Documentos largos y técnicos: índice, numeración, figuras, notas e idiomas

Pliegos de prescripciones técnicas, memorias anuales, planes estratégicos, normativas internas, informes de auditoría o tesis doctorales: documentos de 50 a 300 páginas en los que nadie lee de principio a fin. Se consultan, se buscan, se citan. En la lección anterior viste la base (estilos, alt, tablas, enlaces e idioma); aquí veremos las herramientas de Word que hacen navegable un documento largo y técnico: índice automático, numeración de apartados, títulos de figuras y tablas, referencias cruzadas, notas, ecuaciones, documentos multilingües y la limpieza previa a la publicación.

Navegar: índice automático y numeración de apartados

En un documento largo, la persona que usa un lector de pantalla depende de dos herramientas: la lista de encabezados y el índice. Ambas salen de los mismos estilos de título.

• Tabla de contenido automática: Referencias > Tabla de contenido. Word la genera a partir de los estilos Título 1 a Título 3 y cada entrada es un hipervínculo al apartado (con Ctrl+clic en Word; con clic directo en el PDF exportado). Actualízala antes de cada entrega (botón derecho > Actualizar campos, o F9). Un índice tecleado a mano con puntos suspensivos y números de página no enlaza a nada y se desactualiza en la primera revisión.
• Numeración de apartados: si el documento usa «1.», «1.1», «1.1.1», no la escribas a mano. Usa Inicio > Lista multinivel > Definir nueva lista multinivel y, en «Más», vincula cada nivel con su estilo (nivel 1 con Título 1, nivel 2 con Título 2…). La numeración se recalcula sola al mover apartados y forma parte del título que se anuncia.
• Profundidad razonable: hasta Título 4 en el cuerpo y tres niveles en el índice. Si necesitas un quinto nivel, probablemente el apartado debería dividirse.
• Títulos descriptivos (2.4.6 Encabezados y etiquetas): «4.2 Plazo de presentación de solicitudes», no «4.2 Otros aspectos». En la lista de encabezados, los títulos se escuchan sin el texto que los rodea.

Figuras y tablas: títulos, referencias cruzadas e índices

Los documentos técnicos están llenos de «véase la figura 7» y «según la tabla 3». Word tiene herramientas específicas para esto:

1. Insertar título: selecciona la imagen o la tabla y usa Referencias > Insertar título. Word crea un párrafo con el estilo Descripción y un número automático («Figura 7. Evolución de las solicitudes 2021-2025»). Para tablas, coloca el título encima; para figuras, debajo o encima, pero siempre igual en todo el documento.
2. El título no sustituye al alt. El título de figura lo ve todo el mundo y dice qué es; el texto alternativo dice qué muestra. Si el título ya explica todo el contenido (por ejemplo, un logotipo), el alt puede ser breve, pero no lo dejes vacío en una imagen informativa. Para gráficos complejos, el alt resume y el texto del documento (o un anexo con la tabla de datos) da el detalle, como viste en el curso de imágenes del Nivel 2.
3. Referencias cruzadas: Referencias > Referencia cruzada, tipo «Figura» o «Tabla», insertar como hipervínculo. El texto «véase la figura 7» se convierte en un enlace que se actualiza si la figura cambia de número.
4. Nada de referencias espaciales: «la tabla de abajo» o «el gráfico de la derecha» dependen de la disposición visual y fallan al ampliar, al refluir o al escuchar el documento. Es lo que prohíbe 1.3.3 Características sensoriales. Usa siempre el número.
5. Índice de figuras y tablas: Referencias > Insertar tabla de ilustraciones, a partir de los títulos. Útil en informes con muchos gráficos.

Tablas largas y anchas

Además de la fila de encabezado repetida que viste en la lección de Word, los documentos largos plantean dos problemas habituales:

• Tablas anchas: la tentación es reducir la letra a 7 puntos para que quepan doce columnas. Mejor inserta un salto de sección (Disposición > Saltos > Página siguiente) y pon esa sección en orientación horizontal. Si aun así no cabe, divide la tabla o llévala a un anexo en Excel bien estructurado.
• Tablas muy largas: una tabla de 400 filas dentro de un informe es difícil de recorrer con cualquier tecnología. Resume en el documento los datos relevantes y ofrece la tabla completa como hoja de cálculo o CSV.

Notas, citas y bibliografía

• Notas al pie y al final con Referencias > Insertar nota al pie (o nota al final). Word crea el vínculo entre la llamada y la nota, el lector de pantalla anuncia la nota y el PDF etiquetado conserva la relación. Un número en superíndice tecleado y un texto pequeño al pie de la página no tienen ningún vínculo.
• No escondas información esencial en las notas: los plazos, requisitos o excepciones van en el cuerpo.
• Citas y bibliografía con Referencias > Insertar cita y Bibliografía, o con un gestor bibliográfico que inserte campos de Word. La lista final se genera con el estilo de lista, no con párrafos sangrados a mano.
• Abreviaturas y siglas: desarrolla cada sigla la primera vez que aparece y, en documentos con muchas, añade un glosario como apartado con su título. Es un criterio de nivel AAA (3.1.4 Abreviaturas), pero en un pliego es casi imprescindible.

Contenido técnico: ecuaciones, código y diagramas

• Ecuaciones: usa Insertar > Ecuación (el editor nativo, que admite escritura lineal y sintaxis LaTeX) en lugar de pegar imágenes de fórmulas. Las versiones recientes de Word para Microsoft 365 exponen estas ecuaciones a los lectores de pantalla compatibles; una fórmula pegada como imagen no se puede leer ni ampliar. Al exportar a PDF la semántica matemática no siempre se conserva, así que en documentos que se publicarán como PDF explica en el texto qué expresa cada fórmula clave y comprueba el resultado.
• Código o comandos: un estilo de párrafo propio («Código») con fuente monoespaciada, nunca capturas de pantalla de la consola.
• Diagramas y organigramas: si están hechos con formas sueltas, agrúpalos o conviértelos en imagen con alt y describe la estructura en el texto con una lista anidada (por ejemplo, el organigrama como lista de unidades y dependencias).

Documentos en varios idiomas

En España son habituales los documentos bilingües (castellano y catalán, valenciano, gallego o euskera) y los informes con citas en inglés. Dos reglas:

• Marca el idioma de cada fragmento (Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección sobre el texto seleccionado), lo que exige 3.1.2 Idioma de las partes. Mejor aún: crea estilos por idioma («Normal EU», «Título 2 EU») con el idioma ya fijado.
• Evita las dos columnas paralelas (un idioma a cada lado). El orden de lectura alterna o mezcla idiomas, el lector cambia de voz a cada párrafo y la búsqueda se complica. Publica versiones separadas o, si debe ser un único documento, bloques completos sucesivos: primero todo en un idioma y después todo en el otro, cada uno con sus títulos.

Limpieza antes de publicar

Un documento largo pasa por muchas manos. Antes de exportarlo o publicarlo:

1. Acepta o rechaza todos los cambios y elimina los comentarios (Revisar > Control de cambios y Comentarios). Los lectores de pantalla anuncian cambios y comentarios pendientes, y al exportar pueden aparecer como anotaciones.
2. Ejecuta Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento para localizar texto oculto, comentarios y metadatos personales.
3. Actualiza todos los campos (índice, referencias cruzadas, numeración).
4. Pasa el Comprobador de accesibilidad y revisa el Panel de navegación completo.

Resumen

• Índice automático y numeración con lista multinivel vinculada a los estilos de título: nunca tecleados a mano.
• Títulos de figura y tabla con Insertar título, referencias cruzadas con número y sin referencias espaciales (1.3.3); el título no sustituye al alt.
• Tablas anchas en secciones horizontales, tablas enormes como anexo de datos; notas y citas con las herramientas de Referencias.
• Ecuaciones con el editor nativo, código con estilo propio, diagramas descritos en texto; idioma marcado en cada fragmento y sin columnas bilingües paralelas.
• Antes de publicar: cambios aceptados, comentarios eliminados, documento inspeccionado y campos actualizados.