Com llegeixen un document les tecnologies de suport: la cadena, els formats i l'estructura

Abans d'entrar a Word, Excel o PowerPoint convé entendre què passa entre el moment en què algú desa un document i el moment en què una altra persona l'escolta amb un lector de pantalla, l'amplia al 400 % o el llegeix en una línia braille. Aquesta cadena té diverses baules (autor, fitxer, aplicació, sistema operatiu i tecnologia de suport) i qualsevol d'elles la pot trencar. Aquesta lliçó explica com funciona, quins formats conserven l'accessibilitat i per què els estils i les propietats de la resta del curs són la informació que necessiten les tecnologies de suport.

La cadena de l'accessibilitat documental

Un document ofimàtic no es «veu» directament: l'interpreta una aplicació. Quan una persona cega obre un informe a Word, el procés és aquest:

1. L'autor escriu el contingut i li dona estructura: estils de títol, llistes, taules amb fila de capçalera, text alternatiu, idioma.
2. El fitxer desa aquesta estructura. Un .docx és un paquet d'XML en què cada paràgraf porta una referència al seu estil i cada estil pot tenir un nivell d'esquema (outline level, la dada que indica que un paràgraf és un títol de nivell 1, 2 o 3).
3. L'aplicació (Word, LibreOffice, Google Docs, un visor del navegador) llegeix el fitxer i construeix el seu propi model del document.
4. L'aplicació exposa aquest model per mitjà de les API d'accessibilitat del sistema (UI Automation a Windows, l'API d'accessibilitat de macOS, les d'iOS i Android).
5. La tecnologia de suport (NVDA, JAWS, Narrador, VoiceOver, un ampliador de pantalla o una línia braille) consulta aquesta API i presenta el contingut a la persona.

Si l'autor posa un títol amb negreta i mida 16 en lloc de l'estil Títol 2, el fitxer no desa cap nivell d'esquema, l'aplicació no té res a exposar i el lector de pantalla no pot anunciar un encapçalament. Cap tecnologia de suport, per bona que sigui, no pot recuperar una estructura que no es va desar mai.

Com recorre un document un lector de pantalla

Al Nivell 4 vas veure NVDA i JAWS al navegador; a Word funcionen de manera semblant:

• Lectura contínua: el lector llegeix el document de principi a fi en l'ordre del flux de text. El que és en un quadre de text flotant o en una forma es pot saltar o llegir fora de lloc; per això la lliçó següent insisteix en els objectes en línia amb el text.
• Navegació per encapçalaments: a NVDA, NVDA+Espai activa el mode exploració a Word i la tecla H salta de títol en títol; NVDA+F7 obre la llista d'elements (títols, enllaços, comentaris). A JAWS, Insert+F6 mostra la llista d'encapçalaments i Insert+F7 la d'enllaços. En un informe de 60 pàgines, és la diferència entre arribar als terminis en segons o escoltar mitja hora de text.
• Taules: el lector anuncia «taula amb 5 files i 4 columnes» i, en moure's per les cel·les (Ctrl+Alt+fletxes a NVDA), llegeix la capçalera de columna abans del valor si la fila de capçalera està marcada.
• Imatges: llegeix «gràfic» seguit del text alternatiu; si no n'hi ha, pot llegir el nom del fitxer o res.
• Idioma: els lectors canvien de sintetitzador de veu segons l'idioma marcat. Un paràgraf en anglès marcat com a castellà es pronuncia amb fonètica castellana i resulta incomprensible.

A macOS, VoiceOver obre el rotor (VO+U) amb llistes d'encapçalaments, enllaços i taules, tant a Word com a Pages.

Formats de fitxer: què conserven i què perden

No tots els formats desen la mateixa informació d'accessibilitat, i cada conversió és una ocasió de perdre-la.

En convertir entre formats (obrir un .docx a LibreOffice i desar-lo com a .odt, o pujar-lo a Google Drive i convertir-lo a Document de Google) l'estructura principal sol sobreviure, però es poden perdre detalls com la marca de decoratiu, el text alternatiu dels gràfics o la repetició de la fila de capçalera. Regla pràctica: treballa sempre en un únic format natiu i, després de qualsevol conversió, torna a passar el comprovador.

Més enllà del lector de pantalla

L'estructura no només serveix a les persones cegues. Les mateixes propietats alimenten altres funcions que fan servir moltes més persones:

• Redistribució i ampliació: Visualització > Disseny web o Visualització > Mode de lectura a Word recol·loquen el text a l'amplada de la finestra, cosa que permet ampliar sense desplaçament horitzontal (relacionat amb l'1.4.10 Reajustament dels elements). Les taules fetes servir per maquetar i els objectes flotants trenquen aquesta redistribució.
• Lectura en veu alta i Lector immersiu (Revisa > Llegeix en veu alta; Visualització > Lector immersiu): els fan servir persones amb dislèxia, amb baixa visió o que simplement prefereixen escoltar. Llegeixen millor un document sense paràgrafs buits ni text en quadres solts.
• Personalització visual: una persona amb baixa visió pot canviar la mida o el contrast a Word i el document s'adapta si el format és als estils; si cada paràgraf té format manual, l'adaptació és impossible.
• Exportació i reutilització: l'estructura es converteix en etiquetes i marcadors del PDF, en l'índex automàtic, en una pàgina HTML o en el resum que genera una eina d'intel·ligència artificial.

L'experiència de qui rep el document

L'autor controla el fitxer, però no la manera com l'obrirà el destinatari. Tingues en compte que:

• Les visualitzacions prèvies del correu electrònic, dels gestors documentals i d'alguns portals converteixen el document en imatges o en text sense estructura. Ofereix sempre la descàrrega del fitxer original i no el substitueixis per una visualització prèvia.
• No tothom té Microsoft Office. Un .docx ben estructurat funciona raonablement a LibreOffice, Google Docs, Pages o Word per al web; un document que depèn de macros, fonts no incrustades o controls ActiveX, no.

Resum

• L'accessibilitat documental és una cadena: autor, fitxer, aplicació, API d'accessibilitat i tecnologia de suport. El que l'autor no estructura no arriba a l'usuari.
• Els lectors de pantalla naveguen per encapçalaments, taules, enllaços i idiomes; aquesta navegació depèn d'estils i propietats reals.
• Els formats .docx/.xlsx/.pptx i els OpenDocument conserven l'estructura; els binaris antics i el text pla la perden en part. Revisa sempre després de convertir.
• L'estructura també serveix per ampliar amb redistribució, llegir en veu alta, personalitzar i exportar a PDF o HTML.
• Ofereix el fitxer original a més de qualsevol visualització prèvia i no depenguis de macros o de programari concret perquè el document funcioni.