Obligacions: declaració, mecanisme de comunicació, unitat responsable i informes

Complir el RD 1112/2018 (PDF, s'obre en una finestra nova) no consisteix només a tenir un web accessible. La norma imposa un conjunt d'obligacions organitzatives i de transparència que, a la pràctica, són el primer que comprova qualsevol auditoria o seguiment: que hi hagi una declaració d'accessibilitat correcta, un mecanisme de comunicació que funcioni, una unitat responsable identificada i un cicle de revisió i informes. Aquesta lliçó les explica una per una amb el detall necessari per implantar-les o auditar-les.

El requisit de fons: accessibilitat conforme a l'EN 301 549

El RD exigeix que els llocs web i les aplicacions mòbils compleixin els requisits de la norma UNE-EN 301549 (PDF, s'obre en una finestra nova) vigent, cosa que equival a la pràctica a l'EN 301 549 v3.2.1 (WCAG 2.1 nivell AA per al contingut web, més els requisits d'altres capítols que s'hi apliquin). Aquesta obligació es manté en el temps: cada contingut nou, cada redisseny, cada document publicat ha de continuar complint. Per això el RD envolta el requisit tècnic d'obligacions de gestió.

La declaració d'accessibilitat

Cada lloc web i cada aplicació mòbil ha de tenir una declaració d'accessibilitat detallada, exhaustiva i clara, publicada en format accessible i d'acord amb el model de la Decisió d'Execució (UE) 2018/1523 (PDF, s'obre en una finestra nova). A Espanya, l'Administració General de l'Estat publica un model adaptat que la majoria d'entitats reutilitza. El seu contingut obligatori comprèn:

• Situació de compliment: plenament conforme, parcialment conforme o no conforme amb el RD 1112/2018.
• Contingut no accessible, en tres blocs: incompliments del RD (amb esment dels requisits afectats), contingut subjecte a càrrega desproporcionada (amb la justificació) i contingut fora de l'àmbit d'aplicació (amb l'exclusió que s'invoca).
• Preparació de la declaració: data, mètode emprat (autoavaluació o avaluació per tercers) i data de l'última revisió.
• Observacions i dades de contacte: com fer comunicacions sobre requisits d'accessibilitat, sol·licituds d'informació accessible i queixes, amb enllaços al mecanisme.
• Procediment d'aplicació: com presentar una reclamació si la resposta no és satisfactòria, i davant de qui.
• Contingut opcional: mesures que l'entitat adopta per millorar l'accessibilitat, compatibilitat amb navegadors i tecnologies de suport, dreceres.

La declaració ha de ser fàcil de trobar: el RD exigeix que s'hi pugui accedir des de totes les pàgines del lloc mitjançant un enllaç anomenat «Accessibilitat» o equivalent (article 15), que a la pràctica es col·loca al peu. En les aplicacions mòbils, la declaració pot ser al lloc web de l'entitat i enllaçar-se des de la fitxa de la botiga d'aplicacions o des de la mateixa app. La declaració s'ha de mantenir actualitzada (el RD exigeix fer-ho com a mínim un cop l'any): cada revisió d'accessibilitat, cada canvi rellevant del lloc i cada modificació del contingut no accessible obliga a revisar-la; una declaració que fa anys que té la mateixa data és un senyal d'incompliment.

El mecanisme de comunicació

El RD obliga cada entitat a oferir un mecanisme de comunicació, accessible i fàcil de trobar, que permeti a qualsevol persona:

1. Comunicar que el lloc o l'app incompleix requisits d'accessibilitat (per exemple, que un formulari no es pot emplenar amb el teclat).
2. Sol·licitar informació accessible: demanar en format accessible un contingut que està exclòs o no és accessible, o informar-se sobre el contingut exclòs.
3. Presentar una queixa sobre el compliment del RD.

El mecanisme sol implementar-se com un formulari electrònic a la seu o al portal, però el RD exigeix que les vies siguin accessibles per a qui les necessita: un formulari inaccessible per comunicar inaccessibilitat és un contrasentit que el seguiment detecta.

Les sol·licituds d'informació accessible i les queixes tenen termini: el RD fixa vint dies hàbils per respondre (després de la STC 100/2019, d'aplicació directa a l'Administració General de l'Estat; les altres administracions poden fixar el seu propi termini). Un cop transcorregut aquest termini sense resposta, o si la resposta no és satisfactòria, la persona pot iniciar una reclamació, que s'estudia a la lliçó 8, dedicada a queixes i reclamacions.

La unitat responsable d'accessibilitat

Cada entitat obligada ha de designar una unitat responsable d'accessibilitat (a l'Administració General de l'Estat, almenys una per ministeri, i és habitual que altres administracions la designin per conselleria, diputació o ajuntament, o que la comparteixin entre entitats petites). La unitat responsable no ha de ser qui corregeix el codi, sinó qui garanteix el compliment. Les seves funcions principals són:

• Coordinar i promoure l'accessibilitat dels llocs i apps del seu àmbit, i assessorar els diferents serveis.
• Atendre i respondre les comunicacions, sol·licituds d'informació accessible i queixes, i resoldre les reclamacions.
• Fer o impulsar les revisions periòdiques d'accessibilitat i vetllar perquè les declaracions estiguin actualitzades.
• Elaborar informes: un informe anual sobre l'atenció de queixes i reclamacions, informes de revisió de l'accessibilitat i informes de seguiment, que es trameten als òrgans de coordinació de cada administració i, a través seu, a l'Observatori d'Accessibilitat Web.
• Coordinar-se amb l'òrgan competent per al seguiment nacional.

La identitat de la unitat responsable ha de constar a la declaració d'accessibilitat i l'entitat l'ha de comunicar als òrgans de coordinació. En una auditoria de compliment, demanar el nom i les dades de la unitat responsable i l'últim informe que ha emès és la manera més ràpida de valorar la maduresa de l'entitat.

Revisions periòdiques i informes

El RD exigeix que les entitats revisin periòdicament l'accessibilitat dels seus llocs i apps. Dues idees pràctiques: les revisions han de ser en profunditat (no només automàtiques) i abastar una mostra representativa, seguint mètodes com WCAG-EM (s'obre en una finestra nova) i l'annex C de l'EN 301 549; i, pel que fa a la periodicitat, el RD parla de revisions periòdiques que respectin les condicions mínimes de les revisions en profunditat i només va fixar termini per a la primera (dos anys per a llocs web i tres per a apps): la cadència que fixi l'entitat és un mínim, no un màxim. Els llocs que canvien cada dia necessiten controls continus: proves automàtiques a cada desplegament, revisió manual dels components nous i comprovació de cada document publicat.

Els resultats de les revisions es documenten en informes de revisió de l'accessibilitat, que serveixen per a tres coses: actualitzar la declaració, planificar la correcció i alimentar els informes de seguiment que cada administració tramet a l'Observatori. Per unificar formats, l'Observatori publica la plantilla oficial de l'Informe de Revisió de l'Accessibilitat (IRA), en versions per a llocs web i per a aplicacions mòbils. La pots descarregar aquí: IRA per a llocs web (XLSX) i IRA per a aplicacions mòbils (XLSX). Com s'emplena full a full s'explica al curs Informe d'auditoria i declaració d'accessibilitat.

Resum

• El RD exigeix compliment continuat de l'EN 301 549 i l'envolta d'obligacions de gestió.
• La declaració d'accessibilitat segueix el model de la Decisió (UE) 2018/1523: situació de compliment, contingut no accessible en tres blocs, preparació, contacte i procediment d'aplicació.
• El mecanisme de comunicació ha de permetre comunicar incompliments, sol·licitar informació accessible i presentar queixes, amb resposta en vint dies hàbils.
• La unitat responsable coordina, atén queixes i reclamacions, impulsa revisions i emet informes anuals i de seguiment.
• Les revisions en profunditat alimenten la declaració i els informes; els llocs que canvien sovint necessiten control continu.