado» en la que los proyectos retrasados tienen la celda en rojo y los demás en verde, sin texto. ¿Qué requisito de la EN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva) citas y qué corrección propones?

5. Un informe de 200 páginas incluye una tabla de 16 columnas con letra de 6 puntos. ¿Qué alternativas tienes?

Lista de comprobación final

• ¿Puede ser HTML o un formulario web en lugar de un documento?
• Formato nativo actual (.docx, .xlsx, .pptx, .odt…), sin escaneos.
• Títulos con estilos, sin saltos, visibles en el Panel de navegación.
• Índice automático y numeración vinculada a los estilos.
• Listas reales y sin párrafos vacíos para separar.
• Imágenes en línea con alt útil o marcadas como decorativas.
• Tablas de datos con fila de encabezado repetida y título; sin celdas combinadas.
• Referencias con número, nunca «arriba» o «a la derecha».
• Contraste mínimo de 4,5:1 y nada transmitido solo por color.
• Idioma del documento y de cada fragmento en otro idioma.
• Título en las propiedades y enlaces descriptivos.
• Hojas con nombre, tablas con nombre y celdas de entrada etiquetadas.
• Cada diapositiva con título único y orden de lectura revisado.
• Formularios con controles etiquetados y rellenables con teclado.
• Comprobador sin errores y revisión manual con lector de pantalla.

Para seguir aprendiendo

• EN 301 549 v3.2.1 (ETSI): capítulo 10, requisitos para documentos no web.
• WCAG2ICT (W3C): cómo se aplican las WCAG a documentos y software.
• WCAG 2.2 (W3C): texto oficial de los criterios citados en el curso.
• Real Decreto 1112/2018 (BOE): ámbito, exclusiones y obligaciones del sector público.
• Accesibilidad en el portal de Administración Electrónica: guías y recursos del Observatorio de Accesibilidad Web (se abre en una ventana nueva).