Preparar el expediente: necesidad, consultas al mercado, presupuesto y lotes

Buena parte de lo que ocurrirá con la accesibilidad de un contrato se decide antes de escribir una sola cláusula del pliego: cuando se define qué se necesita, cuánto se va a pagar, cómo se divide el objeto y qué se sabe del mercado. En la lección anterior viste que el artículo 126 de la LCSP obliga a redactar las prescripciones técnicas con criterios de accesibilidad universal. Esta lección trata la fase previa, la preparación del expediente, y explica cómo dejar en él las decisiones de accesibilidad justificadas para que el pliego posterior sea coherente, realista y defendible ante un recurso.

La accesibilidad en cada fase del contrato

Un contrato público es una secuencia de fases, y la accesibilidad tiene que estar en todas porque cada una depende de la anterior. Si la memoria no identifica que el resultado lo usará la ciudadanía, nadie se acordará del artículo 126 al redactar el pliego; si el presupuesto no incluye las pruebas manuales, las ofertas las recortarán. El esquema resume qué decisión corresponde a cada fase.

Infografía · Proceso

La accesibilidad en las seis fases de un contrato público

Qué decisión de accesibilidad corresponde a cada fase, de la preparación al cierre

1. 1Paso 1: PreparaciónMemoria con personas usuarias, normas y punto de partida; presupuesto por partidas
2. 2Paso 2: PliegosEN 301 549 (PDF, se abre en una ventana nueva) y WCAG 2.2, criterios por encima del mínimo, verificación y penalidades
3. 3Paso 3: LicitaciónExcluir lo que no cumple, rúbrica de metodología y demostración con guion común
4. 4Paso 4: EjecuciónConformidad en cada entrega, componentes de terceros evaluados, incidencias
5. 5Paso 5: RecepciónPruebas de aceptación con muestra y criterio previo; declaración de conformidad
6. 6Paso 6: Garantía y cierreNo conformidades corregidas como defectos; código, componentes e informe final

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Proceso de seis pasos en secuencia. Paso 1, preparación: la memoria identifica a las personas usuarias, las normas aplicables y el punto de partida, y el presupuesto incluye la accesibilidad. Paso 2, pliegos: requisito completo con la EN 301 549 v3.2.1 y las WCAG 2.2, criterios que valoran lo que supera el mínimo, verificación y penalidades. Paso 3, licitación: se excluyen las ofertas que no cumplen, se valoran las metodologías con rúbrica y se prueban prototipos o productos con un guion común. Paso 4, ejecución: cada entrega mantiene la conformidad, se evalúan los componentes de terceros y se registran las incidencias. Paso 5, recepción: pruebas de aceptación con muestra, criterio previo y declaración de conformidad del contratista. Paso 6, garantía y cierre: las no conformidades se corrigen como defectos y la entidad recibe código, componentes e informe final.

La necesidad y la memoria justificativa

El artículo 28 de la LCSP exige que la naturaleza y extensión de las necesidades que se pretenden cubrir, así como la idoneidad del objeto y el contenido del contrato, se determinen con precisión y consten en la documentación preparatoria. El artículo 116 regula el expediente de contratación y obliga a justificar en él, entre otras cosas, la elección del procedimiento, los criterios de solvencia y de adjudicación, el valor estimado y la decisión de no dividir en lotes. Es el lugar natural para que la accesibilidad quede escrita desde el principio.

Una memoria justificativa bien preparada incluye, como mínimo, estos elementos de accesibilidad:

• Quién usará el resultado: ciudadanía en general, colectivos concretos (personas mayores, estudiantes, personas con discapacidad), personal de la entidad. Si lo usan personas físicas, el artículo 126 se aplica.
• Qué normas son aplicables: RD 1112/2018 (PDF, se abre en una ventana nueva) si el resultado es un sitio web o una app de la entidad; Ley 11/2023 (PDF, se abre en una ventana nueva) si se compra un producto o servicio de los que cubre; EN 301 549 v3.2.1 como referencia técnica.
• Qué componentes incluye el objeto: interfaz web, documentos descargables, app, contenido audiovisual, herramientas de autor para el personal, hardware. De esta lista saldrán los capítulos de la EN 301 549 que citará el pliego.
• Cuál es el punto de partida: última revisión de accesibilidad, declaración vigente, quejas recibidas y resultados del Observatorio. Permiten dimensionar el trabajo, sobre todo si hay contenido heredado.
• Si se aplica alguna excepción: como viste en la lección anterior, debe justificarse aquí, por la naturaleza del objeto, no por coste o plazo.

Consultas preliminares del mercado

El artículo 115 de la LCSP permite a los órganos de contratación realizar estudios de mercado y dirigir consultas a los operadores económicos para preparar correctamente la licitación e informarles de sus planes y requisitos. Pueden apoyarse en expertos, autoridades independientes, colegios profesionales y, de forma excepcional, en operadores activos en el mercado. La consulta debe anunciarse en el perfil de contratante, no puede falsear la competencia ni dar ventajas a quien participa, y al terminar se elabora un informe que se incorpora al expediente.

Para la accesibilidad, la consulta preliminar es especialmente útil porque permite saber, antes de redactar el pliego, qué ofrece realmente el mercado. Preguntas que conviene plantear:

• ¿Disponen los productos existentes de un informe de conformidad con la EN 301 549 actualizado? ¿Cubre la interfaz pública y la de administración?
• ¿Qué capacidad tienen las empresas para realizar pruebas manuales con tecnologías de apoyo y pruebas con personas usuarias con discapacidad?
• ¿Qué esfuerzo estiman para remediar el contenido heredado y qué plazos de corrección de incidencias consideran razonables?

Las respuestas sirven para calibrar los requisitos: ni exigir algo que ningún producto cumple ni conformarse con menos de lo que el mercado ya puede dar.

Presupuesto: poner precio a la accesibilidad

El artículo 100 de la LCSP define el presupuesto base de licitación, que debe ser adecuado a los precios del mercado y desglosarse en el pliego; el artículo 101 regula el cálculo del valor estimado. Si el presupuesto no contempla el trabajo de accesibilidad, las ofertas lo recortarán para ser competitivas en precio, y el pliego exigirá algo que nadie ha presupuestado. No existe un porcentaje universal: el coste depende sobre todo del volumen de contenido heredado y del punto de partida. Lo correcto es estimarlo por partidas:

Partida	Cómo estimarla
Diseño y desarrollo accesibles	Incluida en el coste del desarrollo, con perfiles con experiencia; se refleja en las horas de diseño y de control de calidad
Pruebas manuales con tecnologías de apoyo	Horas por plantilla, componente y proceso de la muestra, en cada hito de entrega
Remediación de contenido heredado	Número de documentos o páginas por complejidad; a menudo es la partida mayor y conviene separarla
Subtitulado y audiodescripción	Minutos de vídeo existentes y previstos
Formación a editores y personal técnico	Número de personas y sesiones por perfil
Auditoría independiente de recepción	Contrato separado o lote propio; tamaño de la muestra y número de reauditorías

Un presupuesto ajustado a la baja provoca ofertas que solo cuadran si se prescinde de las pruebas manuales. El procedimiento de ofertas anormalmente bajas del artículo 149, que verás en la lección sobre servicios de accesibilidad, ayuda a detectarlas, pero es mejor no provocarlas.

Lotes, independencia y calendario

El artículo 99.3 de la LCSP establece como regla general la división del objeto en lotes y obliga a justificar en el expediente la decisión de no dividir. Para la accesibilidad, los lotes permiten:

• Separar quien construye de quien verifica: un lote de desarrollo y otro de auditoría de accesibilidad. La ley permite limitar el número de lotes que puede adjudicarse a un mismo licitador; usada con justificación, evita que una empresa audite su propio trabajo. La alternativa es un contrato de auditoría separado.
• Aislar la remediación documental: es un trabajo distinto del desarrollo, con proveedores especializados y precio por volumen, al alcance de pymes con mucha experiencia.

El calendario también se decide aquí. Las pruebas de aceptación que verás en la lección 6 necesitan tiempo: reserva un periodo entre la entrega final y la recepción para probar, corregir y reverificar.

No confundir accesibilidad con otras cláusulas sociales

La LCSP contiene otras medidas relacionadas con la discapacidad que no se refieren a la accesibilidad del objeto: la reserva de contratos a centros especiales de empleo de iniciativa social y empresas de inserción (disposición adicional cuarta), las condiciones especiales de ejecución sobre contratación de personas con discapacidad o la prohibición de contratar por incumplir la cuota de reserva de empleo. Son políticas valiosas, pero tratan de quién ejecuta el contrato, no de si el resultado puede usarlo todo el mundo.

Resumen

• La accesibilidad se decide en la preparación: la memoria justificativa debe identificar a las personas usuarias, las normas aplicables, los componentes del objeto y el punto de partida.
• Las consultas preliminares del artículo 115 permiten conocer qué ofrece el mercado en accesibilidad, con publicidad, igualdad de trato e informe en el expediente.
• El presupuesto debe incluir por partidas el trabajo de accesibilidad, en especial las pruebas manuales y la remediación del contenido heredado.
• La división en lotes permite separar a quien desarrolla de quien audita y abrir el contrato a proveedores especializados; el calendario debe reservar tiempo para las pruebas de aceptación.
• Las cláusulas de empleo de personas con discapacidad son distintas de los requisitos de accesibilidad del objeto: hacen falta las dos.