Formularis, enquestes i inscripcions amb eines quotidianes

Inscriure's a un curs, apuntar-se a una jornada, respondre una enquesta de satisfacció o demanar cita per a una activitat: cada vegada més tràmits quotidians es fan amb formularis que no programa ningú, sinó que munta en deu minuts una persona de comunicació, de recursos humans o d'un servei municipal amb Google Forms, Microsoft Forms o l'eina de formularis del seu gestor de continguts. Al curs de disseny d'interfícies vas veure com dissenyar formularis accessibles; aquí aprendràs a aplicar-ho amb aquestes eines, que fan accessible la part tècnica (els camps, el teclat, les etiquetes) però deixen a les teves mans el que més falla: el que preguntes i com ho preguntes.

Què resol l'eina i què et toca a tu

Les eines de formularis més utilitzades generen camps amb etiqueta associada, es poden recórrer amb teclat i funcionen amb lectors de pantalla, tot i que convé provar-les perquè cada versió canvia. El que cap eina no pot fer per tu:

• Escriure un títol i una descripció que diguin per a què és el formulari, quant es triga i quines dades o documents cal tenir a mà.
• Redactar preguntes clares, amb la seva instrucció abans de la resposta (3.3.2 Etiquetes o instruccions).
• Triar el tipus de pregunta adequat per a cada dada.
• Escriure missatges d'error que expliquin com corregir (3.3.1 Identificació d'errors i 3.3.3 Suggeriments davant d'errors).
• No demanar dades innecessàries ni repetides (3.3.7 Entrada redundant), cosa que a més exigeix el principi de minimització de dades del RGPD.
• Oferir una altra via d'inscripció a qui no pugui o no sàpiga fer servir el formulari.

Preguntes clares

• Una pregunta, una dada. «Nom i cognoms» com un sol camp està bé; «Nom, DNI i telèfon» en un sol camp de text obliga a endevinar el format i genera errors.
• La instrucció va a la pregunta o a la seva descripció, no en una imatge ni només al text d'exemple dins del camp: aquest text desapareix en escriure. A Google Forms, la descripció de cada pregunta s'activa al menú de tres punts de la pregunta.
• Format explicat: «Data de naixement (dia/mes/any, per exemple 07/03/1985)».
• Obligatori indicat en text. Google Forms i Microsoft Forms marquen les preguntes obligatòries amb un asterisc; Google Forms afegeix al principi la frase «Indica que la pregunta és obligatòria». Si la teva eina només fa servir el color, afegeix «(obligatori)» a la pregunta (1.4.1 Ús del color).
• Llenguatge clar: «Necessites plaça d'aparcament reservada?» millor que «Indiqui si requereix reserva de plaça PMR». Les sigles, explicades.

Triar bé el tipus de pregunta

Necessites…	Fes servir	Evita
Una opció entre poques (2-7)	Opció múltiple (botons d'opció)	Un desplegable que amaga les opcions
Una opció entre moltes (províncies, països)	Desplegable o resposta curta amb validació	Cinquanta botons d'opció seguits
Diverses opcions alhora	Caselles de selecció, amb «Marca totes les que corresponguin»	Diverses preguntes de sí o no encadenades
Valorar diverses coses amb la mateixa escala	Una pregunta d'escala per a cada aspecte, amb els extrems etiquetats	Quadrícules grans, difícils de recórrer amb lector de pantalla i al mòbil
Una valoració	Escala lineal amb etiquetes: «1 = gens satisfet, 5 = molt satisfet»	Escales de números o de cares sense text

Organitza els formularis llargs en seccions amb títol («Dades de contacte», «Necessitats d'accessibilitat», «Autorització») i, si l'eina ho permet, activa la barra de progrés. No depenguis d'imatges per formular la pregunta: si n'afegeixes una, que la pregunta s'entengui sense ella i, si l'eina permet text alternatiu, escriu-lo.

Validació, errors i confirmació

• Valida només el necessari i explica el format abans. Google Forms permet afegir una validació de resposta a les preguntes de resposta curta i escriure un text d'error personalitzat: aprofita-ho. «Escriu una adreça electrònica vàlida, per exemple nom@domini.cat» ajuda; «Entrada no vàlida» no.
• Missatge de confirmació útil: què passa ara, quan rebrà resposta i a qui adreçar-se si té dubtes. Totes dues eines permeten personalitzar-lo.
• Còpia de les respostes per correu si l'eina ho permet: serveix de justificant i de recordatori.

Pregunta per l'accessibilitat i ofereix una altra via

En un formulari d'inscripció a una activitat o un esdeveniment, inclou-hi una pregunta oberta i opcional: «Necessites algun ajust per participar-hi? Per exemple, intèrpret de llengua de signes, subtitulació, material en lectura fàcil o accessibilitat física». És la manera més senzilla de conèixer les necessitats amb temps, i connecta amb el que vas veure a la lliçó de presentacions i reunions.

I ofereix sempre una alternativa: un telèfon o un correu per inscriure-s'hi, amb el seu horari. Un formulari en línia com a única via deixa fora persones que no el poden fer servir per la tecnologia, per l'idioma o per manca de competències digitals.

Inserir el formulari al web

Si el formulari s'incrusta en una pàgina amb un <iframe>, aquest marc necessita un títol que digui què conté; si no en té, el lector de pantalla anuncia un marc sense nom o el nom del fitxer. Normalment ho fa l'equip web, però en molts gestors de continguts l'enganxes tu:

<!-- Incorrecte: marc sense títol -->
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/e/.../viewform?embedded=true"></iframe>

<!-- Correcte: el títol descriu el contingut del marc -->
<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/e/.../viewform?embedded=true"
        title="Formulari d'inscripció a les Jornades d'Accessibilitat Digital"></iframe>

Afegeix també, al costat del marc, un enllaç per obrir el formulari en una pàgina pròpia: al mòbil i amb ampliació es fa servir molt millor que dins d'un marc petit. I no publiquis el formulari com un PDF per imprimir, omplir a mà i escanejar com a única via: això no és un formulari accessible, és un tràmit en paper amb un altre nom.

Resum

• Google Forms, Microsoft Forms i eines semblants resolen la part tècnica; el contingut del formulari és responsabilitat de qui el crea.
• Una pregunta per dada, instruccions i formats abans de respondre, obligatoris marcats en text i llenguatge clar.
• Opció múltiple per a poques opcions, desplegable per a moltes, escales etiquetades i res de quadrícules grans ni límits de temps innecessaris.
• Missatges d'error amb la correcció, confirmació útil, pregunta sobre necessitats d'accessibilitat i una via alternativa d'inscripció.
• Si s'incrusta al web, l'<iframe> porta un title descriptiu i un enllaç per obrir-lo a part.