Cómo leen un documento las tecnologías de apoyo: la cadena, los formatos y la estructura

Antes de entrar en Word, Excel o PowerPoint conviene entender qué ocurre entre el momento en que alguien guarda un documento y el momento en que otra persona lo escucha con un lector de pantalla, lo amplía al 400 % o lo lee en una línea braille. Esa cadena tiene varios eslabones (autor, fichero, aplicación, sistema operativo y tecnología de apoyo) y cualquiera de ellos puede romperla. Esta lección explica cómo funciona, qué formatos conservan la accesibilidad y por qué los estilos y propiedades del resto del curso son la información que las tecnologías de apoyo necesitan.

La cadena de la accesibilidad documental

Un documento ofimático no se «ve» directamente: lo interpreta una aplicación. Cuando una persona ciega abre un informe en Word, el proceso es este:

1. El autor escribe el contenido y le da estructura: estilos de título, listas, tablas con fila de encabezado, texto alternativo, idioma.
2. El fichero guarda esa estructura. Un .docx es un paquete de XML en el que cada párrafo lleva una referencia a su estilo y cada estilo puede tener un nivel de esquema (outline level, el dato que indica que un párrafo es un título de nivel 1, 2 o 3).
3. La aplicación (Word, LibreOffice, Google Docs, un visor del navegador) lee el fichero y construye su propio modelo del documento.
4. La aplicación expone ese modelo a través de las API de accesibilidad del sistema (UI Automation en Windows, la API de accesibilidad de macOS, las de iOS y Android).
5. La tecnología de apoyo (NVDA, JAWS, Narrador, VoiceOver, un magnificador o una línea braille) consulta esa API y presenta el contenido a la persona.

Si el autor pone un título con negrita y tamaño 16 en lugar del estilo Título 2, el fichero no guarda ningún nivel de esquema, la aplicación no tiene nada que exponer y el lector de pantalla no puede anunciar un encabezado. Ninguna tecnología de apoyo, por buena que sea, puede recuperar una estructura que nunca se guardó.

Cómo recorre un documento un lector de pantalla

En el Nivel 4 viste NVDA y JAWS en el navegador; en Word funcionan de forma parecida:

• Lectura continua: el lector lee el documento de principio a fin en el orden del flujo de texto. Lo que está en un cuadro de texto flotante o en una forma puede saltarse o leerse fuera de lugar, por eso la lección siguiente insiste en los objetos en línea con el texto.
• Navegación por encabezados: en NVDA, NVDA+Espacio activa el modo exploración en Word y la tecla H salta de título en título; NVDA+F7 abre la lista de elementos (títulos, enlaces, comentarios). En JAWS, Insert+F6 muestra la lista de encabezados e Insert+F7 la de enlaces. En un informe de 60 páginas, es la diferencia entre llegar a los plazos en segundos o escuchar media hora de texto.
• Tablas: el lector anuncia «tabla con 5 filas y 4 columnas» y, al moverse por celdas (Ctrl+Alt+flechas en NVDA), lee la cabecera de columna antes del valor si la fila de encabezado está marcada.
• Imágenes: lee «gráfico» seguido del texto alternativo; si no lo hay, puede leer el nombre del fichero o nada.
• Idioma: los lectores cambian de sintetizador de voz según el idioma marcado. Un párrafo en inglés marcado como español se pronuncia con fonética española y resulta incomprensible.

En macOS, VoiceOver abre el rotor (VO+U) con listas de encabezados, enlaces y tablas, tanto en Word como en Pages.

Formatos de fichero: qué conservan y qué pierden

No todos los formatos guardan la misma información de accesibilidad, y cada conversión es una ocasión de perderla.

Al convertir entre formatos (abrir un .docx en LibreOffice y guardarlo como .odt, o subirlo a Google Drive y convertirlo a Documento de Google) la estructura principal suele sobrevivir, pero pueden perderse detalles como la marca de decorativo, el texto alternativo de los gráficos o la repetición de la fila de encabezado. Regla práctica: trabaja siempre en un único formato nativo y, tras cualquier conversión, vuelve a pasar el comprobador.

Más allá del lector de pantalla

La estructura no solo sirve a las personas ciegas. Las mismas propiedades alimentan otras funciones que usan muchas más personas:

• Reflujo y ampliación: Vista > Diseño web o Vista > Modo de lectura en Word recolocan el texto al ancho de la ventana, lo que permite ampliar sin desplazamiento horizontal (relacionado con 1.4.10 Reajuste de los elementos). Las tablas usadas para maquetar y los objetos flotantes rompen ese reflujo.
• Lectura en voz alta y Lector inmersivo (Revisar > Leer en voz alta; Vista > Lector inmersivo): los usan personas con dislexia, con baja visión o que simplemente prefieren escuchar. Leen mejor un documento sin párrafos vacíos ni texto en cuadros sueltos.
• Personalización visual: una persona con baja visión puede cambiar el tamaño o el contraste en Word y el documento se adapta si el formato está en los estilos; si cada párrafo tiene formato manual, la adaptación es imposible.
• Exportación y reutilización: la estructura se convierte en etiquetas y marcadores del PDF, en el índice automático, en una página HTML o en el resumen que genera una herramienta de inteligencia artificial.

La experiencia de quien recibe el documento

El autor controla el fichero, pero no la forma en que lo abrirá el destinatario. Ten en cuenta que:

• Las vistas previas del correo electrónico, de los gestores documentales y de algunos portales convierten el documento en imágenes o en texto sin estructura. Ofrece siempre la descarga del fichero original y no lo sustituyas por una vista previa.
• No todo el mundo tiene Microsoft Office. Un .docx bien estructurado funciona razonablemente en LibreOffice, Google Docs, Pages o Word para la Web; un documento que depende de macros, fuentes no incrustadas o controles ActiveX, no.

Resumen

• La accesibilidad documental es una cadena: autor, fichero, aplicación, API de accesibilidad y tecnología de apoyo. Lo que el autor no estructura no llega al usuario.
• Los lectores de pantalla navegan por encabezados, tablas, enlaces e idiomas; esa navegación depende de estilos y propiedades reales.
• Los formatos .docx/.xlsx/.pptx y los OpenDocument conservan la estructura; los binarios antiguos y el texto plano la pierden en parte. Revisa siempre tras convertir.
• La estructura también sirve para ampliar con reflujo, leer en voz alta, personalizar y exportar a PDF o HTML.
• Ofrece el fichero original además de cualquier vista previa y no dependas de macros o software concreto para que el documento funcione.