Presentacions i reunions del dia a dia

Una presentació té dues vides: la que projectes mentre parles i la que envies o publiques després. I una reunió, presencial o per videotrucada, és avui tan habitual com un correu. A la lliçó de documents d'oficina vas veure el bàsic de les diapositives; aquesta lliçó ho amplia amb el que més falla en el dia a dia: com construir diapositives que funcionin projectades i compartides, com presentar perquè et segueixi tothom i com preparar una reunió en línia accessible. El tractament avançat de PowerPoint i dels esdeveniments híbrids amb subtitulació professional queda per al nivell 6.

Diapositives que funcionen projectades i compartides

Construcció

• Fes servir els dissenys de diapositiva (Títol i contingut, Dos continguts…) i escriu als seus marcadors de posició. Un quadre de text afegit a mà no té funció de títol ni de contingut, i el lector de pantalla el pot llegir fora d'ordre.
• Un títol únic per diapositiva, encara que s'assembli a l'anterior («Resultats 2025 (1 de 2)», «Resultats 2025 (2 de 2)»). És el que permet navegar per la presentació i el que el comprovador d'accessibilitat assenyala quan falta o es repeteix. Si no vols que es vegi, no l'esborris: treu-lo de la zona visible o, millor, replanteja't el disseny.
• Ordre de lectura revisat. A PowerPoint, Revisa > Comprova l'accessibilitat mostra els problemes, i a les versions recents de Microsoft 365 hi ha una subfinestra d'ordre de lectura. A la Subfinestra de selecció (Inici > Organitza > Subfinestra de selecció) l'ordre va de baix a dalt: l'objecte que apareix al final de la llista és el primer que es llegeix.
• Alt a les imatges, gràfics i SmartArt, i les decoratives marcades com a tals, igual que a Word. En un gràfic, l'alt resumeix la conclusió («Les sol·licituds van créixer un 30 % entre gener i març») i les dades van en una taula o a les notes.
• Vídeos amb subtítols (ho vas veure al curs de multimèdia) i sense reproducció automàtica amb so.

Llegibilitat a la sala

Un projector redueix el contrast, la sala pot tenir llum natural i l'última fila és lluny. Per això les xifres que vas veure al curs de color són el mínim, no l'objectiu:

• Text de 24 punts o més (títols de 36 o més), tipografia sense serifa, alineat a l'esquerra.
• Contrast alt: busca'n bastant més de 4,5:1, i prova la plantilla al projector real o, com a mínim, amb la brillantor del portàtil abaixada.
• Poques idees per diapositiva: si necessites més de sis línies, divideix.
• Res de text sobre fotografies sense una capa de fons sòlida.
• Transicions i animacions sòbries; res que centellegi (2.3.1) ni que es mogui sense motiu.

Presentar perquè et segueixi tothom

L'accessibilitat d'una presentació depèn tant de com parles com del que projectes:

• Verbalitza el que es veu. Res de «com veieu aquí» o «aquesta dada crida molt l'atenció»: digues «el gràfic mostra que les sol·licituds van pujar un 30 % al març». És el que permet seguir-te a una persona cega, a qui és lluny de la pantalla o connectat per telèfon.
• Llegeix en veu alta les cites, les adreces i els URL que projectis, i repeteix en veu alta les preguntes del públic abans de respondre.
• Parla al micròfon i no donis l'esquena al públic: hi ha persones que es recolzen en la lectura labial.
• Ritme: deixa uns segons a cada diapositiva abans de parlar d'una altra cosa, perquè hi hagi temps de llegir-la o de mirar l'intèrpret.
• Subtítols en directe: PowerPoint per al Microsoft 365 pot mostrar subtítols automàtics mentre presentes (a la pestanya Presentació de diapositives, configuració de subtítols). Són útils com a suport, tot i que no substitueixen una subtitulació professional en un acte públic.
• Comparteix el material abans, en format accessible: el fitxer de la presentació o un PDF etiquetat, amb un enllaç a la convocatòria. Permet seguir la sessió amb el lector de pantalla o amb l'ampliació del propi equip.

Reunions en línia accessibles

Teams, Google Meet, Zoom i les plataformes habituals ofereixen subtítols automàtics en directe, transcripció i xat. Són molt útils si qui organitza els prepara i els anuncia. La infografia resumeix el procés en cinc moments:

Infografia · Procés

Una reunió en línia accessible en cinc passos

El que fa qui organitza abans, en començar, durant i després de la reunió.

1. 1Pas 1: Convocatòria completaData, hora i zona horària, enllaç, accés per telèfon i ordre del dia, en text
2. 2Pas 2: Necessitats i materialPregunta amb temps per l'intèrpret o la subtitulació i envia abans la presentació
3. 3Pas 3: En començarExplica els subtítols, el xat i com demanar la paraula; fixa el vídeo de l'intèrpret
4. 4Pas 4: Durant la reunióNom abans de parlar, torns, xat llegit en veu alta i pantalla descrita
5. 5Pas 5: DesprésResum escrit amb acords, presentació i enregistrament amb subtítols revisats

Llegeix la infografia com a text

Procés de cinc passos per organitzar una reunió en línia accessible. Pas 1, convocatòria completa: data, hora amb zona horària, durada, enllaç, accés per telèfon i ordre del dia, tot en text. Pas 2, necessitats i material: preguntar amb temps si algú necessita intèrpret de llengua de signes, subtitulació o un altre ajust, i enviar la presentació abans en format accessible. Pas 3, en començar: explicar com activar els subtítols, on és el xat i com demanar la paraula, i fixar el vídeo de l'intèrpret. Pas 4, durant: dir el nom abans de parlar, parlar per torns, llegir el xat en veu alta i descriure el que es comparteix. Pas 5, després: enviar un resum escrit amb acords, la presentació i l'enregistrament subtitulat.

Abans

• Convocatòria completa en text: data, hora (amb zona horària si hi ha participants de fora), durada, enllaç, com unir-s'hi per telèfon si existeix i ordre del dia.
• Pregunta per les necessitats: «Necessites algun ajust per participar-hi (intèrpret de llengua de signes, subtitulació, material previ)?». Fes-ho a la convocatòria o al formulari d'inscripció, i amb temps: un intèrpret no s'aconsegueix en dues hores.
• Envia el material amb antelació, com hem vist.

En començar

• Recorda com activar els subtítols i on és el xat, i explica com demanar la paraula (aixecar la mà a la plataforma, escriure al xat).
• Si hi ha intèrpret de llengua de signes, demana a la plataforma que fixi o destaqui el seu vídeo perquè es vegi en tot moment; diverses plataformes ho permeten.
• Si enregistraràs la reunió, avisa'n.

Durant

• Cada persona diu el seu nom abans de parlar («Soc l'Ana, de Contractació…») en reunions amb molts participants. El lector de pantalla no indica qui parla, i els subtítols automàtics tampoc no ho fan sempre.
• Parla una persona cada vegada; la moderació ho fa complir.
• Càmera encesa per a qui parla, si pot, i amb la cara ben il·luminada.
• Llegeix en veu alta les preguntes del xat i descriu el que comparteixes en pantalla. Quan comparteixis, amplia el document: la lletra d'un Excel a mida normal no es llegeix en una finestra de videotrucada.

Després

• Envia un resum amb acords i tasques en text, amb la presentació i, si es va enregistrar, l'enllaç a l'enregistrament amb subtítols revisats i la transcripció.

Resum

• Diapositives amb dissenys i marcadors de posició, un títol únic per diapositiva, ordre de lectura revisat (a la Subfinestra de selecció, de baix a dalt) i alt a les imatges i els gràfics.
• A la sala: 24 punts o més, contrast molt per sobre de 4,5:1, poques idees per diapositiva, sense text sobre fotos ni animacions que centellegin.
• En presentar: verbalitza el que es veu, llegeix cites i URL, repeteix les preguntes, parla al micròfon i deixa temps per llegir.
• Comparteix el material abans i després en format accessible, amb les notes de l'orador.
• Reunions en línia: convocatòria completa, pregunta per les necessitats, subtítols i xat explicats, torns amb nom, intèrpret visible i resum escrit al final.