Plantilles corporatives i flux de treball documental accessible (EN 301 549 cap. 10)

Fer accessible un document és una tasca; fer que una organització produeixi documents accessibles de manera sostinguda és un sistema. Aquest sistema té tres components: plantilles que fan fàcil el que és correcte, un flux amb responsabilitats i controls, i un marc normatiu que fixa què vol dir «accessible» per a un document no web. Aquesta lliçó tracta tots tres, començant pel marc: el capítol 10 de l'EN 301 549 (PDF, s'obre en una finestra nova).

EN 301 549, capítol 10: documents no web

L'EN 301 549 v3.2.1 dedica el capítol 10 als «documents no web» (non-web documents): PDF, documents ofimàtics, llibres electrònics, vídeos distribuïts com a fitxer, etc., que no estan incrustats en una pàgina web ni són programari. La seva estructura és paral·lela a la del capítol 9 (web): les clàusules 10.1.1.1 a 10.4.1.3 reprodueixen els criteris WCAG 2.1 de nivell A i AA aplicats a documents, amb notes d'interpretació que segueixen el document WCAG2ICT del W3C. Per exemple:

• 10.1.3.1 Informació i relacions: l'estructura (encapçalaments, llistes, taules) ha de ser determinable per programari: a Word amb estils, en PDF amb etiquetes.
• 10.2.4.2 Títol del document: equivalent a «Pàgina titulada».
• 10.2.4.1 Evitar blocs, 10.2.4.5 Múltiples vies, 10.3.2.3 Navegació coherent i 10.3.2.4 Identificació coherent es declaren «buits» (void) perquè es refereixen a conjunts de pàgines web; no s'apliquen a un document aïllat.
• 10.1.4.10 Reajustament dels elements s'aplica amb notes d'interpretació: en un document, el resultat depèn en bona part que el format i el visor permetin redistribuir el text (un PDF etiquetat ho facilita; un PDF escanejat, no).
• 10.5 Posició dels subtítols i 10.6 Temporització de l'audiodescripció: requisits propis per al vídeo distribuït com a document.

A Espanya, el RD 1112/2018 (PDF, s'obre en una finestra nova) incorpora l'EN 301 549 com a norma de referència; el seu article 3 exclou de l'àmbit d'aplicació els fitxers d'ofimàtica publicats abans del 20 de setembre de 2018, llevat que siguin necessaris per a tasques administratives actives. És a dir: tota convocatòria, formulari, guia o imprès en vigor ha de ser accessible, encara que sigui antic. La Llei 11/2023 (PDF, s'obre en una finestra nova) estén les obligacions al sector privat en serveis com la banca, el comerç electrònic o els llibres electrònics, on entra en joc la documentació lliurada al consumidor (contractes, condicions, manuals).

Plantilles corporatives accessibles

Una plantilla accessible fa que l'autor l'encerti sense pensar-hi. Què ha d'incloure una plantilla (.dotx, .potx, .xltx o els seus equivalents de Google i LibreOffice):

1. Estils definits i visibles: Títol 1-4, Normal, Llista amb pics, Llista numerada, Cita, Avís/Nota, Peu de figura, Capçalera de taula. Amaga o elimina de la galeria els estils que no s'hagin de fer servir per no temptar l'autor. Les propietats tipogràfiques (família, mida, interlineat, espaiat) van a l'estil.
2. Paleta de colors comprovada: defineix els colors del tema de manera que qualsevol combinació de text i fons proposada compleixi el 4,5:1 (i el 3:1 per als gràfics). Documenta a la mateixa plantilla quines combinacions estan permeses.
3. Estil de taula predeterminat amb la fila de capçalera marcada i sense files amb bandes que depenguin només del color.
4. Portada amb marcador de títol enllaçat a la propietat Títol del document (camp de document), perquè en emplenar-la s'empleni també la metadada.
5. Idioma fixat als estils i a les opcions del document.
6. Capçaleres i peus ja configurats (Word els exporta com a artefactes en generar el PDF).
7. Textos d'ajuda als marcadors: «[Escriu aquí el títol de l'apartat — fes servir Títol 2]», «[Descriu la imatge a Text alternatiu]».
8. A PowerPoint: disposicions del patró per a tots els casos d'ús amb marcadors de títol obligatoris, peu amb número de diapositiva i una diapositiva d'exemple amb les instruccions d'ordre de lectura i alt.
9. A Excel: llibre d'exemple amb full amb nom, títol a A1, taula amb nom i gràfic amb alt, i un full «Com fer servir aquesta plantilla».

Acompanya la plantilla d'una guia breu (dues pàgines, accessible, és clar) amb l'imprescindible i d'una llista de comprovació. Versiona les plantilles i distribueix-les des d'un repositori únic; les còpies locals envelleixen.

El flux documental

Defineix qui fa què en cada fase. Un flux mínim per a una organització mitjana:

Les decisions de disseny del flux que tenen més impacte:

• HTML primer. Si el contingut es pot publicar com a pàgina web, publica'l així; el PDF queda com a versió imprimible. Una pàgina HTML és més accessible, més fàcil de cercar i més fàcil de mantenir que qualsevol PDF. Reserva el PDF per als documents que han de conservar la forma (resolucions signades, formularis normalitzats) o descarregar-se per fer-los servir sense connexió.
• Formulari web abans que PDF emplenable: la seu electrònica amb formularis HTML és gairebé sempre més accessible que un PDF amb camps.
• Fonts editables conservades: desa sempre el .docx/.indd al costat del PDF; remeiar un PDF sense l'origen és molt més car.
• Documents generats automàticament (certificats, factures, cartes des d'un ERP o un gestor d'expedients): exigeix al proveïdor del sistema que la generació produeixi PDF etiquetats (molts motors com Apache FOP, iText, PDFreactor o l'exportació de LibreOffice en servidor ho permeten) i verifica'n una mostra amb PAC. És un requisit que ha d'aparèixer al plec.
• Documents rebuts de tercers (informes de consultores, estudis): inclou la clàusula d'accessibilitat al contracte i la verificació en la recepció.
• Nom de fitxer i enllaç: nom llegible («convocatoria-ajuts-menjador-2026.pdf»), i l'enllaç indica el format i la mida («Convocatòria d'ajuts de menjador 2026 (PDF, 1,2 MB)»).

Formació i mesurament

Cap plantilla no substitueix saber per què. Una formació curta per perfils (autors: 2 hores; maquetadors: mig dia; gestors web: com verificar) amb els casos reals de l'organització és la inversió que més redueix el cost de remediació. Mesura: el percentatge de documents nous que passen PAC sense errors, el nombre de queixes sobre documents, el temps mitjà de remediació. Publica els resultats a l'informe de revisió de la declaració d'accessibilitat.

Resum

• El capítol 10 de l'EN 301 549 aplica als documents no web els criteris WCAG A/AA amb notes, declara buits els que afecten conjunts de pàgines i afegeix requisits per als subtítols i l'audiodescripció.
• El RD 1112/2018 exigeix l'accessibilitat de tot document ofimàtic necessari per a tràmits actius, sigui quina sigui la seva antiguitat.
• Plantilles amb estils definits, paleta comprovada, taules amb capçalera, portada enllaçada al títol i textos d'ajuda.
• Flux amb responsables i controls per fase; HTML primer, formularis web abans que PDF emplenable, fonts editables conservades i requisits als plecs per als documents generats i de tercers.
• Formació per perfils i mesurament continu: percentatge de documents conformes i queixes.