Què exigeix la normativa a un PDF i quan triar un altre format

Abans d'obrir Word o Acrobat convé respondre dues preguntes: quins requisits legals i tècnics ha de complir aquest PDF i si el PDF és, de debò, el format adequat per a aquest contingut. A la lliçó anterior vas veure quins elements tècnics fan accessible un PDF; aquí veuràs com encaixen amb l'EN 301 549 (PDF, s'obre en una finestra nova), el RD 1112/2018 (PDF, s'obre en una finestra nova) i la Llei 11/2023 (PDF, s'obre en una finestra nova), quins matisos té aplicar les WCAG a un document i amb quins criteris decidir entre PDF, HTML o tots dos.

Tres capes de requisits que no convé barrejar

Quan algú diu «el PDF ha de ser accessible», pot estar parlant de tres coses diferents que es recolzen les unes en les altres:

1. L'obligació legal: el RD 1112/2018 (que transposa la Directiva (UE) 2016/2102 (PDF, s'obre en una finestra nova)) per al sector públic, i la Llei 11/2023 (que transposa la Directiva (UE) 2019/882 (PDF, s'obre en una finestra nova)) per a determinats productes i serveis del sector privat. La llei diu qui ha de complir i quins continguts estan coberts.
2. La norma tècnica de referència: l'EN 301 549 v3.2.1, el capítol 10 de la qual recull els requisits per a documents no web. És la vara de mesurar en auditories, declaracions d'accessibilitat i plecs.
3. La norma de format: PDF/UA (ISO 14289), que diu com s'ha de construir el fitxer perquè les tecnologies de suport el puguin fer servir. És el mitjà tècnic més fiable per complir el capítol 10 en un PDF, però la llei no la cita directament.

El capítol 10 de l'EN 301 549 aplicat al PDF

El capítol 10 reprodueix els criteris de conformitat de les WCAG adaptats a documents que no són pàgines web. Per interpretar-los, el W3C publica la nota WCAG2ICT, que explica com llegir cada criteri quan el «contingut» és un document o un programari. Tres matisos que tot especialista en PDF ha de tenir presents:

La base són les WCAG 2.1, no les 2.2

L'EN 301 549 v3.2.1 es va publicar el 2021 i pren com a base les WCAG 2.1. Els criteris afegits per les WCAG 2.2, com el 2.4.11 Focus no ocult (mínim), el 2.5.8 Mida de l'objectiu (mínim), el 3.3.7 Entrada redundant o el 3.3.8 Autenticació accessible (mínim), no formen part del capítol 10 d'aquesta versió. Aplicar-los és una bona pràctica (un formulari PDF que obliga a repetir les mateixes dades en tres pàgines és igual de frustrant), però en un informe de conformitat cal distingir el que s'exigeix del que es recomana.

Criteris sense requisit per a documents

Alguns criteris WCAG parlen de «conjunts de pàgines web» o de blocs que es repeteixen entre pàgines. En traslladar-los a un document aïllat no tenen un equivalent directe, i l'EN 301 549 els deixa sense requisit (al text de la norma apareixen com a Void, buits) al capítol 10:

Que la norma no els exigeixi no vol dir que no aportin res: els marcadors continuen sent una tècnica WCAG documentada (PDF2) i una ajuda enorme en un document de 80 pàgines.

Criteris que el format posa difícils

Un PDF és un format de maquetació fixa. L'1.4.10 Reajustament dels elements i l'1.4.12 Espaiat del text depenen que el visor pugui redistribuir el text, cosa que només funciona raonablement si el document està ben etiquetat; l'1.4.4 Canvi de mida del text es resol amb el zoom, però obliga a desplaçar-se en horitzontal. Llegeix les notes de l'EN 301 549 sobre aquests criteris abans de donar un veredicte. A la pràctica, quan el públic llegirà sobretot al mòbil, aquest és un dels arguments més sòlids a favor d'oferir el contingut en HTML.

Sector públic: quins documents estan coberts

El RD 1112/2018 s'aplica als llocs web i a les aplicacions del sector públic, i els documents publicats en aquests llocs formen part del contingut que ha de ser accessible. La Directiva (UE) 2016/2102 exclou els formats de fitxer ofimàtics publicats abans del 23 de setembre de 2018, tret que siguin necessaris per a processos administratius actius; el reial decret (art. 3.4) recull la mateixa exclusió per als publicats abans de la seva entrada en vigor, el 20 de setembre de 2018, tret que siguin necessaris per a tasques administratives actives. A més:

• La declaració d'accessibilitat ha d'identificar els continguts no accessibles, inclosos els PDF, i les alternatives disponibles.
• El mecanisme de comunicació permet a qualsevol persona demanar la informació en un format accessible; l'administració ha de poder respondre.
• La càrrega desproporcionada es pot invocar per a continguts concrets, però s'ha de justificar i declarar; no serveix com a exempció general de «tots els PDF antics».

Sector privat: la Llei 11/2023

La Llei 11/2023 no regula «els PDF», sinó serveis concrets: comerç electrònic, serveis bancaris per a consumidors, transport de viatgers, comunicacions electròniques, llibres electrònics, entre d'altres. Però molts d'aquests serveis es presten amb documents: contractes i condicions generals, extractes i rebuts bancaris, bitllets electrònics, factures o confirmacions de comanda. Quan aquests documents formen part del servei cobert, la informació que contenen ha de ser perceptible, operable i comprensible per a la persona usuària. En els serveis bancaris, la Directiva demana, a més, que la informació sigui comprensible sense superar el nivell B2 del Marc europeu comú de referència per a les llengües.

PDF, HTML o tots dos?

La pregunta més rendible de tot el curs és aquesta: cal que aquest contingut sigui un PDF? El PDF té avantatges reals (impressió fidel, signatura electrònica, arxiu), però l'HTML s'adapta a qualsevol pantalla, el interpreten millor les tecnologies de suport i s'actualitza sense regenerar fitxers.

Un patró que funciona en administracions i empreses és «HTML primer, PDF com a baixada»: el contingut principal es publica com a pàgina web i el PDF s'ofereix per a qui el vulgui imprimir o arxivar. El BOE n'és un bon exemple: cada disposició es pot llegir en HTML i s'ofereix, a més, el PDF de la publicació oficial. Si ofereixes dues versions, totes dues han d'estar sincronitzades: una versió HTML desactualitzada no és una alternativa equivalent. Les mateixes WCAG admeten una «versió alternativa conforme», però exigeixen que ofereixi la mateixa informació i funcionalitat i que s'hi pugui arribar de manera accessible.

El cas dels formularis

Un tràmit a la seu electrònica amb un formulari HTML ben construït és gairebé sempre més accessible que un PDF emplenable: valida les dades al moment i evita baixar, emplenar, desar i tornar a pujar un fitxer. Reserva el PDF emplenable per a casos justificats (ús sense connexió, impresos normalitzats) i, si el mantens, fes-lo accessible com veuràs a la lliçó de remeiament a Acrobat Pro.

El cas de l'arxiu

Per a la conservació a llarg termini es fa servir PDF/A. Els nivells de conformitat «a» de PDF/A-1, PDF/A-2 i PDF/A-3 exigeixen un document etiquetat i text amb mapa Unicode; els nivells «b», no. Si la teva organització arxiva en PDF/A-2b, el document pot ser perfectament vàlid per a l'arxiu i completament inaccessible. PDF/A i PDF/UA són compatibles: un mateix fitxer pot declarar totes dues conformitats.

Resum

• Distingeix tres capes: la llei (RD 1112/2018, Llei 11/2023), la norma tècnica (EN 301 549 cap. 10) i la norma de format (PDF/UA).
• L'EN 301 549 v3.2.1 es basa en les WCAG 2.1; els criteris nous de les WCAG 2.2 són bona pràctica en PDF, no requisit d'aquesta versió.
• El 2.4.1, el 2.4.5, el 3.2.3 i el 3.2.4 queden sense requisit per a documents, però els marcadors, els índexs i la coherència continuen aportant.
• Els documents ofimàtics anteriors al setembre de 2018 només queden exclosos si no són necessaris per a processos administratius actius.
• Pregunta't sempre si el contingut ha de ser un PDF: «HTML primer, PDF com a baixada» i tràmits a la seu en lloc de formularis PDF.