Formularios e impresos rellenables: Word, Excel y formularios en línea

Solicitudes, autorizaciones, hojas de inscripción, declaraciones responsables, partes de incidencias, plantillas de presupuesto: buena parte de los documentos ofimáticos que circulan no son para leer, sino para rellenar. Y es donde más se excluye: un impreso que solo se puede completar a mano, imprimiendo y escaneando, deja fuera a quien no puede escribir con bolígrafo, a quien no ve las líneas y a quien no tiene impresora. Esta lección explica cómo decidir el formato de un formulario y cómo construirlo bien en Word, Excel y las herramientas de formularios en línea.

Primera decisión: ¿debe ser un documento?

Antes de diseñar el impreso, pregunta para qué sirve y cómo se va a presentar. De más a menos recomendable:

1. Formulario web en la sede electrónica o en la web, construido con los criterios del curso de formularios del Nivel 3. Es la opción más accesible, valida en el momento y evita reenvíos.
2. Herramienta de formularios en línea (Microsoft Forms, Google Forms o la que tenga la organización) para encuestas, inscripciones y recogida de datos sin firma. Suelen generar formularios razonablemente accesibles si se configuran bien, pero compruébalos siempre con teclado y lector de pantalla.
3. Documento editable (.docx, .odt, .xlsx) para rellenar en el ordenador cuando el procedimiento exige un modelo descargable.
4. PDF rellenable, que requiere preparar campos y etiquetas con herramientas específicas (se trata en el curso N6-C1).
5. Impreso para rellenar a mano: solo como alternativa adicional, nunca como única vía.

Los patrones que excluyen

Estos son los recursos que aparecen en casi todos los impresos heredados, y su alternativa accesible:

Formularios en Word con controles de contenido

Word dispone de controles de contenido (content controls): campos de texto, casillas, listas desplegables y selectores de fecha que se insertan en el documento y que las tecnologías de apoyo reconocen como zonas editables. Para usarlos:

1. Activa la pestaña Programador: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > marca «Programador».
2. Escribe la etiqueta visible como texto normal («Primer apellido (obligatorio):») y, a continuación, inserta el control (Programador > Controles > Control de contenido de texto sin formato). Un campo por línea, con la etiqueta delante.
3. Abre Propiedades del control y rellena el Título con el mismo texto de la etiqueta. Word lo muestra en la pestaña del control y lo exponen los lectores de pantalla compatibles; la etiqueta visible sigue siendo imprescindible para todo el mundo.
4. Sustituye el texto de marcador de posición («Haga clic o pulse aquí para escribir texto») por una instrucción útil: «Escriba la fecha con el formato DD/MM/AAAA».
5. Para opciones cerradas, usa Control de contenido de casilla (cada casilla con su etiqueta de texto al lado) o lista desplegable con opciones descriptivas. Para fechas, el selector de fecha permite también escribir la fecha con teclado.
6. Agrupa los campos por bloques con estilos de título («Datos de la persona solicitante», «Datos de la actividad»): son el equivalente documental de fieldset y legend, y permiten saltar de bloque en bloque.

Si proteges el documento para que solo se puedan rellenar los campos (Revisar > Restringir edición), comprueba después que se puede ir de un campo a otro con el teclado, que el lector anuncia cada uno y que las instrucciones fuera de los campos siguen siendo legibles. Los antiguos campos de formulario heredados (Programador > Herramientas heredadas) permiten añadir un texto de ayuda que se muestra en la barra de estado o con F1; pueden servir en plantillas antiguas, pero para documentos nuevos son preferibles los controles de contenido.

Hojas de cálculo como formulario

Las plantillas de presupuesto, las hojas de gastos o los modelos de justificación en Excel son formularios aunque no lo parezcan. A lo visto en la lección de Excel (tabla con nombre, cabeceras, validación con mensajes) añade:

• Etiqueta junto a cada celda de entrada: en la columna de la izquierda o como cabecera de columna de una Tabla, nunca solo en un comentario.
• Celdas de entrada desbloqueadas (Formato de celdas > Proteger > desmarcar «Bloqueada») y hoja protegida permitiendo solo «Seleccionar celdas desbloqueadas»: así la tecla Tab recorre únicamente los campos que hay que rellenar.
• Mensajes de entrada en Datos > Validación de datos con la instrucción («Importe en euros, sin IVA») y mensajes de error que expliquen cómo corregir, no solo «Valor no válido» (3.3.3 Sugerencias ante errores).
• Listas desplegables con validación de tipo Lista para opciones cerradas, en lugar de pedir que se escriba exactamente una palabra.
• Una hoja inicial «Instrucciones» con título en A1 y los pasos en texto, en lugar de cuadros de texto flotantes con flechas.

Formularios en línea: Microsoft Forms y Google Forms

Estas herramientas generan formularios web, de modo que la accesibilidad depende sobre todo de cómo los configures:

• Escribe el enunciado de la pregunta completo; es la etiqueta del campo. Usa la descripción de la pregunta para el formato esperado o las instrucciones.
• Marca las preguntas como obligatorias con la opción de la herramienta, que lo indica de forma programática, y añade «(obligatorio)» en el texto si el formulario es largo.
• No uses imágenes como única forma de presentar una pregunta u opción; si añades una imagen, ponle texto alternativo.
• Divide los formularios largos en secciones con título.
• Evita las cuadrículas de opciones (matrices de filas y columnas): son las preguntas más difíciles de completar con lector de pantalla y en el móvil. Sustitúyelas por preguntas sueltas.
• Revisa el tema de color para que texto y controles tengan contraste suficiente (1.4.3 y 1.4.11).

Resumen

• Formulario web primero; el documento ofimático rellenable es una alternativa y el impreso a mano nunca debe ser la única vía.
• Sustituye líneas, cuadrados tecleados y tablas vacías por controles de contenido con etiqueta visible delante y Título en sus propiedades.
• Instrucciones antes de los campos, obligatoriedad en texto, bloques con estilos de título y comprobación con teclado y lector de pantalla.
• En Excel: celdas de entrada desbloqueadas con hoja protegida, etiquetas junto a las celdas y validación con mensajes que expliquen.
• Los controles de Word no se convierten en campos PDF al exportar; en Forms, enunciados completos, secciones y nada de cuadrículas.