Plantillas corporativas y flujo de trabajo documental accesible (EN 301 549 cap. 10)

Hacer accesible un documento es una tarea; hacer que una organización produzca documentos accesibles de forma sostenida es un sistema. Ese sistema tiene tres componentes: plantillas que hacen fácil lo correcto, un flujo con responsabilidades y controles, y un marco normativo que fija qué significa «accesible» para un documento no web. Esta lección cubre los tres, empezando por el marco: el capítulo 10 de la EN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva).

EN 301 549, capítulo 10: documentos no web

La EN 301 549 v3.2.1 dedica el capítulo 10 a los «documentos no web» (non-web documents): PDF, documentos ofimáticos, libros electrónicos, vídeos distribuidos como fichero, etc., que no están incrustados en una página web ni son software. Su estructura es paralela a la del capítulo 9 (web): las cláusulas 10.1.1.1 a 10.4.1.3 reproducen los criterios WCAG 2.1 de nivel A y AA aplicados a documentos, con notas de interpretación que siguen el documento WCAG2ICT del W3C. Por ejemplo:

• 10.1.3.1 Información y relaciones: la estructura (encabezados, listas, tablas) debe ser determinable por software: en Word con estilos, en PDF con etiquetas.
• 10.2.4.2 Título del documento: equivalente a «Página titulada».
• 10.2.4.1 Saltar bloques, 10.2.4.5 Múltiples vías, 10.3.2.3 Navegación coherente y 10.3.2.4 Identificación coherente se declaran «vacíos» (void) porque se refieren a conjuntos de páginas web; no aplican a un documento aislado.
• 10.1.4.10 Reajuste de los elementos se aplica con notas de interpretación: en un documento, el resultado depende en buena medida de que el formato y el visor permitan redistribuir el texto (un PDF etiquetado lo facilita; un PDF escaneado, no).
• 10.5 Posición de los subtítulos y 10.6 Temporización de la audiodescripción: requisitos propios para vídeo distribuido como documento.

En España, el RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva) incorpora la EN 301 549 como norma de referencia; su artículo 3 excluye del ámbito de aplicación los archivos de ofimática publicados antes del 20 de septiembre de 2018, salvo que sean necesarios para tareas administrativas activas. Es decir: toda convocatoria, formulario, guía o impreso en vigor debe ser accesible, aunque sea antiguo. La Ley 11/2023 (PDF, se abre en una ventana nueva) extiende obligaciones al sector privado en servicios como banca, comercio electrónico o libros electrónicos, donde la documentación entregada al consumidor (contratos, condiciones, manuales) entra en juego.

Plantillas corporativas accesibles

Una plantilla accesible hace que el autor acierte sin pensar. Qué debe incluir una plantilla (.dotx, .potx, .xltx o sus equivalentes de Google y LibreOffice):

1. Estilos definidos y visibles: Título 1-4, Normal, Lista con viñetas, Lista numerada, Cita, Aviso/Nota, Pie de figura, Encabezado de tabla. Oculta o elimina de la galería los estilos que no deban usarse para no tentar al autor. Las propiedades tipográficas (familia, tamaño, interlineado, espaciado) van en el estilo.
2. Paleta de colores comprobada: define los colores del tema de modo que cualquier combinación texto/fondo propuesta cumpla 4,5:1 (y 3:1 para gráficos). Documenta en la propia plantilla qué combinaciones están permitidas.
3. Estilo de tabla predeterminado con fila de encabezado marcada y sin filas con bandas que dependan solo del color.
4. Portada con marcador de título enlazado a la propiedad Título del documento (campo de documento), para que al rellenarla se rellene también el metadato.
5. Idioma fijado en los estilos y en las opciones del documento.
6. Encabezados y pies ya configurados (Word los exporta como artefactos al generar el PDF).
7. Textos de ayuda en los marcadores: «[Escribe aquí el título del apartado — usa Título 2]», «[Describe la imagen en Texto alternativo]».
8. En PowerPoint: diseños del patrón para todos los casos de uso con marcadores de título obligatorios, pie con número de diapositiva, y una diapositiva de ejemplo con las instrucciones de orden de lectura y alt.
9. En Excel: libro de ejemplo con hoja nombrada, título en A1, tabla con nombre y gráfico con alt, y una hoja «Cómo usar esta plantilla».

Acompaña la plantilla de una guía breve (dos páginas, accesible, por supuesto) con lo imprescindible y de una lista de comprobación. Versiona las plantillas y distribúyelas desde un repositorio único; las copias locales envejecen.

El flujo documental

Define quién hace qué en cada fase. Un flujo mínimo para una organización mediana:

Las decisiones de diseño del flujo que más impacto tienen:

• HTML primero. Si el contenido puede publicarse como página web, publícalo así; el PDF queda como versión imprimible. Una página HTML es más accesible, más buscable y más fácil de mantener que cualquier PDF. Reserva el PDF para documentos que deben conservar su forma (resoluciones firmadas, formularios normalizados) o descargarse para uso sin conexión.
• Formulario web antes que PDF rellenable: la sede electrónica con formularios HTML es casi siempre más accesible que un PDF con campos.
• Fuentes editables conservadas: guarda siempre el .docx/.indd junto al PDF; remediar un PDF sin origen es mucho más caro.
• Documentos generados automáticamente (certificados, facturas, cartas desde un ERP o gestor de expedientes): exige al proveedor del sistema que la generación produzca PDF etiquetados (muchos motores como Apache FOP, iText, PDFreactor o la exportación de LibreOffice en servidor lo permiten) y verifica con PAC una muestra. Es un requisito que debe aparecer en el pliego.
• Documentos recibidos de terceros (informes de consultoras, estudios): incluye la cláusula de accesibilidad en el contrato y la verificación en la recepción.
• Nombre de fichero y enlace: nombre legible («convocatoria-ayudas-comedor-2026.pdf»), y el enlace indica formato y tamaño («Convocatoria de ayudas de comedor 2026 (PDF, 1,2 MB)»).

Formación y medición

Ninguna plantilla sustituye a saber por qué. Una formación corta por perfiles (autores: 2 horas; maquetadores: medio día; gestores web: cómo verificar) con los casos reales de la organización es la inversión que más reduce el coste de remediación. Mide: porcentaje de documentos nuevos que pasan PAC sin fallos, número de quejas sobre documentos, tiempo medio de remediación. Publica los resultados en el informe de revisión de la declaración de accesibilidad.

Resumen

• El capítulo 10 de la EN 301 549 aplica a documentos no web los criterios WCAG A/AA con notas, declara vacíos los que afectan a conjuntos de páginas y añade requisitos para subtítulos y audiodescripción.
• El RD 1112/2018 exige accesibilidad en todo documento ofimático necesario para trámites activos, sin importar su antigüedad.
• Plantillas con estilos definidos, paleta comprobada, tablas con cabecera, portada enlazada al título y textos de ayuda.
• Flujo con responsables y controles por fase; HTML primero, formularios web antes que PDF rellenable, fuentes editables conservadas y requisitos en los pliegos para documentos generados y de terceros.
• Formación por perfiles y medición continua: porcentaje de documentos conformes y quejas.