Documents llargs i tècnics: índex, numeració, figures, notes i idiomes

Plecs de prescripcions tècniques, memòries anuals, plans estratègics, normatives internes, informes d'auditoria o tesis doctorals: documents de 50 a 300 pàgines que ningú no llegeix de principi a fi. Es consulten, s'hi busca, se citen. A la lliçó anterior vas veure la base (estils, alt, taules, enllaços i idioma); aquí veurem les eines de Word que fan navegable un document llarg i tècnic: índex automàtic, numeració d'apartats, títols de figures i taules, referències creuades, notes, equacions, documents multilingües i la neteja prèvia a la publicació.

Navegar: índex automàtic i numeració d'apartats

En un document llarg, la persona que fa servir un lector de pantalla depèn de dues eines: la llista d'encapçalaments i l'índex. Totes dues surten dels mateixos estils de títol.

• Taula de contingut automàtica: Referències > Taula de contingut. Word la genera a partir dels estils Títol 1 a Títol 3 i cada entrada és un enllaç a l'apartat (amb Ctrl+clic a Word; amb un clic directe al PDF exportat). Actualitza-la abans de cada lliurament (botó dret > Actualitza el camp, o F9). Un índex teclejat a mà amb punts suspensius i números de pàgina no enllaça enlloc i queda desactualitzat a la primera revisió.
• Numeració d'apartats: si el document fa servir «1.», «1.1», «1.1.1», no l'escriguis a mà. Fes servir Inici > Llista de diversos nivells > Defineix una llista de diversos nivells nova i, a «Més», vincula cada nivell amb el seu estil (nivell 1 amb Títol 1, nivell 2 amb Títol 2…). La numeració es recalcula sola en moure apartats i forma part del títol que s'anuncia.
• Profunditat raonable: fins a Títol 4 al cos i tres nivells a l'índex. Si necessites un cinquè nivell, probablement l'apartat s'hauria de dividir.
• Títols descriptius (2.4.6 Encapçalaments i etiquetes): «4.2 Termini de presentació de sol·licituds», no «4.2 Altres aspectes». A la llista d'encapçalaments, els títols s'escolten sense el text que els envolta.

Figures i taules: títols, referències creuades i índexs

Els documents tècnics són plens de «vegeu la figura 7» i «segons la taula 3». Word té eines específiques per a això:

1. Insereix una llegenda: selecciona la imatge o la taula i fes servir Referències > Insereix una llegenda. Word crea un paràgraf amb l'estil Llegenda i un número automàtic («Figura 7. Evolució de les sol·licituds 2021-2025»). Per a les taules, col·loca el títol a sobre; per a les figures, a sota o a sobre, però sempre igual en tot el document.
2. El títol no substitueix l'alt. El títol de figura el veu tothom i diu què és; el text alternatiu diu què mostra. Si el títol ja explica tot el contingut (per exemple, un logotip), l'alt pot ser breu, però no el deixis buit en una imatge informativa. Per als gràfics complexos, l'alt resumeix i el text del document (o un annex amb la taula de dades) en dona el detall, com vas veure al curs d'imatges del Nivell 2.
3. Referències creuades: Referències > Referència creuada, tipus «Figura» o «Taula», insereix com a enllaç. El text «vegeu la figura 7» es converteix en un enllaç que s'actualitza si la figura canvia de número.
4. Res de referències espacials: «la taula de sota» o «el gràfic de la dreta» depenen de la disposició visual i fallen en ampliar, en redistribuir o en escoltar el document. És el que prohibeix l'1.3.3 Característiques sensorials. Fes servir sempre el número.
5. Índex de figures i taules: Referències > Insereix una taula d'il·lustracions, a partir dels títols. Útil en informes amb molts gràfics.

Taules llargues i amples

A més de la fila de capçalera repetida que vas veure a la lliçó de Word, els documents llargs plantegen dos problemes habituals:

• Taules amples: la temptació és reduir la lletra a 7 punts perquè hi càpiguen dotze columnes. És millor inserir un salt de secció (Disposició > Salts > Pàgina següent) i posar aquesta secció en orientació horitzontal. Si tot i així no hi cap, divideix la taula o porta-la a un annex en Excel ben estructurat.
• Taules molt llargues: una taula de 400 files dins d'un informe és difícil de recórrer amb qualsevol tecnologia. Resumeix al document les dades rellevants i ofereix la taula completa com a full de càlcul o CSV.

Notes, citacions i bibliografia

• Notes al peu i al final amb Referències > Insereix una nota al peu (o una nota al final). Word crea el vincle entre la crida i la nota, el lector de pantalla anuncia la nota i el PDF etiquetat conserva la relació. Un número en superíndex teclejat i un text petit al peu de la pàgina no tenen cap vincle.
• No amaguis informació essencial a les notes: els terminis, els requisits o les excepcions van al cos.
• Citacions i bibliografia amb Referències > Insereix una citació i Bibliografia, o amb un gestor bibliogràfic que insereixi camps de Word. La llista final es genera amb l'estil de llista, no amb paràgrafs sagnats a mà.
• Abreviatures i sigles: desenvolupa cada sigla la primera vegada que apareix i, en documents amb moltes, afegeix un glossari com a apartat amb el seu títol. És un criteri de nivell AAA (3.1.4 Abreviatures), però en un plec és gairebé imprescindible.

Contingut tècnic: equacions, codi i diagrames

• Equacions: fes servir Insereix > Equació (l'editor natiu, que admet escriptura lineal i sintaxi LaTeX) en lloc d'enganxar imatges de fórmules. Les versions recents de Word per al Microsoft 365 exposen aquestes equacions als lectors de pantalla compatibles; una fórmula enganxada com a imatge no es pot llegir ni ampliar. En exportar a PDF la semàntica matemàtica no sempre es conserva, així que en documents que es publicaran com a PDF explica al text què expressa cada fórmula clau i comprova'n el resultat.
• Codi o ordres: un estil de paràgraf propi («Codi») amb una font d'amplada fixa, mai captures de pantalla de la consola.
• Diagrames i organigrames: si estan fets amb formes soltes, agrupa'ls o converteix-los en imatge amb alt i descriu l'estructura al text amb una llista imbricada (per exemple, l'organigrama com a llista d'unitats i dependències).

Documents en diversos idiomes

A Espanya són habituals els documents bilingües (castellà i català, valencià, gallec o basc) i els informes amb citacions en anglès. Dues regles:

• Marca l'idioma de cada fragment (Revisa > Idioma > Defineix l'idioma de correcció sobre el text seleccionat), cosa que exigeix el 3.1.2 Idioma de les parts. Encara millor: crea estils per idioma («Normal EU», «Títol 2 EU») amb l'idioma ja fixat.
• Evita les dues columnes paral·leles (un idioma a cada costat). L'ordre de lectura alterna o barreja idiomes, el lector canvia de veu a cada paràgraf i la cerca es complica. Publica versions separades o, si ha de ser un únic document, blocs complets successius: primer tot en un idioma i després tot en l'altre, cadascun amb els seus títols.

Neteja abans de publicar

Un document llarg passa per moltes mans. Abans d'exportar-lo o publicar-lo:

1. Accepta o rebutja tots els canvis i elimina els comentaris (Revisa > Control de canvis i Comentaris). Els lectors de pantalla anuncien els canvis i els comentaris pendents, i en exportar poden aparèixer com a anotacions.
2. Executa Fitxer > Informació > Comprova si hi ha problemes > Inspecciona el document per localitzar text ocult, comentaris i metadades personals.
3. Actualitza tots els camps (índex, referències creuades, numeració).
4. Passa el comprovador d'accessibilitat i revisa tota la Subfinestra de navegació.

Resum

• Índex automàtic i numeració amb llista de diversos nivells vinculada als estils de títol: mai teclejats a mà.
• Títols de figura i de taula amb Insereix una llegenda, referències creuades amb número i sense referències espacials (1.3.3); el títol no substitueix l'alt.
• Taules amples en seccions horitzontals, taules enormes com a annex de dades; notes i citacions amb les eines de Referències.
• Equacions amb l'editor natiu, codi amb un estil propi, diagrames descrits en text; idioma marcat a cada fragment i sense columnes bilingües paral·leles.
• Abans de publicar: canvis acceptats, comentaris eliminats, document inspeccionat i camps actualitzats.