PowerPoint i presentacions: ordre de lectura, patrons, notes i vídeo

Les presentacions tenen dues vides: la projecció en directe i el fitxer que es distribueix després. Totes dues han de ser accessibles. Una diapositiva és un llenç lliure, i precisament aquesta llibertat (quadres de text solts, imatges flotants, diagrames de formes) és el que la fa difícil per a un lector de pantalla. La clau és construir sobre les disposicions del patró i controlar l'ordre de lectura. Veurem PowerPoint en detall i les equivalències a Google Slides i LibreOffice Impress.

Construir sobre disposicions, no sobre diapositives en blanc

Cada diapositiva de PowerPoint es basa en una disposició (Inici > Disposició) heretada del Patró de diapositives (Visualització > Patró de diapositives). Les disposicions inclouen marcadors de posició (placeholders) de títol, contingut, imatge, etc. Aquests marcadors tenen dos avantatges decisius:

• El marcador de Títol es reconeix com a títol de la diapositiva: el lector de pantalla l'anuncia primer, la subfinestra d'esquema el mostra i, en exportar a PDF, es converteix en encapçalament i marcador.
• Els marcadors tenen un ordre de lectura predefinit coherent (títol, després contingut), de manera que no cal corregir-lo a mà.

Si la teva plantilla corporativa no té la disposició que necessites (per exemple, títol més dues columnes amb imatge), crea-la al patró en lloc d'inserir quadres de text a cada diapositiva. Al patró també fixes la tipografia (mínim de 18-20 pt per a projecció, 24 pt recomanat), colors amb contrast suficient i el peu amb el número de diapositiva.

Ordre de lectura

El lector de pantalla llegeix els objectes d'una diapositiva en l'ordre en què es van crear, no en l'ordre visual. Si vas afegir primer el peu de foto i després la imatge, es llegirà abans el peu. Per comprovar-ho i corregir-ho:

1. Revisa > Comprova l'accessibilitat > Subfinestra Ordre de lectura (PowerPoint 365): mostra la llista dels objectes en l'ordre en què es llegiran; es reordenen arrossegant-los o amb les fletxes i permet marcar objectes com a decoratius (s'exclouen).
2. En versions anteriors, Inici > Organitza > Subfinestra de selecció: l'ordre de lectura és de baix a dalt en aquesta llista (l'objecte inferior es llegeix primer). Reordena amb les fletxes de la subfinestra.
3. Comprova-ho prement Tab a la visualització d'edició amb la diapositiva seleccionada: el focus recorre els objectes en l'ordre de lectura.

Redueix el nombre d'objectes per diapositiva: una diapositiva amb vint formes, fletxes i etiquetes soltes és gairebé impossible d'ordenar i d'entendre amb lector de pantalla. Per als diagrames, agrupa les formes (Ctrl+G) i dona un alt al grup, o insereix el diagrama com a imatge amb alt i una explicació a les notes o en text.

Text, imatges, taules i SmartArt

• Text: fes servir els marcadors de contingut amb llistes reals; evita el text dins de formes si no és imprescindible (es llegeix, però sense estructura de llista). No posis text com a imatge.
• Imatges: alt a cadascuna (botó dret > Mostra el text alternatiu) o «Marca com a decoratiu». Les captures de pantalla amb text necessiten que aquest text sigui a l'alt o a la diapositiva.
• Taules: Insereix > Taula; a Disseny de taula marca «Fila de capçalera». Com a Word, res de cel·les combinades ni taules enganxades com a imatge.
• SmartArt i gràfics: es llegeixen com un bloc de text en ordre de creació; funcionen raonablement per a llistes i processos simples. Per a jerarquies complexes, afegeix un alt que descrigui la relació i l'explicació a les notes.
• Enllaços: text descriptiu; en presentacions projectades afegeix també la URL curta visible.
• Contrast: mínim de 4,5:1 per al text; en sales amb llum ambiental convé més. Evita el text sobre fotografies sense una capa de color sòlid al darrere.
• Animacions i transicions: evita les que mouen text o duren més de 5 segons; res que parpellegi més de 3 vegades per segon (2.3.1). Les animacions «per aparició» confonen el lector de pantalla, que llegeix el contingut complet des del principi.

Notes de l'orador: la transcripció de la presentació

La subfinestra de Notes és el millor lloc per a l'explicació que fas en veu alta: què vol dir el gràfic, quines conclusions, quin context. Per a qui rep el fitxer (incloses les persones sordes que no poden sentir l'enregistrament, o les persones que fan servir lector de pantalla i necessiten la descripció d'un diagrama), les notes són la transcripció. Les notes es llegeixen amb el lector de pantalla a la visualització Normal i es poden exportar a PDF amb «Pàgines de notes». Escriu-les amb frases completes, no com a recordatoris críptics.

Vídeo i àudio a la presentació

Quan insereixes un vídeo (Insereix > Vídeo), ha de complir l'1.2.2 Subtítols (enregistrat) i, si és rellevant, l'1.2.5 Audiodescripció (enregistrat). PowerPoint permet afegir subtítols tancats a un vídeo inserit: selecciona el vídeo > Reproducció > Insereix subtítols i carrega un fitxer WebVTT (.vtt). Els subtítols es mostren amb el botó de subtítols del reproductor integrat. Si el vídeo està enllaçat des de YouTube, els subtítols depenen del mateix YouTube. Per a l'àudio inserit, inclou-ne la transcripció a les notes o en una diapositiva.

Presentar en directe

• Subtítols automàtics: Presentació amb diapositives > «Utilitza sempre els subtítols» i tria l'idioma parlat i el dels subtítols (PowerPoint 365 fa servir el reconeixement de veu al núvol). És una ajuda raonable, no un substitut del subtitulat professional en esdeveniments formals (vegeu el curs de multimèdia avançada).
• Descriu en veu alta el que hi ha a la pantalla; no diguis «com veieu aquí».
• Facilita el fitxer accessible abans de la sessió perquè qui ho necessiti pugui seguir-lo al seu dispositiu amb zoom o lector de pantalla.
• Comparteix un enllaç al PDF accessible o al PPTX, no una captura de cada diapositiva.

Exportar i distribuir

Fitxer > Desa com a > PDF amb «Etiquetes d'estructura del document per a l'accessibilitat» genera un PDF amb cada diapositiva com a secció, el títol com a encapçalament, alt a les imatges i taules amb TH si estaven ben definides. Revisa l'ordre de lectura a Acrobat o PAC; els objectes fora dels marcadors poden sortir en un ordre diferent. Si distribueixes el PPTX, el receptor podrà fer servir el lector de pantalla amb el mateix ordre de lectura que vas fixar. Evita distribuir «PDF de 6 diapositives per pàgina» (Documents): perd l'estructura.

Google Slides i LibreOffice Impress

A Google Slides: fes servir les disposicions del tema (Diapositiva > Aplica la disposició), l'alt amb botó dret > Text alternatiu, i l'ordre de lectura es controla amb Organitza > Ordena (Porta al davant / Envia enrere): els objectes del fons es llegeixen primer. Activa els subtítols en directe amb el botó «Subtítols» en presentar. A Impress: Visualitza > Patró de diapositives per a les disposicions, Format > Descripció per a l'alt, i exporta amb «Accessibilitat universal (PDF/UA)» com a Writer.

Resum

• Construeix sobre les disposicions del patró: marcadors de títol i contingut amb ordre de lectura predefinit; cada diapositiva amb un títol únic.
• Controla l'ordre de lectura amb la subfinestra Ordre de lectura (o la Subfinestra de selecció, de baix a dalt) i redueix els objectes solts.
• Alt a les imatges i als gràfics, taules amb fila de capçalera, contrast alt, sense animacions molestes ni parpelleigs.
• Les notes de l'orador són la transcripció i la descripció ampliada; els vídeos inserits porten subtítols WebVTT.
• Exporta a PDF etiquetat des de Desa com a, comparteix el fitxer abans de l'esdeveniment i fes servir els subtítols en directe com a suport.