Presentaciones y reuniones del día a día

Una presentación tiene dos vidas: la que proyectas mientras hablas y la que envías o publicas después. Y una reunión, presencial o por videollamada, es hoy tan habitual como un correo. En la lección de documentos de oficina viste lo básico de las diapositivas; esta lección lo amplía con lo que más falla en el día a día: cómo construir diapositivas que funcionen proyectadas y compartidas, cómo presentar para que te siga todo el mundo y cómo preparar una reunión en línea accesible. El tratamiento avanzado de PowerPoint y de los eventos híbridos con subtitulado profesional queda para el nivel 6.

Diapositivas que funcionan proyectadas y compartidas

Construcción

• Usa los diseños de diapositiva (Título y contenido, Dos contenidos…) y escribe en sus marcadores. Un cuadro de texto añadido a mano no tiene función de título ni de contenido, y el lector de pantalla puede leerlo fuera de orden.
• Un título único por diapositiva, aunque sea parecido al anterior («Resultados 2025 (1 de 2)», «Resultados 2025 (2 de 2)»). Es lo que permite navegar por la presentación y lo que el comprobador de accesibilidad señala cuando falta o se repite. Si no quieres que se vea, no lo borres: sácalo de la zona visible o, mejor, replantéate el diseño.
• Orden de lectura revisado. En PowerPoint, Revisar > Comprobar accesibilidad muestra los problemas, y en las versiones recientes de Microsoft 365 hay un panel de orden de lectura. En el Panel de selección (Inicio > Organizar > Panel de selección) el orden va de abajo arriba: el objeto que aparece al final de la lista es el primero que se lee.
• Alt en imágenes, gráficos y SmartArt, y decorativas marcadas como tales, igual que en Word. En un gráfico, el alt resume la conclusión («Las solicitudes crecieron un 30 % entre enero y marzo») y los datos van en una tabla o en las notas.
• Vídeos con subtítulos (lo viste en el curso de multimedia) y sin reproducción automática con sonido.

Legibilidad en sala

Un proyector reduce el contraste, la sala puede tener luz natural y la última fila está lejos. Por eso las cifras que viste en el curso de color son el mínimo, no el objetivo:

• Texto de 24 puntos o más (títulos de 36 o más), tipografía sin serifa, alineado a la izquierda.
• Contraste alto: busca bastante más de 4,5:1, y prueba la plantilla en el proyector real o, al menos, con el brillo del portátil bajado.
• Pocas ideas por diapositiva: si necesitas más de seis líneas, divide.
• Nada de texto sobre fotografías sin una capa de fondo sólida.
• Transiciones y animaciones sobrias; nada que parpadee (2.3.1) ni que se mueva sin motivo.

Presentar para que te siga todo el mundo

La accesibilidad de una presentación depende tanto de cómo hablas como de lo que proyectas:

• Verbaliza lo que se ve. Nada de «como veis aquí» o «este dato es muy llamativo»: di «el gráfico muestra que las solicitudes subieron un 30 % en marzo». Es lo que permite seguirte a una persona ciega, a quien está lejos de la pantalla o conectada por teléfono.
• Lee en voz alta las citas, las direcciones y las URL que proyectes, y repite en voz alta las preguntas del público antes de responder.
• Habla al micrófono y no le des la espalda al público: hay personas que se apoyan en la lectura labial.
• Ritmo: deja unos segundos en cada diapositiva antes de hablar de otra cosa, para que dé tiempo a leerla o a mirar al intérprete.
• Subtítulos en directo: PowerPoint para Microsoft 365 puede mostrar subtítulos automáticos mientras presentas (en la pestaña Presentación con diapositivas, configuración de subtítulos). Son útiles como apoyo, aunque no sustituyen a un subtitulado profesional en un acto público.
• Comparte el material antes, en formato accesible: el archivo de la presentación o un PDF etiquetado, con un enlace en la convocatoria. Permite seguir la sesión con el lector de pantalla o con la ampliación de su propio equipo.

Reuniones en línea accesibles

Teams, Google Meet, Zoom y las plataformas habituales ofrecen subtítulos automáticos en directo, transcripción y chat. Sirven de mucho si quien organiza los prepara y los anuncia. La infografía resume el proceso en cinco momentos:

Infografía · Proceso

Una reunión en línea accesible en cinco pasos

Lo que hace quien organiza antes, al empezar, durante y después de la reunión.

1. 1Paso 1: Convocatoria completaFecha, hora y zona horaria, enlace, acceso por teléfono y orden del día, en texto
2. 2Paso 2: Necesidades y materialPregunta con tiempo por intérprete o subtitulado y envía antes la presentación
3. 3Paso 3: Al empezarExplica subtítulos, chat y cómo pedir la palabra; fija el vídeo del intérprete
4. 4Paso 4: Durante la reuniónNombre antes de hablar, turnos, chat leído en voz alta y pantalla descrita
5. 5Paso 5: DespuésResumen escrito con acuerdos, presentación y grabación con subtítulos revisados

Leer la infografía como texto

Proceso de cinco pasos para organizar una reunión en línea accesible. Paso 1, convocatoria completa: fecha, hora con zona horaria, duración, enlace, acceso por teléfono y orden del día, todo en texto. Paso 2, necesidades y material: preguntar con tiempo si alguien necesita intérprete de lengua de signos, subtitulado u otro ajuste, y enviar la presentación antes en formato accesible. Paso 3, al empezar: explicar cómo activar los subtítulos, dónde está el chat y cómo pedir la palabra, y fijar el vídeo del intérprete. Paso 4, durante: decir el nombre antes de hablar, hablar por turnos, leer el chat en voz alta y describir lo que se comparte. Paso 5, después: enviar un resumen escrito con acuerdos, la presentación y la grabación subtitulada.

Antes

• Convocatoria completa en texto: fecha, hora (con zona horaria si hay participantes de fuera), duración, enlace, cómo unirse por teléfono si existe y orden del día.
• Pregunta por las necesidades: «¿Necesitas algún ajuste para participar (intérprete de lengua de signos, subtitulado, material previo)?». Hazlo en la convocatoria o en el formulario de inscripción, y con tiempo: un intérprete no se consigue en dos horas.
• Envía el material con antelación, como hemos visto.

Al empezar

• Recuerda cómo activar los subtítulos y dónde está el chat, y explica cómo pedir la palabra (levantar la mano en la plataforma, escribir en el chat).
• Si hay intérprete de lengua de signos, pídele a la plataforma que fije o destaque su vídeo para que se vea en todo momento; varias plataformas lo permiten.
• Si vas a grabar, avísalo.

Durante

• Cada persona dice su nombre antes de hablar («Soy Ana, de Contratación…») en reuniones con muchos participantes. El lector de pantalla no indica quién habla, y los subtítulos automáticos tampoco siempre.
• Una persona habla cada vez; la moderación lo hace cumplir.
• Cámara encendida para quien habla, si puede, y con la cara bien iluminada.
• Lee en voz alta las preguntas del chat y describe lo que compartes en pantalla. Al compartir, amplía el documento: la letra de un Excel a tamaño normal no se lee en una ventana de videollamada.

Después

• Envía un resumen con acuerdos y tareas en texto, con la presentación y, si se grabó, el enlace a la grabación con subtítulos revisados y la transcripción.

Resumen

• Diapositivas con diseños y marcadores, un título único por diapositiva, orden de lectura revisado (en el Panel de selección, de abajo arriba) y alt en imágenes y gráficos.
• En sala: 24 puntos o más, contraste muy por encima de 4,5:1, pocas ideas por diapositiva, sin texto sobre fotos ni animaciones que parpadeen.
• Al presentar: verbaliza lo que se ve, lee citas y URL, repite las preguntas, habla al micrófono y deja tiempo para leer.
• Comparte el material antes y después en formato accesible, con las notas del orador.
• Reuniones en línea: convocatoria completa, pregunta por necesidades, subtítulos y chat explicados, turnos con nombre, intérprete visible y resumen escrito al final.