Documents d'oficina bàsics accessibles: estils, llistes, taules i alt

Cada dia es publiquen en webs i s'envien per correu milers de documents de Word, fulls de càlcul i presentacions. La EN 301 549 (PDF, s'obre en una finestra nova) dedica el capítol 10 als «documents no web» i els exigeix, en essència, el mateix que a les pàgines: estructura, alternatives textuals, contrast, idioma. La bona notícia és que les eines d'oficina actuals ja inclouen tot el necessari; només cal fer-lo servir. Aquesta lliçó explica les cinc coses que fan accessible un document bàsic i com comprovar-les a Word, Google Docs, LibreOffice i, de manera introductòria, en fulls de càlcul i presentacions.

1. Estils per a l'estructura

Un títol és un títol només si fa servir l'estil «Títol 1», «Títol 2», etc. En gran i en negreta, per al lector de pantalla és un paràgraf més. A més, els estils generen la taula de contingut i, en exportar a PDF, les etiquetes i els marcadors.

• A Word: Inici > Estils. Pots canviar l'aspecte de cada estil (clic dret > Modifica) perquè coincideixi amb la identitat corporativa; l'important és fer-los servir.
• A Google Docs: menú d'estils de paràgraf (on diu «Text normal»).
• A LibreOffice Writer: quadre d'estils (F11).

Regles: un sol Títol 1 (el títol del document), sense saltar nivells, sense títols buits, i res de línies en blanc per separar: fes servir l'espaiat de l'estil de paràgraf. Els salts de pàgina s'insereixen amb l'eina de salt de pàgina, no prement Retorn vint vegades.

2. Llistes reals

Fes servir els botons de pics i numeració. Escriure «1.» o «-» a mà produeix paràgrafs solts, i el lector de pantalla no pot anunciar «llista de 5 elements». Les llistes multinivell es fan amb l'eina d'augmentar el sagnat.

3. Taules només per a dades i amb capçaleres

• Les taules són per a dades tabulars, mai per maquetar (col·locar text en columnes, alinear una imatge amb un text). Per a columnes, fes servir Format > Columnes.
• Marca la primera fila com a fila de capçalera: a Word, Propietats de la taula > Fila > «Repeteix com a fila de capçalera a cada pàgina», i a Eines de taula, la casella «Fila de capçalera». Així el lector de pantalla associa cada cel·la amb la seva capçalera.
• Evita cel·les combinades, taules niades i cel·les buides; una taula senzilla és una taula accessible.
• Afegeix un títol o una descripció a la taula (Propietats de la taula > Text alternatiu).

4. Text alternatiu en imatges i objectes

Igual que al web: cada imatge, gràfic, forma o SmartArt informatiu necessita text alternatiu, i els decoratius es marquen com a tals.

• Word i PowerPoint: clic dret > «Visualitza el text alternatiu» (o «Edita el text alternatiu»). Hi ha una casella «Marca com a decoratiu». Desconfia de l'alt generat automàticament («Una imatge que conté text, exterior»): reescriu-lo.
• Google Docs: clic dret > «Text alternatiu».
• LibreOffice: clic dret > Propietats > Opcions > Text alternatiu i Descripció.
• Les imatges han d'estar «en línia amb el text», no flotants amb ajust de text, perquè l'ordre de lectura sigui previsible. Els quadres de text flotants són un problema semblant: evita'ls.

5. Metadades, idioma i enllaços

• Títol del document a les propietats (Fitxer > Informació a Word): és el que es mostrarà com a títol del PDF i el primer que sent el lector de pantalla.
• Idioma del document correcte (Revisa > Idioma). Si enganxes text des d'un altre idioma, comprova que no queda marcat en anglès.
• Enllaços amb text descriptiu (Insereix > Enllaç, amb «Text per mostrar»), no URL enganxades.
• Tipografia d'11-12 punts com a mínim, sans serif, alineada a l'esquerra, amb contrast suficient; no facis servir el color com a únic mitjà per ressaltar.

El comprovador d'accessibilitat i l'exportació a PDF

Word, Excel i PowerPoint inclouen un comprovador: Revisa > Comprova l'accessibilitat. Assenyala imatges sense alt, taules sense capçalera, contrast insuficient i objectes flotants, i explica com corregir-los. Google Docs necessita complements; LibreOffice té el seu a Eines > Comprovació d'accessibilitat. Passa'l sempre abans de distribuir.

En exportar a PDF, activa les etiquetes d'estructura:

• Word: Fitxer > Desa com a > PDF > Opcions > «Etiquetes d'estructura del document per a l'accessibilitat» i «Propietats del document». No facis servir «Imprimeix a PDF»: perd tota l'estructura.
• LibreOffice: Fitxer > Exporta com a PDF > «PDF universal (PDF/UA)» o com a mínim «PDF amb etiquetes».
• Google Docs: Fitxer > Baixa > PDF pot generar etiquetes bàsiques segons la versió, però convé comprovar-les; per a documents exigents, passa'l per Word o LibreOffice.

El PDF accessible en profunditat (PDF/UA, validació amb PAC) es tracta al nivell d'especialista; amb un document d'origen ben fet, la major part de la feina està resolta abans d'exportar.

Fulls de càlcul i presentacions: el bàsic

• Excel i Google Sheets: una taula per full des d'A1, capçaleres a la primera fila (millor com a «Taula»), noms de full descriptius, sense cel·les combinades ni buides, alt als gràfics i colors que no siguin l'únic indicador.
• PowerPoint i Google Slides: dissenys de diapositiva (no quadres de text solts), un títol per diapositiva, alt a les imatges, lletra de 24 punts o més, ordre de lectura revisat i vídeos subtitulats. Les presentacions, i com fer-les servir en reunions, s'amplien a la lliçó «Presentacions i reunions del dia a dia».

Resum

• La EN 301 549 (cap. 10) exigeix als documents el mateix que als webs: estructura, alternatives, contrast, idioma.
• Estructura amb estils de títol (sense salts de nivell), llistes amb l'eina de llistes, res de línies en blanc ni quadres de text flotants.
• Taules només per a dades, amb fila de capçalera marcada i sense cel·les combinades; imatges en línia amb alt o marcades com a decoratives.
• Títol i idioma a les propietats, enllaços descriptius, tipografia llegible; passa el comprovador d'accessibilitat.
• Exporta a PDF amb etiquetes d'estructura (mai «imprimeix a PDF») i corregeix sempre el document d'origen, no el PDF.