Formularios, encuestas e inscripciones con herramientas cotidianas

Inscribirse en un curso, apuntarse a una jornada, responder una encuesta de satisfacción o pedir cita en una actividad: cada vez más trámites cotidianos se hacen con formularios que no programa nadie, sino que monta en diez minutos una persona de comunicación, de recursos humanos o de un servicio municipal con Google Forms, Microsoft Forms o la herramienta de formularios de su gestor de contenidos. En el curso de diseño de interfaces viste cómo diseñar formularios accesibles; aquí aprenderás a aplicarlo con estas herramientas, que hacen accesible la parte técnica (los campos, el teclado, las etiquetas) pero dejan en tus manos lo que más falla: lo que preguntas y cómo lo preguntas.

Qué resuelve la herramienta y qué te toca a ti

Las herramientas de formularios más usadas generan campos con etiqueta asociada, se pueden recorrer con teclado y funcionan con lectores de pantalla, aunque conviene probarlas porque cada versión cambia. Lo que ninguna herramienta puede hacer por ti:

• Escribir un título y una descripción que digan para qué es el formulario, cuánto se tarda y qué datos o documentos hay que tener a mano.
• Redactar preguntas claras, con su instrucción antes de la respuesta (3.3.2 Etiquetas o instrucciones).
• Elegir el tipo de pregunta adecuado para cada dato.
• Escribir mensajes de error que expliquen cómo corregir (3.3.1 Identificación de errores y 3.3.3 Sugerencias ante errores).
• No pedir datos innecesarios ni repetidos (3.3.7 Entrada redundante), algo que además exige el principio de minimización de datos del RGPD.
• Ofrecer otra vía de inscripción a quien no pueda o no sepa usar el formulario.

Preguntas claras

• Una pregunta, un dato. «Nombre y apellidos» como un solo campo está bien; «Nombre, DNI y teléfono» en un solo campo de texto obliga a adivinar el formato y genera errores.
• La instrucción va en la pregunta o en su descripción, no en una imagen ni solo en el texto de ejemplo dentro del campo: ese texto desaparece al escribir. En Google Forms, la descripción de cada pregunta se activa en el menú de tres puntos de la pregunta.
• Formato explicado: «Fecha de nacimiento (día/mes/año, por ejemplo 07/03/1985)».
• Obligatorio indicado en texto. Google Forms y Microsoft Forms marcan las preguntas obligatorias con un asterisco; Google Forms añade al principio la frase «Indica que la pregunta es obligatoria». Si tu herramienta solo usa color, añade «(obligatorio)» en la pregunta (1.4.1 Uso del color).
• Lenguaje claro: «¿Necesitas plaza de aparcamiento reservada?» mejor que «Indique si requiere reserva de plaza PMR». Las siglas, explicadas.

Elegir bien el tipo de pregunta

Necesitas…	Usa	Evita
Una opción entre pocas (2-7)	Opción múltiple (botones de opción)	Un desplegable que esconde las opciones
Una opción entre muchas (provincias, países)	Desplegable o respuesta corta con validación	Cincuenta botones de opción seguidos
Varias opciones a la vez	Casillas de verificación, con «Marca todas las que correspondan»	Varias preguntas de sí o no encadenadas
Valorar varias cosas con la misma escala	Una pregunta de escala por cada aspecto, con los extremos etiquetados	Cuadrículas grandes, difíciles de recorrer con lector de pantalla y en el móvil
Una valoración	Escala lineal con etiquetas: «1 = nada satisfecho, 5 = muy satisfecho»	Escalas de números o de caras sin texto

Organiza los formularios largos en secciones con título («Datos de contacto», «Necesidades de accesibilidad», «Autorización») y, si la herramienta lo permite, activa la barra de progreso. No dependas de imágenes para formular la pregunta: si añades una, que la pregunta se entienda sin ella y, si la herramienta permite texto alternativo, escríbelo.

Validación, errores y confirmación

• Valida solo lo necesario y explica el formato antes. Google Forms permite añadir una validación de respuesta en las preguntas de respuesta corta y escribir un texto de error personalizado: aprovéchalo. «Escribe un correo electrónico válido, por ejemplo nombre@dominio.es» ayuda; «Entrada no válida» no.
• Mensaje de confirmación útil: qué pasa ahora, cuándo recibirá respuesta y a quién acudir si tiene dudas. Ambas herramientas permiten personalizarlo.
• Copia de las respuestas por correo si la herramienta lo permite: sirve de justificante y de recordatorio.

Pregunta por la accesibilidad y ofrece otra vía

En un formulario de inscripción a una actividad o un evento, incluye una pregunta abierta y opcional: «¿Necesitas algún ajuste para participar? Por ejemplo, intérprete de lengua de signos, subtitulado, material en lectura fácil o accesibilidad física». Es la forma más sencilla de conocer las necesidades con tiempo, y conecta con lo que viste en la lección de presentaciones y reuniones.

Y ofrece siempre una alternativa: un teléfono o un correo para inscribirse, con su horario. Un formulario en línea como única vía deja fuera a personas que no lo pueden usar por la tecnología, por el idioma o por falta de competencias digitales.

Insertar el formulario en la web

Si el formulario se incrusta en una página con un <iframe>, ese marco necesita un título que diga qué contiene; si no lo tiene, el lector de pantalla anuncia un marco sin nombre o el nombre del archivo. Normalmente lo hace el equipo web, pero en muchos gestores de contenidos lo pegas tú:

<!-- Incorrecto: marco sin título -->
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/e/.../viewform?embedded=true"></iframe>

<!-- Correcto: el título describe el contenido del marco -->
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/e/.../viewform?embedded=true"
        title="Formulario de inscripción en las Jornadas de Accesibilidad Digital"></iframe>

Añade también, junto al marco, un enlace para abrir el formulario en una página propia: en el móvil y con ampliación se usa mucho mejor que dentro de un marco pequeño. Y no publiques el formulario como un PDF para imprimir, rellenar a mano y escanear como única vía: eso no es un formulario accesible, es un trámite en papel con otro nombre.

Resumen

• Google Forms, Microsoft Forms y similares resuelven la parte técnica; el contenido del formulario es responsabilidad de quien lo crea.
• Una pregunta por dato, instrucciones y formatos antes de responder, obligatorios marcados en texto y lenguaje claro.
• Opción múltiple para pocas opciones, desplegable para muchas, escalas etiquetadas y nada de cuadrículas grandes ni límites de tiempo innecesarios.
• Mensajes de error con la corrección, confirmación útil, pregunta sobre necesidades de accesibilidad y una vía alternativa de inscripción.
• Si se incrusta en la web, el <iframe> lleva un title descriptivo y un enlace para abrirlo aparte.