Formularis i impresos emplenables: Word, Excel i formularis en línia

Sol·licituds, autoritzacions, fulls d'inscripció, declaracions responsables, parts d'incidències, plantilles de pressupost: bona part dels documents ofimàtics que circulen no són per llegir, sinó per emplenar. I és on més s'exclou: un imprès que només es pot completar a mà, imprimint-lo i escanejant-lo, deixa fora qui no pot escriure amb bolígraf, qui no veu les línies i qui no té impressora. Aquesta lliçó explica com decidir el format d'un formulari i com construir-lo bé a Word, Excel i les eines de formularis en línia.

Primera decisió: ha de ser un document?

Abans de dissenyar l'imprès, pregunta per a què serveix i com es presentarà. De més a menys recomanable:

1. Formulari web a la seu electrònica o al web, construït amb els criteris del curs de formularis del Nivell 3. És l'opció més accessible, valida en el moment i evita reenviaments.
2. Eina de formularis en línia (Microsoft Forms, Google Forms o la que tingui l'organització) per a enquestes, inscripcions i recollida de dades sense signatura. Solen generar formularis raonablement accessibles si es configuren bé, però comprova'ls sempre amb el teclat i el lector de pantalla.
3. Document editable (.docx, .odt, .xlsx) per emplenar a l'ordinador quan el procediment exigeix un model descarregable.
4. PDF emplenable, que requereix preparar camps i etiquetes amb eines específiques (es tracta al curs N6-C1).
5. Imprès per emplenar a mà: només com a alternativa addicional, mai com a via única.

Els patrons que exclouen

Aquests són els recursos que apareixen en gairebé tots els impresos heretats, i la seva alternativa accessible:

Formularis a Word amb controls de contingut

Word disposa de controls de contingut (content controls): camps de text, caselles, llistes desplegables i selectors de data que s'insereixen al document i que les tecnologies de suport reconeixen com a zones editables. Per fer-los servir:

1. Activa la pestanya Desenvolupador: Fitxer > Opcions > Personalitza la cinta > marca «Desenvolupador».
2. Escriu l'etiqueta visible com a text normal («Primer cognom (obligatori):») i, a continuació, insereix el control (Desenvolupador > Controls > Control de contingut de text sense format). Un camp per línia, amb l'etiqueta al davant.
3. Obre les Propietats del control i emplena el Títol amb el mateix text de l'etiqueta. Word el mostra a la pestanya del control i l'exposen els lectors de pantalla compatibles; l'etiqueta visible continua sent imprescindible per a tothom.
4. Substitueix el text del marcador de posició («Feu clic o toqueu aquí per escriure text») per una instrucció útil: «Escriviu la data amb el format DD/MM/AAAA».
5. Per a les opcions tancades, fes servir el control de contingut de casella (cada casella amb la seva etiqueta de text al costat) o una llista desplegable amb opcions descriptives. Per a les dates, el selector de data permet també escriure la data amb el teclat.
6. Agrupa els camps per blocs amb estils de títol («Dades de la persona sol·licitant», «Dades de l'activitat»): són l'equivalent documental de fieldset i legend, i permeten saltar de bloc en bloc.

Si protegeixes el document perquè només es puguin emplenar els camps (Revisa > Restringeix l'edició), comprova després que es pot anar d'un camp a l'altre amb el teclat, que el lector anuncia cadascun i que les instruccions fora dels camps continuen sent llegibles. Els antics camps de formulari heretats (Desenvolupador > Eines heretades) permeten afegir un text d'ajuda que es mostra a la barra d'estat o amb F1; poden servir en plantilles antigues, però per als documents nous són preferibles els controls de contingut.

Fulls de càlcul com a formulari

Les plantilles de pressupost, els fulls de despeses o els models de justificació en Excel són formularis encara que no ho semblin. Al que has vist a la lliçó d'Excel (taula amb nom, capçaleres, validació amb missatges) afegeix-hi:

• Etiqueta al costat de cada cel·la d'entrada: a la columna de l'esquerra o com a capçalera de columna d'una Taula, mai només en un comentari.
• Cel·les d'entrada desbloquejades (Format de cel·les > Protecció > desmarcar «Bloquejada») i el full protegit permetent només «Selecciona les cel·les desbloquejades»: així la tecla Tab recorre únicament els camps que cal emplenar.
• Missatges d'entrada a Dades > Validació de dades amb la instrucció («Import en euros, sense IVA») i missatges d'error que expliquin com corregir, no només «Valor no vàlid» (3.3.3 Suggeriments davant d'errors).
• Llistes desplegables amb validació de tipus Llista per a les opcions tancades, en lloc de demanar que s'escrigui exactament una paraula.
• Un full inicial «Instruccions» amb un títol a A1 i els passos en text, en lloc de quadres de text flotants amb fletxes.

Formularis en línia: Microsoft Forms i Google Forms

Aquestes eines generen formularis web, de manera que l'accessibilitat depèn sobretot de com els configuris:

• Escriu l'enunciat complet de la pregunta; és l'etiqueta del camp. Fes servir la descripció de la pregunta per al format esperat o les instruccions.
• Marca les preguntes com a obligatòries amb l'opció de l'eina, que ho indica de manera programàtica, i afegeix «(obligatori)» al text si el formulari és llarg.
• No facis servir imatges com a única manera de presentar una pregunta o una opció; si hi afegeixes una imatge, posa-li text alternatiu.
• Divideix els formularis llargs en seccions amb títol.
• Evita les quadrícules d'opcions (matrius de files i columnes): són les preguntes més difícils de completar amb lector de pantalla i al mòbil. Substitueix-les per preguntes soltes.
• Revisa el tema de color perquè el text i els controls tinguin prou contrast (1.4.3 i 1.4.11).

Resum

• Formulari web primer; el document ofimàtic emplenable és una alternativa i l'imprès a mà no ha de ser mai l'única via.
• Substitueix les línies, els quadrats teclejats i les taules buides per controls de contingut amb l'etiqueta visible al davant i el Títol a les seves propietats.
• Instruccions abans dels camps, obligatorietat en text, blocs amb estils de títol i comprovació amb teclat i lector de pantalla.
• A Excel: cel·les d'entrada desbloquejades amb el full protegit, etiquetes al costat de les cel·les i validació amb missatges que expliquin.
• Els controls de Word no es converteixen en camps PDF en exportar; a Forms, enunciats complets, seccions i res de quadrícules.