Obligaciones: declaración, mecanismo de comunicación, unidad responsable e informes

Cumplir el RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva) no consiste solo en tener una web accesible. La norma impone un conjunto de obligaciones organizativas y de transparencia que, en la práctica, son lo primero que comprueba cualquier auditoría o seguimiento: que exista una declaración de accesibilidad correcta, un mecanismo de comunicación que funcione, una unidad responsable identificada y un ciclo de revisión e informes. Esta lección las explica una a una con el detalle necesario para implantarlas o auditarlas.

El requisito de fondo: accesibilidad conforme a la EN 301 549

El RD exige que los sitios web y las aplicaciones móviles cumplan los requisitos de la norma UNE-EN 301549 (PDF, se abre en una ventana nueva) vigente, lo que equivale en la práctica a la EN 301 549 v3.2.1 (WCAG 2.1 nivel AA para contenido web, más los requisitos de otros capítulos que apliquen). Esta obligación se mantiene en el tiempo: cada contenido nuevo, cada rediseño, cada documento publicado debe seguir cumpliendo. Por eso el RD rodea el requisito técnico de obligaciones de gestión.

La declaración de accesibilidad

Cada sitio web y cada aplicación móvil debe contar con una declaración de accesibilidad detallada, exhaustiva y clara, publicada en formato accesible y conforme al modelo de la Decisión de Ejecución (UE) 2018/1523 (PDF, se abre en una ventana nueva). En España, la Administración General del Estado publica un modelo adaptado que la mayoría de entidades reutiliza. Su contenido obligatorio comprende:

• Situación de cumplimiento: plenamente conforme, parcialmente conforme o no conforme con el RD 1112/2018.
• Contenido no accesible, en tres bloques: incumplimientos del RD (con mención de los requisitos afectados), contenido sujeto a carga desproporcionada (con la justificación) y contenido fuera del ámbito de aplicación (con la exclusión que se invoca).
• Preparación de la declaración: fecha, método empleado (autoevaluación o evaluación por terceros) y fecha de la última revisión.
• Observaciones y datos de contacto: cómo hacer comunicaciones sobre requisitos de accesibilidad, solicitudes de información accesible y quejas, con enlaces al mecanismo.
• Procedimiento de aplicación: cómo presentar una reclamación si la respuesta no es satisfactoria, y ante quién.
• Contenido opcional: medidas que la entidad adopta para mejorar la accesibilidad, compatibilidad con navegadores y tecnologías de apoyo, atajos.

La declaración debe ser fácil de encontrar: el RD exige que se pueda acceder a ella desde todas las páginas del sitio mediante un enlace denominado «Accesibilidad» o equivalente (artículo 15), que en la práctica se coloca en el pie. En las aplicaciones móviles, la declaración puede estar en el sitio web de la entidad y enlazarse desde la ficha de la tienda de aplicaciones o desde la propia app. La declaración debe mantenerse actualizada (el RD exige hacerlo como mínimo una vez al año): cada revisión de accesibilidad, cada cambio relevante del sitio y cada modificación del contenido no accesible obliga a revisarla; una declaración que lleva años con la misma fecha es una señal de incumplimiento.

El mecanismo de comunicación

El RD obliga a cada entidad a ofrecer un mecanismo de comunicación, accesible y fácil de encontrar, que permita a cualquier persona:

1. Comunicar que el sitio o la app incumple requisitos de accesibilidad (por ejemplo, que un formulario no se puede rellenar con teclado).
2. Solicitar información accesible: pedir en formato accesible un contenido que está excluido o no es accesible, o informarse sobre el contenido excluido.
3. Presentar una queja sobre el cumplimiento del RD.

El mecanismo suele implementarse como un formulario electrónico en la sede o en el portal, pero el RD exige que las vías sean accesibles para quien las necesita: un formulario inaccesible para comunicar inaccesibilidad es un contrasentido que el seguimiento detecta.

Las solicitudes de información accesible y las quejas tienen plazo: el RD fija veinte días hábiles para responder (tras la STC 100/2019, de aplicación directa a la Administración General del Estado; las demás administraciones pueden fijar su propio plazo). Transcurrido ese plazo sin respuesta, o si la respuesta no es satisfactoria, la persona puede iniciar una reclamación, que se estudia en la lección 8, dedicada a quejas y reclamaciones.

La unidad responsable de accesibilidad

Cada entidad obligada debe designar una unidad responsable de accesibilidad (en la Administración General del Estado, al menos una por ministerio, y es habitual que otras administraciones la designen por consejería, diputación o ayuntamiento, o la compartan entre entidades pequeñas). La unidad responsable no tiene que ser quien corrige el código, sino quien garantiza el cumplimiento. Sus funciones principales son:

• Coordinar y promover la accesibilidad de los sitios y apps de su ámbito, y asesorar a los distintos servicios.
• Atender y responder las comunicaciones, solicitudes de información accesible y quejas, y resolver las reclamaciones.
• Realizar o impulsar las revisiones periódicas de accesibilidad y velar por que las declaraciones estén actualizadas.
• Elaborar informes: un informe anual sobre la atención de quejas y reclamaciones, informes de revisión de la accesibilidad e informes de seguimiento, que se remiten a los órganos de coordinación de cada administración y, a través de ellos, al Observatorio de Accesibilidad Web (se abre en una ventana nueva).
• Coordinarse con el órgano competente para el seguimiento nacional.

La identidad de la unidad responsable debe constar en la declaración de accesibilidad y la entidad debe comunicarla a los órganos de coordinación. En una auditoría de cumplimiento, pedir el nombre y los datos de la unidad responsable y el último informe que ha emitido es la forma más rápida de valorar la madurez de la entidad.

Revisiones periódicas e informes

El RD exige que las entidades revisen periódicamente la accesibilidad de sus sitios y apps. Dos ideas prácticas: las revisiones deben ser en profundidad (no solo automáticas) y abarcar una muestra representativa, siguiendo métodos como WCAG-EM (se abre en una ventana nueva) y el anexo C de la EN 301 549; y, en cuanto a la periodicidad, el RD habla de revisiones periódicas que respeten las condiciones mínimas de las revisiones en profundidad y solo fijó plazo para la primera (dos años para sitios web y tres para apps): la cadencia que fije la entidad es un suelo, no un techo. Los sitios que cambian a diario necesitan controles continuos: pruebas automáticas en cada despliegue, revisión manual de componentes nuevos y comprobación de cada documento publicado.

Los resultados de las revisiones se documentan en informes de revisión de la accesibilidad, que sirven para tres cosas: actualizar la declaración, planificar la corrección y alimentar los informes de seguimiento que cada administración remite al Observatorio. Para unificar formatos, el Observatorio publica plantillas y herramientas de informe de revisión que los auditores pueden reutilizar.

Resumen

• El RD exige cumplimiento continuado de la EN 301 549 y lo rodea de obligaciones de gestión.
• La declaración de accesibilidad sigue el modelo de la Decisión (UE) 2018/1523: situación de cumplimiento, contenido no accesible en tres bloques, preparación, contacto y procedimiento de aplicación.
• El mecanismo de comunicación debe permitir comunicar incumplimientos, solicitar información accesible y presentar quejas, con respuesta en veinte días hábiles.
• La unidad responsable coordina, atiende quejas y reclamaciones, impulsa revisiones y emite informes anuales y de seguimiento.
• Las revisiones en profundidad alimentan la declaración y los informes; los sitios que cambian a menudo necesitan control continuo.