Revisar documents ofimàtics més enllà del comprovador

El comprovador d'accessibilitat de Word, Excel i PowerPoint és una gran ajuda per a l'autor, però no és una avaluació. Assenyala el que pot detectar per programari i calla sobre la resta: si l'alt serveix, si un text en negreta és en realitat un títol, si l'idioma és correcte, si l'ordre de lectura té sentit. Aquesta lliçó et dona un protocol per revisar un document ofimàtic i emetre un resultat defensable davant de l'EN 301 549 (PDF, s'obre en una finestra nova), capítol 10, que vas veure a la lliçó anterior. És el que necessites quan audites els documents descarregables d'una seu electrònica, recepciones els lliurables d'un proveïdor o fas el control de qualitat del flux documental.

El que veu i el que no veu el comprovador

Protocol de revisió en sis passos

Aquest protocol serveix per a Word, Excel, PowerPoint i els seus equivalents. Per a un document de 20 pàgines, una persona amb pràctica triga entre 30 i 60 minuts.

1. Identificar i preparar

Anota el nom del fitxer, el format, la versió o la data, d'on prové (plantilla, sistema, tercer) i la seva funció: serveix per a un tràmit actiu? Recorda que, segons el RD 1112/2018 (PDF, s'obre en una finestra nova), els documents ofimàtics anteriors al 20 de setembre de 2018 només estan exclosos si no són necessaris per a tasques administratives actives. Revisa les propietats: el títol del document (Fitxer > Informació) i l'idioma predeterminat.

2. Comprovador automàtic

Executa Revisa > Comprova l'accessibilitat a l'Office; a LibreOffice Writer, Eines > Comprovació d'accessibilitat. Registra els errors i els advertiments com a punt de partida, però no els copiïs tal com són a l'informe: verifica'ls un per un.

3. Estructura

Obre la Subfinestra de navegació i comprova que hi són tots els apartats visibles, amb el nivell correcte i sense salts. Per veure l'estil real de cada paràgraf, activa l'àrea d'estils: Fitxer > Opcions > Avançades > Mostra > «Amplada de la subfinestra de l'àrea d'estils a les visualitzacions Esborrany i Esquema» (per exemple, 2 cm) i passa a Visualització > Esborrany. A l'esquerra veuràs el nom de l'estil de cada paràgraf: els títols falsos apareixen com a «Normal». Revisa també les llistes reals, les taules de dades davant de les taules de maquetació, els objectes en línia, l'índex automàtic i les notes vinculades.

4. Contingut no textual, color i contrast

Llegeix cada text alternatiu en context: transmet el mateix que la imatge? Les decoratives estan marcades? Mesura el contrast dels colors del text amb un analitzador (per exemple, el Colour Contrast Analyser de TPGi, gratuït) fent servir el comptagotes sobre el document ampliat. Busca informació que depengui només del color: cel·les vermelles o verdes, llegendes de gràfics, camps obligatoris.

5. Lectura amb tecnologia de suport

Amb NVDA o JAWS: lectura contínua de les primeres pàgines (NVDA+Fletxa avall), llista de títols i d'enllaços, recorregut d'una taula per cel·les i pas pels camps de formulari si n'hi ha. Escolta si canvia la veu als fragments en un altre idioma. A les presentacions, recorre cada diapositiva; als fulls de càlcul, comprova que s'anuncien les capçaleres i els noms de full.

6. Ampliació, redistribució i registre

Amplia al 200 % i prova Visualització > Disseny web o Mode de lectura: el text s'ha de recol·locar sense perdre contingut. Després registra cada troballa amb la seva ubicació i el seu requisit, com s'explica a continuació.

De la comprovació al requisit: capítol 10 de l'EN 301 549

Cada troballa s'ha d'associar a un requisit. Al capítol 10 la numeració segueix la de les WCAG amb el prefix «10.», cosa que facilita la correspondència. Els més habituals en documents ofimàtics:

La v3.2.1 incorpora les WCAG 2.1; si l'encàrrec demana a més les WCAG 2.2, registra els criteris nous a part, sense inventar números de requisit de l'EN que no existeixen. Per a la interpretació de cada criteri en documents, la referència és la nota del W3C WCAG2ICT, en la qual es basen les notes del capítol 10.

Mostra i registre de troballes

En una auditoria de lloc no es revisen els 3.000 documents descarregables. Amb la lògica de mostreig de WCAG-EM (s'obre en una finestra nova) que vas veure al Nivell 4, selecciona: els documents lligats a tràmits i processos de la mostra, els més descarregats, almenys un de cada tipus (Word, Excel, PowerPoint) i un de cada origen (plantilla corporativa, generat per un sistema, rebut de tercers). Així el resultat diu alguna cosa útil sobre el flux, no només sobre un fitxer.

Per a cada troballa registra: el document, la ubicació precisa (pàgina i apartat, diapositiva 7, full «Despeses» cel·la B4), el requisit, la descripció, l'impacte per a la persona usuària, la correcció proposada i l'evidència (captura o nota del que va anunciar el lector). Si un mateix problema prové de la plantilla, digues-ho: corregir la plantilla arregla tots els documents futurs.

Resum

• El comprovador detecta errors tècnics, però no títols falsos, idioma, dependència del color ni la qualitat dels alts: «sense problemes» no vol dir conforme.
• Protocol en sis passos: identificar, comprovador, estructura (amb l'àrea d'estils), contingut no textual i color, lectura amb tecnologia de suport, ampliació i registre.
• Cada troballa s'associa a un requisit del capítol 10 de l'EN 301 549, la numeració del qual segueix la de les WCAG amb el prefix «10.».
• La mostra de documents inclou els tràmits actius, els més descarregats i cada tipus i origen.
• Registra la ubicació precisa, l'impacte, la correcció i l'evidència, i indica quan el problema ve de la plantilla.