Documentos de oficina básicos accesibles: estilos, listas, tablas y alt

Cada día se publican en webs y se envían por correo miles de documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones. La EN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva) dedica su capítulo 10 a los «documentos no web» y les exige, en esencia, lo mismo que a las páginas: estructura, alternativas textuales, contraste, idioma. La buena noticia es que las herramientas de oficina actuales ya incluyen todo lo necesario; solo hay que usarlo. Esta lección explica las cinco cosas que hacen accesible un documento básico y cómo comprobarlas en Word, Google Docs, LibreOffice y, de forma introductoria, en hojas de cálculo y presentaciones.

1. Estilos para la estructura

Un título es un título solo si usa el estilo «Título 1», «Título 2», etc. En grande y en negrita, para el lector de pantalla es un párrafo más. Los estilos además generan la tabla de contenido y, al exportar a PDF, las etiquetas y los marcadores.

• En Word: Inicio > Estilos. Puedes cambiar el aspecto de cada estilo (clic derecho > Modificar) para que coincida con la identidad corporativa; lo importante es usarlos.
• En Google Docs: menú de estilos de párrafo (donde dice «Texto normal»).
• En LibreOffice Writer: panel de estilos (F11).

Reglas: un solo Título 1 (el título del documento), sin saltar niveles, sin títulos vacíos, y nada de líneas en blanco para separar: usa el espaciado del estilo de párrafo. Los saltos de página se insertan con la herramienta de salto de página, no pulsando Intro veinte veces.

2. Listas reales

Usa los botones de viñetas y numeración. Escribir «1.» o «-» a mano produce párrafos sueltos, y el lector de pantalla no puede anunciar «lista de 5 elementos». Las listas multinivel se hacen con la herramienta de aumentar sangría.

3. Tablas solo para datos y con encabezados

• Las tablas son para datos tabulares, nunca para maquetar (colocar texto en columnas, alinear una imagen con un texto). Para columnas, usa Formato > Columnas.
• Marca la primera fila como fila de encabezado: en Word, Propiedades de tabla > Fila > «Repetir como fila de encabezado en cada página», y en Herramientas de tabla, la casilla «Fila de encabezado». Así el lector de pantalla asocia cada celda con su encabezado.
• Evita celdas combinadas, tablas anidadas y celdas vacías; una tabla sencilla es una tabla accesible.
• Añade un título o descripción a la tabla (Propiedades de tabla > Texto alternativo).

4. Texto alternativo en imágenes y objetos

Igual que en la web: cada imagen, gráfico, forma o SmartArt informativo necesita texto alternativo, y los decorativos se marcan como tales.

• Word y PowerPoint: clic derecho > «Ver texto alternativo» (o «Editar texto alternativo»). Hay una casilla «Marcar como decorativo». Desconfía del alt generado automáticamente («Una imagen que contiene texto, exterior»): reescríbelo.
• Google Docs: clic derecho > «Texto alternativo».
• LibreOffice: clic derecho > Propiedades > Opciones > Texto alternativo y Descripción.
• Las imágenes deben estar «en línea con el texto», no flotantes con ajuste de texto, para que el orden de lectura sea predecible. Los cuadros de texto flotantes son un problema similar: evítalos.

5. Metadatos, idioma y enlaces

• Título del documento en las propiedades (Archivo > Información en Word): es lo que se mostrará como título del PDF y lo primero que oye el lector de pantalla.
• Idioma del documento correcto (Revisar > Idioma). Si pegas texto desde otro idioma, comprueba que no queda marcado en inglés.
• Enlaces con texto descriptivo (Insertar > Vínculo, con «Texto para mostrar»), no URL pegadas.
• Tipografía de 11-12 puntos mínimo, sans serif, alineada a la izquierda, con contraste suficiente; no uses el color como único medio de resaltar.

El comprobador de accesibilidad y la exportación a PDF

Word, Excel y PowerPoint incluyen un comprobador: Revisar > Comprobar accesibilidad. Señala imágenes sin alt, tablas sin encabezado, contraste insuficiente y objetos flotantes, y explica cómo corregirlos. Google Docs necesita complementos; LibreOffice tiene el suyo en Herramientas > Comprobación de accesibilidad. Pásalo siempre antes de distribuir.

Al exportar a PDF, activa las etiquetas de estructura:

• Word: Archivo > Guardar como > PDF > Opciones > «Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad» y «Propiedades del documento». No uses «Imprimir a PDF»: pierde toda la estructura.
• LibreOffice: Archivo > Exportar como PDF > «PDF universal (PDF/UA)» o al menos «PDF con etiquetas».
• Google Docs: Archivo > Descargar > PDF puede generar etiquetas básicas según la versión, pero conviene comprobarlas; para documentos exigentes, pásalo por Word o LibreOffice.

El PDF accesible en profundidad (PDF/UA, validación con PAC) se trata en el nivel de especialista; con un documento de origen bien hecho, la mayor parte del trabajo está resuelta antes de exportar.

Hojas de cálculo y presentaciones: lo básico

• Excel y Google Sheets: una tabla por hoja desde A1, encabezados en la primera fila (mejor como «Tabla»), nombres de hoja descriptivos, sin celdas combinadas ni vacías, alt en gráficos y colores que no sean el único indicador.
• PowerPoint y Google Slides: diseños de diapositiva (no cuadros de texto sueltos), un título por diapositiva, alt en imágenes, letra de 24 puntos o más, orden de lectura revisado y vídeos subtitulados. Las presentaciones, y cómo usarlas en reuniones, se amplían en la lección «Presentaciones y reuniones del día a día».

Resumen

• La EN 301 549 (cap. 10) exige a los documentos lo mismo que a las webs: estructura, alternativas, contraste, idioma.
• Estructura con estilos de título (sin saltos de nivel), listas con la herramienta de listas, nada de líneas en blanco ni cuadros de texto flotantes.
• Tablas solo para datos, con fila de encabezado marcada y sin celdas combinadas; imágenes en línea con alt o marcadas como decorativas.
• Título e idioma en las propiedades, enlaces descriptivos, tipografía legible; pasa el comprobador de accesibilidad.
• Exporta a PDF con etiquetas de estructura (nunca «imprimir a PDF») y corrige siempre el documento de origen, no el PDF.