Carga desproporcionada y alternativas accesibles: evaluar, documentar y revisar

En la lección 2 viste que la carga desproporcionada es una excepción muy regulada, y en la lección de obligaciones que debe figurar en la declaración de accesibilidad. Esta lección baja al terreno: qué dice exactamente el artículo 7 del RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva), cómo se hace una evaluación que resista una reclamación o un seguimiento en profundidad, qué cuenta como alternativa accesible y cómo se razona con tres casos realistas. Es una de las decisiones en las que más se equivocan las entidades, casi siempre por exceso.

Lo que dice el artículo 7, apartado por apartado

El RD desarrolla la carga desproporcionada con más detalle que la Directiva. Conviene tener presentes sus piezas:

• Carácter excepcional y motivado: la excepción tiene que estar justificada y limitarse a los contenidos y requisitos concretos afectados.
• Qué es carga desproporcionada: la que impone a la entidad una carga organizativa y financiera excesiva, o pone en peligro su capacidad de cumplir su cometido o de publicar la información necesaria para sus tareas. Debe ponderarse también el beneficio o el perjuicio para la ciudadanía, en particular para las personas con discapacidad y las personas mayores.
• Motivos que no valen: la falta de prioridad, de tiempo o de conocimientos, y tampoco la necesidad de adquirir o desarrollar sistemas de gestión de contenidos que no sean accesibles.
• Circunstancias que hay que valorar como mínimo: el tamaño, los recursos y la naturaleza de la entidad, y los costes y beneficios estimados para ella frente a los beneficios para las personas con discapacidad y mayores, teniendo en cuenta la frecuencia y la duración del uso.
• Evaluación inicial por escrito, que debe revisarse al menos una vez al año.
• Reflejo en la declaración: qué partes de los requisitos no se pueden cumplir y, en su caso, las alternativas accesibles.

A ello se suma el artículo 16: entre las funciones de la unidad responsable de accesibilidad está revisar las evaluaciones de carga desproporcionada. No es una decisión que pueda tomar en solitario un servicio o el proveedor.

Un método de evaluación en seis pasos

1. Delimitar el contenido exacto (URL, sección, aplicación, colección de documentos) y los requisitos que no se cumplen, citados por su apartado de la EN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva) o su criterio WCAG. «El portal» no es delimitable; «las grabaciones del archivo de clases de 2021 a 2023, por 9.1.2.2, que corresponde al criterio 1.2.2 Subtítulos (grabados)» sí.
2. Estimar el coste de cumplir, con opciones reales: corregir, sustituir, rehacer en otro formato, publicar en HTML. Con presupuesto o estimación de horas, no con impresiones.
3. Estimar el beneficio: quién usa el contenido, con qué frecuencia y durante cuánto tiempo, y si es imprescindible para un trámite o un derecho. Las estadísticas de uso del sitio son evidencia útil.
4. Valorar la capacidad de la entidad: presupuesto, personal, contratos vigentes, posibilidad de financiación o de servicios compartidos (por ejemplo, de una diputación).
5. Decidir y diseñar la alternativa: si la carga es desproporcionada para parte del contenido, cómo se garantiza el acceso a la información por otra vía.
6. Documentar, aprobar y programar la revisión: firma o visto bueno de la unidad responsable, fecha de la próxima revisión (como máximo un año) y texto para la declaración.

Una plantilla mínima de evaluación podría ser esta:

Campo	Qué debe contener
Contenido afectado	Identificación precisa y volumen (número de documentos, horas de vídeo, pantallas)
Requisitos no cumplidos	Apartados de la EN 301 549 o criterios WCAG, con número y nombre
Coste estimado	Por opción de corrección, con su fuente (presupuesto, horas, tarifa)
Uso y beneficio	Visitas o descargas, perfil de usuarios, si es necesario para un trámite
Capacidad de la entidad	Presupuesto y medios disponibles, ayudas o servicios compartidos
Decisión y alcance	Qué parte se corrige, qué parte queda en excepción y por qué
Alternativa accesible	Canal, plazo de respuesta y responsable
Aprobación y revisión	Visto bueno de la unidad responsable y fecha de la próxima revisión

Qué es una alternativa accesible de verdad

La alternativa no es un premio de consolación: es lo que hace que la excepción sea tolerable. Para que funcione debe dar acceso a la misma información o al mismo servicio, en un plazo razonable para el uso que se le va a dar, sin coste adicional para la persona y por un canal que esta pueda usar. Ejemplos válidos: una versión en HTML del contenido esencial, el envío del documento en formato accesible a petición, la atención telefónica o presencial con personal que puede completar el trámite, la lectura o descripción del contenido por una persona de la entidad.

Tres casos analizados

Caso 1: aplicación que se sustituye en seis meses

Un ayuntamiento de 4.000 habitantes reserva sus pistas deportivas con una aplicación web antigua, sin etiquetas en los campos y con un calendario que no funciona con teclado. Ya ha adjudicado una nueva plataforma, con requisitos de accesibilidad en el pliego, que entrará en servicio en seis meses. Corregir la antigua costaría casi lo mismo que la nueva. Aquí la carga desproporcionada es defendible y temporal: se documenta, se ofrece reserva por teléfono y en la oficina con el mismo horario y sin penalización, y la evaluación caduca con la puesta en marcha de la nueva plataforma.

Caso 2: archivo de grabaciones de una universidad

Una universidad pública tiene 3.000 horas de clases grabadas entre 2021 y 2023 de asignaturas que ya no se imparten, con muy pocas reproducciones, sin subtítulos (1.2.2 Subtítulos (grabados)). Subtitularlas con calidad tiene un coste alto y un beneficio reducido. Una excepción parcial puede sostenerse para ese archivo, con subtitulado bajo demanda en un plazo corto. No se sostiene para las asignaturas en curso ni para las grabaciones más vistas, que deben subtitularse: la universidad es grande y tiene recursos.

Caso 3: gestor de expedientes recién contratado

Una diputación acaba de implantar un gestor de expedientes cuyo portal ciudadano no es accesible, y pretende declarar carga desproporcionada porque «el producto viene así». El artículo 7 lo excluye expresamente: adquirir un sistema que no es accesible no es motivo válido. Debe declararse como incumplimiento, exigir la corrección al proveedor conforme al contrato y ofrecer mientras tanto una vía alternativa para los trámites.

Resumen

• El artículo 7 exige excepcionalidad, motivación, evaluación inicial por escrito revisada al menos una vez al año y reflejo en la declaración con alternativas.
• No valen la falta de prioridad, tiempo o conocimientos, ni haber adquirido o desarrollado un sistema que no es accesible.
• La evaluación delimita contenido y requisitos, estima costes y beneficios con datos, valora la capacidad de la entidad y la aprueba la unidad responsable.
• La alternativa debe dar acceso a la misma información o servicio, en un plazo útil, sin coste y por un canal usable.
• La carga desproporcionada suele ser parcial y temporal; nunca cubre un sitio entero ni un error de compra reciente.