Word y Google Docs: estilos, estructura, alt, tablas y comprobador

Un documento de texto accesible se parece mucho a una página web accesible: tiene encabezados reales, listas reales, tablas con cabeceras, imágenes con texto alternativo, enlaces con sentido e idioma declarado. La diferencia es que en Word o Google Docs todo eso se consigue con estilos y propiedades en lugar de etiquetas. Esta lección va a lo concreto: dónde está cada cosa, qué errores se repiten y cómo comprobar el resultado.

Estructura con estilos, no con formato

El error de base en casi todos los documentos es «formatear a mano»: seleccionar un texto, ponerlo en negrita, tamaño 16 y color azul para que parezca un título. Visualmente funciona; estructuralmente es un párrafo normal. Un lector de pantalla no lo anuncia como encabezado, no se puede saltar a él con la tecla H en NVDA ni aparecerá en el panel de navegación ni en los marcadores del PDF.

• Usa Título 1, Título 2, Título 3 (Inicio > Estilos) sin saltar niveles. Modifica el aspecto del estilo si no te gusta (botón derecho > Modificar), nunca el texto individual.
• Activa el Panel de navegación (Vista > Panel de navegación, o Ctrl+F > Títulos): es la vista de esquema que verá un lector de pantalla. Si está vacío, el documento no tiene estructura.
• Listas con los botones de viñetas y numeración, no con guiones o números tecleados.
• Separación entre párrafos con «Espaciado después» del estilo, no con párrafos vacíos. Cada párrafo vacío se anuncia como «en blanco» y entorpece la lectura.
• Columnas con Disposición > Columnas, no con tabuladores o tablas.
• Saltos de página con Ctrl+Intro, no con series de Intro.

Imágenes, texto alternativo y objetos flotantes

Botón derecho sobre la imagen > Ver texto alternativo (Word 365) o Formato de imagen > Diseño y propiedades > Texto alternativo. Las reglas son las del curso de imágenes del Nivel 2: describe la función o el contenido relevante, no el fichero; nada de «imagen de» o «foto de»; para decorativas marca la casilla Marcar como decorativo. Word 365 puede generar alts automáticos con IA («Una imagen que contiene texto, edificio…»); revísalos siempre y sustitúyelos: un alt automático casi nunca es adecuado tal cual.

Las imágenes deben colocarse En línea con el texto (Opciones de diseño). Las imágenes flotantes («Cuadrado», «Delante del texto») y los cuadros de texto flotantes se exportan con un orden de lectura imprevisible y en algunos casos quedan fuera de la estructura. Si necesitas un recuadro destacado, usa un párrafo con estilo propio y borde, o una tabla de una celda con estilo, nunca un cuadro de texto de Insertar > Formas.

Tablas

Las tablas sirven para datos, no para maquetar. Para una tabla accesible en Word:

1. Insertar > Tabla con filas y columnas regulares. Evita combinar y dividir celdas; si la tabla es compleja, divídela en varias tablas simples.
2. En Diseño de tabla marca Fila de encabezado. En Propiedades de tabla > Fila, activa Repetir como fila de encabezado en cada página y desactiva «Permitir dividir las filas entre páginas».
3. En Propiedades > Texto alternativo, escribe un título o resumen si la tabla es compleja.
4. No dejes filas o columnas vacías para separar. No pongas texto fuera de la tabla «alineado» con las celdas.

Word solo permite marcar cabeceras de fila (primera columna) y de columna (primera fila); no permite scope ni asociaciones complejas. Por eso las tablas con varios niveles de cabecera deben simplificarse en el documento o remediarse después en el PDF.

Enlaces, idioma y propiedades

• Enlaces: texto descriptivo (Ctrl+K > Texto para mostrar). «Consulta la convocatoria 2026» en lugar de la URL pegada. Si el documento se imprimirá, añade la URL corta entre paréntesis o en nota.
• Idioma: Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección. Un documento escrito en un Word configurado en inglés se exporta como en-US. Marca los fragmentos en otro idioma seleccionándolos y cambiando su idioma.
• Título: Archivo > Información > Propiedades > Título. Es lo que mostrará el PDF.
• Color y contraste: texto negro o gris muy oscuro sobre blanco; evita el gris claro «elegante» de muchas plantillas (#999999 sobre blanco da 2,8:1, por debajo del 4,5:1 de 1.4.3). No uses solo color para distinguir (1.4.1): acompaña con texto, negrita o símbolo.
• Tipografía: cuerpo de 11-12 pt, sin justificar (los ríos de espacio dificultan la lectura), interlineado 1,15-1,5.
• Encabezados y pies de página: no pongas información esencial solo ahí (los lectores de pantalla no la leen de forma secuencial en Word).
• Notas al pie con Referencias > Insertar nota al pie; se vinculan correctamente.

El Comprobador de accesibilidad de Word

Revisar > Comprobar accesibilidad (Word 365 lo mantiene activo en la barra de estado mientras escribes). Clasifica los problemas en Errores (por ejemplo, texto alternativo ausente o tabla sin fila de encabezado), Advertencias (por ejemplo, celdas combinadas o contraste insuficiente) y Sugerencias (por ejemplo, documento sin estilos de título); las reglas concretas y su categoría cambian entre versiones. Cada elemento tiene una acción recomendada con menú desplegable para corregir directamente. Limitaciones: no detecta encabezados falsos (texto grande en negrita) salvo cuando lo sugiere por tamaño, no valora si el alt es útil, y no revisa el idioma.

Google Docs

Google Docs sigue la misma lógica con algunas diferencias:

• Estilos en el desplegable «Texto normal / Título / Encabezado 1-3» de la barra de herramientas (hasta Encabezado 6 desde Formato > Estilos de párrafo). El Esquema del documento (Ver > Mostrar esquema) es el equivalente del Panel de navegación.
• Texto alternativo: botón derecho sobre la imagen > Texto alternativo (o Ctrl+Alt+Y). Rellena la Descripción; el campo Título no lo leen la mayoría de lectores de pantalla.
• Tablas: Formato > Tabla > Propiedades de la tabla > Fila > «Anclar filas de encabezado» marca la cabecera (versiones recientes).
• Idioma: Archivo > Idioma.
• No tiene comprobador de accesibilidad nativo; complementos como Grackle Docs cumplen esa función y mejoran la exportación a PDF etiquetado. La exportación nativa a PDF ha mejorado, pero verifica siempre el resultado con PAC.
• Google Docs tiene buen soporte de lectura con lector de pantalla si el usuario activa Herramientas > Accesibilidad > «Activar la compatibilidad con lectores de pantalla».

Checklist rápida antes de compartir

Resumen

• Estructura con estilos (Título 1-3, listas, columnas reales); el Panel de navegación o el Esquema muestran lo que verá el lector de pantalla.
• Imágenes en línea con alt útil o marcadas como decorativas; nada de cuadros de texto flotantes.
• Tablas solo para datos, con fila de encabezado repetida y sin celdas combinadas.
• Enlaces descriptivos, idioma de corrección correcto, título en propiedades, contraste suficiente.
• El Comprobador de accesibilidad de Word detecta errores técnicos; Google Docs necesita complementos como Grackle y verificación del PDF.