Word i Google Docs: estils, estructura, alt, taules i comprovador

Un document de text accessible s'assembla molt a una pàgina web accessible: té encapçalaments reals, llistes reals, taules amb capçaleres, imatges amb text alternatiu, enllaços amb sentit i idioma declarat. La diferència és que a Word o Google Docs tot això s'aconsegueix amb estils i propietats en lloc d'etiquetes. Aquesta lliçó va al concret: on és cada cosa, quins errors es repeteixen i com comprovar el resultat.

Estructura amb estils, no amb format

L'error de base en gairebé tots els documents és «formatar a mà»: seleccionar un text, posar-lo en negreta, de mida 16 i de color blau perquè sembli un títol. Visualment funciona; estructuralment és un paràgraf normal. Un lector de pantalla no l'anuncia com a encapçalament, no s'hi pot saltar amb la tecla H a NVDA i no apareixerà a la subfinestra de navegació ni als marcadors del PDF.

• Fes servir Títol 1, Títol 2, Títol 3 (Inici > Estils) sense saltar nivells. Modifica l'aspecte de l'estil si no t'agrada (botó dret > Modifica), mai el text individual.
• Activa la Subfinestra de navegació (Visualització > Subfinestra de navegació, o Ctrl+F > Encapçalaments): és la vista d'esquema que veurà un lector de pantalla. Si és buida, el document no té estructura.
• Llistes amb els botons de pics i numeració, no amb guions o números teclejats.
• Separació entre paràgrafs amb l'«Espaiat després» de l'estil, no amb paràgrafs buits. Cada paràgraf buit s'anuncia com a «en blanc» i entorpeix la lectura.
• Columnes amb Disposició > Columnes, no amb tabuladors o taules.
• Salts de pàgina amb Ctrl+Retorn, no amb sèries de Retorn.

Imatges, text alternatiu i objectes flotants

Botó dret sobre la imatge > Mostra el text alternatiu (Word 365) o Format de la imatge > Mida i propietats > Text alternatiu. Les regles són les del curs d'imatges del Nivell 2: descriu la funció o el contingut rellevant, no el fitxer; res de «imatge de» o «foto de»; per a les decoratives marca la casella Marca com a decoratiu. Word 365 pot generar alts automàtics amb IA («Una imatge que conté text, edifici…»); revisa'ls sempre i substitueix-los: un alt automàtic gairebé mai no és adequat tal com és.

Les imatges s'han de col·locar En línia amb el text (Opcions de disseny). Les imatges flotants («Quadrat», «Davant del text») i els quadres de text flotants s'exporten amb un ordre de lectura imprevisible i en alguns casos queden fora de l'estructura. Si necessites un requadre destacat, fes servir un paràgraf amb estil propi i vora, o una taula d'una cel·la amb estil, mai un quadre de text d'Insereix > Formes.

Taules

Les taules serveixen per a dades, no per maquetar. Per a una taula accessible a Word:

1. Insereix > Taula amb files i columnes regulars. Evita combinar i dividir cel·les; si la taula és complexa, divideix-la en diverses taules simples.
2. A Disseny de taula marca Fila de capçalera. A Propietats de la taula > Fila, activa Repeteix com a fila de capçalera a cada pàgina i desactiva «Permet que les files es divideixin entre pàgines».
3. A Propietats > Text alternatiu, escriu un títol o un resum si la taula és complexa.
4. No deixis files o columnes buides per separar. No posis text fora de la taula «alineat» amb les cel·les.

Word només permet marcar capçaleres de fila (primera columna) i de columna (primera fila); no permet scope ni associacions complexes. Per això les taules amb diversos nivells de capçalera s'han de simplificar al document o remeiar després al PDF.

Enllaços, idioma i propietats

• Enllaços: text descriptiu (Ctrl+K > Text per mostrar). «Consulta la convocatòria 2026» en lloc de la URL enganxada. Si el document s'imprimirà, afegeix la URL curta entre parèntesis o en una nota.
• Idioma: Revisa > Idioma > Defineix l'idioma de correcció. Un document escrit en un Word configurat en anglès s'exporta com a en-US. Marca els fragments en un altre idioma seleccionant-los i canviant-ne l'idioma.
• Títol: Fitxer > Informació > Propietats > Títol. És el que mostrarà el PDF.
• Color i contrast: text negre o gris molt fosc sobre blanc; evita el gris clar «elegant» de moltes plantilles (#999999 sobre blanc dona 2,8:1, per sota del 4,5:1 de l'1.4.3). No facis servir només el color per distingir (1.4.1): acompanya'l amb text, negreta o un símbol.
• Tipografia: cos d'11-12 pt, sense justificar (els rius d'espai dificulten la lectura), interlineat d'1,15-1,5.
• Capçaleres i peus de pàgina: no hi posis informació essencial només allà (els lectors de pantalla no la llegeixen de manera seqüencial a Word).
• Notes al peu amb Referències > Insereix una nota al peu; es vinculen correctament.

El comprovador d'accessibilitat de Word

Revisa > Comprova l'accessibilitat (Word 365 el manté actiu a la barra d'estat mentre escrius). Classifica els problemes en Errors (per exemple, text alternatiu absent o taula sense fila de capçalera), Advertiments (per exemple, cel·les combinades o contrast insuficient) i Suggeriments (per exemple, document sense estils de títol); les regles concretes i la seva categoria canvien entre versions. Cada element té una acció recomanada amb un menú desplegable per corregir directament. Limitacions: no detecta encapçalaments falsos (text gran en negreta) excepte quan ho suggereix per la mida, no valora si l'alt és útil i no revisa l'idioma.

Google Docs

Google Docs segueix la mateixa lògica amb algunes diferències:

• Estils al desplegable «Text normal / Títol / Encapçalament 1-3» de la barra d'eines (fins a Encapçalament 6 des de Format > Estils de paràgraf). L'Esquema del document (Visualitza > Mostra l'esquema) és l'equivalent de la Subfinestra de navegació.
• Text alternatiu: botó dret sobre la imatge > Text alternatiu (o Ctrl+Alt+Y). Emplena la Descripció; el camp Títol no el llegeixen la majoria de lectors de pantalla.
• Taules: Format > Taula > Propietats de la taula > Fila > «Fixa les files de capçalera» marca la capçalera (versions recents).
• Idioma: Fitxer > Idioma.
• No té comprovador d'accessibilitat natiu; complements com Grackle Docs fan aquesta funció i milloren l'exportació a PDF etiquetat. L'exportació nativa a PDF ha millorat, però verifica sempre el resultat amb PAC.
• Google Docs té un bon suport de lectura amb lector de pantalla si l'usuari activa Eines > Accessibilitat > «Activa la compatibilitat amb lectors de pantalla».

Llista de comprovació ràpida abans de compartir

Resum

• Estructura amb estils (Títol 1-3, llistes, columnes reals); la Subfinestra de navegació o l'Esquema mostren el que veurà el lector de pantalla.
• Imatges en línia amb alt útil o marcades com a decoratives; res de quadres de text flotants.
• Taules només per a dades, amb fila de capçalera repetida i sense cel·les combinades.
• Enllaços descriptius, idioma de correcció correcte, títol a les propietats, contrast suficient.
• El comprovador d'accessibilitat de Word detecta errors tècnics; Google Docs necessita complements com Grackle i la verificació del PDF.