Crear PDF accessibles des de Word, LibreOffice i InDesign

La manera més barata de tenir un PDF accessible és generar-lo bé des de l'origen. Remeiar a Acrobat un document de 80 pàgines costa hores; exportar-lo correctament des d'un Word ben estructurat costa un minut. Aquesta lliçó recorre els tres entorns més habituals a Espanya (Microsoft Word, LibreOffice Writer i Adobe InDesign) amb els ajustos concrets que marquen la diferència entre un PDF etiquetat i una imatge amb text.

Principi general: l'estructura s'hereta del document d'origen

L'exportador a PDF tradueix l'estructura del document d'origen a etiquetes PDF. Si a Word els títols s'han fet amb text en negreta i mida 16, el PDF tindrà paràgrafs P en negreta, no H2. Si una taula s'ha «dibuixat» amb tabuladors, el PDF no tindrà Table. Per tant, el 80 % de la feina és la mateixa que al curs de documents ofimàtics: estils de títol, llistes reals, taules amb fila de capçalera, text alternatiu a les imatges, idioma del text i títol a les propietats.

Microsoft Word (Windows i macOS)

Abans d'exportar

1. Aplica els estils Títol 1, Títol 2, Títol 3 sense saltar nivells. A Word, l'estil «Títol» (el del nom del document) s'exporta com a Title, no com a H1; en documents llargs és habitual fer servir el Títol 1 per al nom del document o bé per als capítols, però sigues coherent.
2. Comprova a Revisa > Comprova l'accessibilitat que no queden imatges sense text alternatiu, taules sense fila de capçalera ni text amb contrast insuficient. A les imatges decoratives marca la casella «Marca com a decoratiu»: s'exportarà com a artefacte.
3. A Fitxer > Informació > Propietats emplena el Títol. Si el deixes buit, el PDF tindrà com a títol el nom del fitxer.
4. Marca la fila de capçalera de cada taula a Disseny de taula > Fila de capçalera i, a Propietats de la taula, «Repeteix com a fila de capçalera». Evita les cel·les combinades.
5. Revisa l'idioma: Revisa > Idioma > Defineix l'idioma de correcció. Els fragments en un altre idioma es marquen seleccionant-los i canviant-ne l'idioma.

Exportar

A Windows: Fitxer > Desa com a > PDF > Opcions. Activa «Etiquetes d'estructura del document per a l'accessibilitat» i «Crea marcadors amb: Títols». Deixa marcada «Propietats del document». Opcionalment activa «Compatible amb PDF/A» només si ho exigeix l'arxiu; PDF/A i PDF/UA són compatibles, però PDF/A-1 impedeix algunes coses (transparències) sense aportar accessibilitat. A Word per a macOS l'opció equivalent és a Fitxer > Desa com a > Format PDF > «Millor per a la distribució electrònica i l'accessibilitat»; l'opció «Millor per imprimir» genera un PDF sense etiquetes.

Les versions recents de Microsoft 365 generen una estructura raonable: encapçalaments, llistes, taules amb TH, figures amb alt, enllaços i marcadors. Continuen generant problemes els quadres de text i les formes flotants (ordre de lectura imprevisible) i les notes al peu (de vegades fora d'ordre); en canvi, les capçaleres i els peus de pàgina s'exporten com a artefactes i els índexs automàtics solen sortir ben etiquetats com a TOC.

LibreOffice Writer

LibreOffice té un dels exportadors més complets i és gratuït, cosa que el converteix en una bona opció per a les administracions. El flux:

1. Estructura amb els estils Títol 1…, llistes amb els estils de llista, taules amb «Repeteix les files d'encapçalament» (Propietats de la taula > Flux del text).
2. Text alternatiu a les imatges: Propietats > Opcions > Text alternatiu; a les versions recents hi ha la casella «Decoratiu».
3. Fitxer > Propietats > Descripció > Títol i, a Eines > Opcions > Paràmetres de la llengua, l'idioma del document.
4. Fitxer > Exporta com a > Exporta a PDF. A la pestanya General activa «Accessibilitat universal (PDF/UA)»: això força l'exportació etiquetada, incrusta les fonts, escriu l'identificador PDF/UA i avisa de problemes (imatges sense alt, títols buits) abans d'exportar. Si no la fas servir, activa com a mínim «PDF etiquetat (afegeix l'estructura del document)». A la pestanya Interfície d'usuari marca «Mostra el títol del document». A la pestanya General activa també «Exporta els esquemes» perquè els títols es converteixin en marcadors.

LibreOffice inclou, a més, un Comprovador d'accessibilitat propi (Eines > Comprovació de l'accessibilitat) que assenyala text sense idioma, imatges sense alt, salts de nivell de títol i text formatat com a títol sense estil.

Adobe InDesign

InDesign és el cas més complex perquè el disseny editorial sol prioritzar la composició visual. Les claus:

• Etiquetatge dels estils de paràgraf: a cada estil, Opcions d'estil de paràgraf > Etiquetatge d'exportació > PDF: assigna H1, H2, H3, P o Artefacte. Els folis, els títols corrents i els números de pàgina es defineixen com a artefacte. Sense aquest mapatge tot sortirà com a P.
• Llistes: fes servir llistes numerades o amb vinyetes reals a l'estil, no caràcters teclejats; s'exporten com a L/LI.
• Taules: defineix files de capçalera a Opcions de taula > Files de capçalera i de peu, i fes servir estils de cel·la; InDesign hi exporta TH.
• Text alternatiu: a cada imatge, Objecte > Opcions d'exportació d'objectes > Text alternatiu (es pot prendre de les metadades XMP de la imatge o escriure a mà). A la pestanya PDF etiquetat es pot marcar Artefacte per a les decoratives.
• Ordre de lectura: el tauler Articles (Finestra > Articles) permet arrossegar els marcs en l'ordre lògic i marcar «Utilitza per a l'ordre de lectura en PDF etiquetat». És la manera fiable de controlar l'ordre en maquetacions a diverses columnes amb requadres i peus de foto. L'alternativa és l'ordre al tauler Capes o l'ordre d'enllaç de marcs (threading).
• Títol i idioma: Fitxer > Informació del fitxer > Títol; idioma a l'estil de caràcter o de paràgraf (Formats de caràcter avançats > Idioma).
• Marcadors: genera una taula de continguts (Maquetació > Taula de continguts) amb la casella «Crea marcadors PDF»; s'exporta com a TOC amb marcadors.

En exportar, tria Adobe PDF (Impressió) o (Interactiu) i activa «Crea un PDF etiquetat»; a Interactiu activa també «Utilitza l'estructura per a l'ordre de tabulació» si hi ha formularis o enllaços. Després revisa a Acrobat: el PDF d'InDesign sol necessitar retocs (llistes imbricades, peus de foto, capçaleres de taula de diverses files).

Comprovar el resultat abans de publicar

Sigui quin sigui el programa d'origen, obre el PDF a Acrobat (o al visor de PAC) i comprova: que el tauler d'etiquetes existeix i mostra una jerarquia, que el títol apareix a la barra de la finestra, que hi ha marcadors i que les imatges tenen alt. Un document que supera aquesta revisió ràpida superarà la majoria dels punts del Matterhorn Protocol. El que no pot fer cap exportador és escriure alts útils, resumir taules complexes o corregir un document mal estructurat des del principi.

Resum

• El PDF hereta l'estructura del document d'origen: estils de títol, llistes, taules amb capçalera, alt, idioma i títol són el 80 % de la feina.
• No «imprimir» mai a PDF; fer servir sempre Desa com a/Exporta amb l'opció d'etiquetes.
• Word: «Etiquetes d'estructura del document» + «Crea marcadors amb Títols»; a macOS, «Millor per a la distribució electrònica i l'accessibilitat».
• LibreOffice: opció «Accessibilitat universal (PDF/UA)», exportar els esquemes i mostrar el títol del document.
• InDesign: Etiquetatge d'exportació als estils, Opcions d'exportació d'objectes, tauler Articles i «Crea un PDF etiquetat».