Excel i fulls de càlcul: estructura, noms de full, taules i gràfics

Els fulls de càlcul plantegen un repte diferent del dels documents de text: el seu contingut és bidimensional i la persona que fa servir un lector de pantalla navega cel·la a cel·la escoltant «B7, 1.250». Si no sap què vol dir la columna B ni la fila 7, les dades no serveixen. Aquesta lliçó explica com preparar un full (Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets) perquè sigui navegable, comprensible i publicable com a dada oberta accessible.

Com «llegeix» un full un lector de pantalla

NVDA, JAWS i VoiceOver anuncien la referència de la cel·la i el seu contingut i, si el full està ben preparat, també els encapçalaments de fila i de columna corresponents: «Trimestre 2, Ingressos, 1.250 euros». Per fer-ho, necessiten saber quines files i columnes actuen com a capçalera. Excel ofereix dos mecanismes: convertir l'interval en Taula (Insereix > Taula), que defineix automàticament la fila de capçalera, i els noms definits especials que reconeix JAWS per a intervals que no són taules (amb prefixos com Title, ColumnTitle o RowTitle, segons l'idioma i la versió). NVDA permet, a més, marcar les capçaleres de columna i de fila amb les seves pròpies ordres (NVDA+Maj+C i NVDA+Maj+R). A la pràctica, fes servir Taules sempre que puguis i comprova el resultat amb el lector de pantalla.

Estructura del llibre

1. Posa nom als fulls: «Ingressos 2025», «Despeses 2025», «Resum», no «Full1», «Full2». El nom s'anuncia en canviar de full i és l'única pista del contingut. Elimina els fulls buits.
2. Una taula per full i començant a A1 (o amb un títol a A1 i la taula just a sota). Els lectors de pantalla i les eines de dades obertes busquen el contingut des de la cantonada superior esquerra; les files i columnes buides «de marge» desorienten.
3. Posa un títol del full a A1 com a text i, si cal, una breu nota d'ús a A2 («Els imports són en euros sense IVA»). No deixis instruccions només en comentaris o en quadres de text flotants.
4. Evita les cel·les combinades: trenquen la navegació per files i columnes i les exportacions a CSV. Per a un títol que abasti diverses columnes, fes servir «Centra a la selecció» (Format de cel·les > Alineació) en lloc de Combina.
5. No deixis files o columnes buides dins de la taula per separar blocs: el lector de pantalla interpreta que la taula s'ha acabat. Si necessites blocs, fes servir taules diferents amb nom.
6. Immobilitza subfinestres (Visualització > Immobilitza) perquè la capçalera continuï visible: ajuda els usuaris amb baixa visió i tothom.

Crear Taules i posar-los nom

Selecciona l'interval, Insereix > Taula i marca «La taula té capçaleres». A Disseny de taula > Nom de la taula posa-li un nom descriptiu («IngressosTrimestre»). Les Taules aporten, a més, filtres accessibles amb el teclat, estils amb contrast i referències estructurades a les fórmules (=SUMA(IngressosTrimestre[Import])), més llegibles que =SUMA(C2:C57).

A LibreOffice Calc l'equivalent és definir un interval de base de dades (Dades > Defineix l'interval) amb l'opció «Conté etiquetes de columna». A Google Sheets, des del 2024 hi ha les Taules (Format > Converteix en taula) amb fila de capçalera i nom, i la fila es pot fixar amb Visualitza > Fixa.

Contingut de les cel·les

• Format numèric correcte: aplica el format de moneda, data o percentatge en lloc d'escriure «1.250 €» com a text. El lector anuncia el format i els càlculs funcionen.
• Encapçalaments curts i únics: «Import net (€)», no «Imp.» ni dues columnes anomenades «Total».
• Sense cel·les buides amb significat: si un valor no existeix, escriu «No disponible» o «0» segons correspongui; una cel·la buida s'anuncia com a «en blanc» sense explicar per què.
• Comentaris i notes: Excel 365 llegeix les notes amb lector de pantalla, però no totes les versions ni tots els lectors; la informació essencial ha de ser a les cel·les.
• Validació de dades: fes servir missatges d'entrada i d'error (Dades > Validació de dades) amb text explicatiu; s'anuncien en entrar a la cel·la.
• Enllaços amb text descriptiu (Ctrl+K), igual que a Word.
• Color: no facis servir només l'emplenament vermell/verd per indicar l'estat (1.4.1 Ús del color). Afegeix una columna «Estat» amb text o fes servir icones del format condicional acompanyades de text. Comprova el contrast del text i de l'emplenament.

Gràfics

Els gràfics d'Excel són objectes que el lector de pantalla identifica com a «Gràfic» amb el seu títol i, en versions recents, amb un text alternatiu. Per fer-los accessibles:

1. Posa títol al gràfic i als eixos, i una llegenda clara.
2. Botó dret > Mostra el text alternatiu: resumeix la tendència o la dada clau («Els ingressos creixen d'1,1 a 1,6 milions entre el 2021 i el 2025, amb una caiguda el 2023»). No repeteixis el títol.
3. Assegura't que la taula de dades que alimenta el gràfic és al mateix full o en un full referenciat; és l'alternativa real per a qui no veu el gràfic. Opcionalment, activa «Taula de dades» als elements del gràfic.
4. Sèries distingibles sense color: fes servir trames o marcadors diferents i etiquetes de dades. Dues línies blava i taronja són indistingibles per a moltes persones amb daltonisme si no tenen marcadors diferents.
5. Comprova el contrast de les sèries respecte al fons (1.4.11 Contrast no textual: 3:1).

El comprovador d'accessibilitat d'Excel

Revisa > Comprova l'accessibilitat detecta: objectes sense text alternatiu (gràfics, imatges, formes), noms de full per defecte, cel·les combinades, taules sense fila de capçalera, fulls buits, text amb contrast insuficient i enllaços sense text descriptiu. No detecta files buides dins d'una taula, cel·les buides significatives ni la dependència del color.

Publicar i exportar

• Per a dades obertes publica també CSV (una taula per fitxer, primera fila de capçaleres, UTF-8); és el format més interoperable i la màquina el llegeix sense problemes.
• Si exportes a PDF, Excel genera un PDF etiquetat pobre (taules sovint sense TH). És preferible publicar el full .xlsx i, si cal un PDF, revisar a Acrobat l'estructura de la taula.
• Els fulls amb macros o formularis han de tenir controls amb nom accessible (Propietats > Caption) i accessibles amb el teclat.
• Protegeix les cel·les de fórmules si has de distribuir una plantilla, però no bloquegis la navegació per tot el full.

Resum

• Els fulls es llegeixen cel·la a cel·la: el lector necessita saber quina fila i quina columna són capçalera, i això s'aconsegueix amb Taules (Insereix > Taula) amb fila de capçalera.
• Posa nom als fulls, una taula per full des d'A1, sense cel·les combinades ni files buides dins de la taula.
• Formats numèrics reals, capçaleres úniques, sense informació només en color ni només en comentaris.
• Gràfics amb títol, eixos, un alt que resumeix el missatge, marcadors i etiquetes de dades, i la taula de dades disponible.
• Fes servir el comprovador d'accessibilitat i publica el CSV al costat del llibre; revisa el PDF si l'exportes.