PowerPoint y presentaciones: orden de lectura, patrones, notas y vídeo

Las presentaciones tienen dos vidas: la proyección en directo y el fichero que se distribuye después. Ambas deben ser accesibles. Una diapositiva es un lienzo libre, y precisamente esa libertad (cuadros de texto sueltos, imágenes flotantes, diagramas de formas) es lo que la hace difícil para un lector de pantalla. La clave está en construir sobre los diseños del patrón y en controlar el orden de lectura. Veremos PowerPoint en detalle y las equivalencias en Google Slides y LibreOffice Impress.

Construir sobre diseños, no sobre diapositivas en blanco

Cada diapositiva de PowerPoint se basa en un diseño (Inicio > Diseño) heredado del Patrón de diapositivas (Vista > Patrón de diapositivas). Los diseños incluyen marcadores de posición (placeholders) de título, contenido, imagen, etc. Estos marcadores tienen dos ventajas decisivas:

• El marcador de Título se reconoce como título de la diapositiva: el lector de pantalla lo anuncia primero, el panel de esquema lo muestra y al exportar a PDF se convierte en encabezado y marcador.
• Los marcadores tienen un orden de lectura predefinido coherente (título, luego contenido), de modo que no hay que corregirlo a mano.

Si tu plantilla corporativa no tiene el diseño que necesitas (por ejemplo, título más dos columnas con imagen), créalo en el patrón en lugar de insertar cuadros de texto en cada diapositiva. En el patrón también fijas tipografía (mínimo 18-20 pt para proyección, 24 pt recomendado), colores con contraste suficiente y el pie con número de diapositiva.

Orden de lectura

El lector de pantalla lee los objetos de una diapositiva en el orden en que fueron creados, no en el orden visual. Si añadiste primero el pie de foto y luego la imagen, se leerá antes el pie. Para comprobar y corregir:

1. Revisar > Comprobar accesibilidad > Panel Orden de lectura (PowerPoint 365): lista los objetos en el orden en que se leerán; se reordenan arrastrando o con las flechas y permite marcar objetos como decorativos (se excluyen).
2. En versiones anteriores, Inicio > Organizar > Panel de selección: el orden de lectura es de abajo arriba en esa lista (el objeto inferior se lee primero). Reordena con las flechas del panel.
3. Comprueba pulsando Tab en la vista de edición con la diapositiva seleccionada: el foco recorre los objetos en el orden de lectura.

Reduce el número de objetos por diapositiva: una diapositiva con veinte formas, flechas y etiquetas sueltas es casi imposible de ordenar y de entender con lector de pantalla. Para diagramas, agrupa las formas (Ctrl+G) y da un alt al grupo, o inserta el diagrama como imagen con alt y una explicación en las notas o en texto.

Texto, imágenes, tablas y SmartArt

• Texto: usa los marcadores de contenido con listas reales; evita texto dentro de formas si no es imprescindible (se lee, pero sin estructura de lista). No pongas texto como imagen.
• Imágenes: alt en cada una (botón derecho > Ver texto alternativo) o «Marcar como decorativo». Las capturas de pantalla con texto necesitan que ese texto esté en el alt o en la diapositiva.
• Tablas: Insertar > Tabla; en Diseño de tabla marca «Fila de encabezado». Como en Word, nada de celdas combinadas ni tablas pegadas como imagen.
• SmartArt y gráficos: se leen como un bloque de texto en orden de creación; funcionan razonablemente para listas y procesos simples. Para jerarquías complejas, añade un alt que describa la relación y la explicación en las notas.
• Enlaces: texto descriptivo; en presentaciones proyectadas añade también la URL corta visible.
• Contraste: mínimo 4,5:1 para texto; en salas con luz ambiental conviene más. Evita texto sobre fotografías sin una capa de color sólido detrás.
• Animaciones y transiciones: evita las que mueven texto o duran más de 5 segundos; nada que parpadee más de 3 veces por segundo (2.3.1). Las animaciones «por aparición» confunden al lector de pantalla, que lee el contenido completo desde el principio.

Notas del orador: la transcripción de la presentación

El panel de Notas es el mejor sitio para la explicación que das en voz alta: qué significa el gráfico, qué conclusiones, qué contexto. Para quien recibe el fichero (incluidas personas sordas que no pueden oír la grabación, o personas que usan lector de pantalla y necesitan la descripción de un diagrama), las notas son la transcripción. Las notas se leen con el lector de pantalla en la vista Normal y se pueden exportar a PDF con «Páginas de notas». Escríbelas en frases completas, no como recordatorios crípticos.

Vídeo y audio en la presentación

Cuando insertas un vídeo (Insertar > Vídeo), debe cumplir 1.2.2 Subtítulos (grabado) y, si es relevante, 1.2.5 Audiodescripción. PowerPoint permite añadir subtítulos cerrados a un vídeo insertado: selecciona el vídeo > Reproducción > Insertar subtítulos y carga un fichero WebVTT (.vtt). Los subtítulos se muestran con el botón de subtítulos del reproductor integrado. Si el vídeo está enlazado desde YouTube, los subtítulos dependen del propio YouTube. Para el audio insertado, incluye la transcripción en las notas o en una diapositiva.

Presentar en directo

• Subtítulos automáticos: Presentación con diapositivas > «Usar siempre subtítulos» y elige idioma hablado y de subtítulos (PowerPoint 365 usa reconocimiento de voz en la nube). Es una ayuda razonable, no un sustituto del subtitulado profesional en eventos formales (ver el curso de multimedia avanzada).
• Describe en voz alta lo que hay en pantalla; no digas «como veis aquí».
• Facilita el fichero accesible antes de la sesión para que quien lo necesite pueda seguirlo en su dispositivo con zoom o lector de pantalla.
• Comparte un enlace al PDF accesible o al PPTX, no una captura de cada diapositiva.

Exportar y distribuir

Archivo > Guardar como > PDF con «Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad» genera un PDF con cada diapositiva como sección, título como encabezado, alt en imágenes y tablas con TH si estaban bien definidas. Revisa el orden de lectura en Acrobat o PAC; los objetos fuera de los marcadores pueden salir en orden distinto. Si distribuyes el PPTX, el receptor podrá usar el lector de pantalla con el mismo orden de lectura que fijaste. Evita distribuir «PDF de 6 diapositivas por página» (Documentos): pierde la estructura.

Google Slides y LibreOffice Impress

En Google Slides: usa los diseños del tema (Diapositiva > Aplicar diseño), alt con botón derecho > Texto alternativo, y el orden de lectura se controla con Organizar > Ordenar (Traer al frente / Enviar atrás): los objetos del fondo se leen primero. Activa los subtítulos en directo con el botón «Subtítulos» al presentar. En Impress: Vista > Patrón de diapositivas para los diseños, Formato > Descripción para el alt, y exporta con «Accesibilidad universal (PDF/UA)» como en Writer.

Resumen

• Construye sobre los diseños del patrón: marcadores de título y contenido con orden de lectura predefinido; cada diapositiva con título único.
• Controla el orden de lectura con el panel Orden de lectura (o Panel de selección, de abajo arriba) y reduce objetos sueltos.
• Alt en imágenes y gráficos, tablas con fila de encabezado, contraste alto, sin animaciones molestas ni parpadeos.
• Las notas del orador son la transcripción y la descripción extendida; los vídeos insertados llevan subtítulos WebVTT.
• Exporta a PDF etiquetado desde Guardar como, comparte el fichero antes del evento y usa subtítulos en directo como apoyo.