Models organitzatius, comitè d'accessibilitat i drets de decisió

A la lliçó sobre rols i responsabilitats vam veure qui fa què: patrocinador, responsable d'accessibilitat, unitat responsable, propietaris de producte, equips, compres i champions. Falta decidir com es connecten aquests rols: on se situa la funció d'accessibilitat a l'organigrama, quins òrgans prenen les decisions, qui pot aturar una publicació i com es governa una organització formada per moltes entitats o amb centenars de llocs web. Aquesta lliçó tracta aquesta arquitectura, que és la que fa que els rols funcionin o es quedin en paper mullat.

Tres models d'organització

Les organitzacions solen adoptar, de manera explícita o no, un d'aquests tres models:

No hi ha un model correcte per a tots els casos, però sí una evolució habitual. Una organització a l'etapa de llançament del model de maduresa sol començar centralitzada, perquè necessita concentrar el poc coneixement que té. En créixer, el model centralitzat se satura i l'organització passa al federat: l'oficina deixa de revisar-ho tot i comença a formar, mesurar i revisar per mostreig. El model descentralitzat pur gairebé mai no és una elecció; sol ser l'absència de model.

On situar la funció d'accessibilitat

La ubicació condiciona el que la funció veu i el que pot canviar. Les opcions freqüents, amb el seu biaix:

• Tecnologia o transformació digital: a prop del desenvolupament i dels contractes TIC; risc d'oblidar continguts, documents, atenció al públic i personal.
• Experiència de client o atenció a la ciutadania: visió de servei i de queixes; risc de poca influència en l'arquitectura i les compres.
• Compliment normatiu, qualitat o assessoria jurídica: autoritat per exigir; risc d'enfocament només legal i d'arribar tard als projectes.
• Diversitat, inclusió o recursos humans: fort en cultura i personal; risc de quedar-se fora del producte.

El criteri pràctic és triar la ubicació amb més abast transversal i línia directa amb el patrocinador, i compensar-ne els punts cecs amb el comitè d'accessibilitat, que és l'òrgan que reuneix les altres àrees.

Òrgans de govern

El comitè d'accessibilitat

És l'òrgan de decisió i seguiment. El presideix el patrocinador directiu i en fa la secretaria el responsable d'accessibilitat. El componen representants de tecnologia, continguts i comunicació, compres o contractació, assessoria jurídica, recursos humans i atenció al públic, i convé que inclogui la veu de persones amb discapacitat, ja sigui de la plantilla o d'una associació amb què es col·labori. Les seves funcions:

• Aprovar el pla anual i els objectius per dimensió del model de maduresa.
• Revisar el quadre de comandament i decidir mesures quan un indicador empitjora.
• Resoldre conflictes de prioritat entre àrees.
• Aprovar les excepcions d'alt impacte (ho veurem a la lliçó sobre excepcions, riscos i evidències).
• Proposar a la direcció canvis en la política i en el pressupost.

Una periodicitat trimestral sol ser suficient, amb acta i acords datats. En una administració, el comitè es crea mitjançant una resolució o instrucció de l'òrgan competent; en una empresa, amb un mandat aprovat per la direcció. En tots dos casos el document ha de dir l'objecte, la composició, les funcions, la periodicitat i com es prenen els acords.

La comunitat de pràctica

Per sota del comitè, la xarxa de champions i els perfils tècnics es reuneixen més sovint (mensualment, per exemple) per compartir problemes, revisar components i patrons, i traslladar al responsable el que ha de pujar al comitè. És un espai de treball, no de decisió.

Drets de decisió i escalada

La governança es posa a prova quan cal dir «no». Cal deixar escrit qui pot aturar què i en quin moment. Per fer-ho es defineixen punts de control en el cicle de vida, cadascun amb un responsable de decidir:

1. Requisits: el projecte no arrenca sense requisits d'accessibilitat (propietari de producte, amb consulta al responsable d'accessibilitat).
2. Disseny: els dissenys dels fluxos crítics es revisen abans de desenvolupar (champion de l'equip; responsable d'accessibilitat en fluxos d'alt risc).
3. Pas a producció: una incidència crítica oberta bloqueja la publicació, tret d'una excepció aprovada (propietari de producte; comitè si l'impacte és alt).
4. Recepció de contractes: no es recepciona sense l'informe de conformitat exigit en el plec (responsable del contracte).

L'escalada segueix una ruta curta i coneguda: equip, champion, responsable d'accessibilitat, comitè i, en últim terme, patrocinador. Cada salt té un termini, perquè escalar no sigui una manera de bloquejar.

Organitzacions amb moltes entitats o molts llocs

La governança es complica quan l'organització no és una sola entitat o té un catàleg enorme d'actius digitals:

• Ajuntament amb organismes autònoms, societats municipals i fundacions: diverses entitats poden ser subjectes obligats del RD 1112/2018 (PDF, s'obre en una finestra nova), cadascuna amb els seus llocs i la seva declaració. El més eficient és una política comuna aprovada per l'ajuntament, un comitè amb representació de cada entitat i una coordinació clara entre les seves unitats responsables.
• Universitat: serveis centrals, facultats, departaments, instituts i grups de recerca amb webs propis. El primer pas és l'inventari; el segon, tancar o integrar el que no té propietari.
• Grup empresarial: la Llei 11/2023 (PDF, s'obre en una finestra nova) obliga cada prestador de serveis. Una política de grup amb implantació local a cada filial evita que una d'elles quedi al marge.
• Plataformes compartides: quan una comunitat autònoma o una diputació ofereix la seu electrònica als municipis, el repartiment de responsabilitats ha d'estar escrit, com vas veure al curs sobre el RD 1112/2018.

En tots els casos, l'instrument base és l'inventari d'actius digitals: cada lloc, app, intranet, plataforma de formació o servei en línia amb el seu propietari, la seva entitat, el seu proveïdor, la seva declaració d'accessibilitat, la seva última avaluació i la seva criticitat. Sense inventari no hi ha governança: no es pot prioritzar el que no se sap que existeix.

Resum

• Els models d'organització són centralitzat, descentralitzat i federat; les organitzacions madures solen evolucionar cap al federat, en què l'oficina central forma, fixa estàndards i mesura.
• La funció d'accessibilitat se situa on tingui més abast transversal i línia directa amb el patrocinador, i el comitè en compensa els punts cecs.
• El comitè d'accessibilitat, amb mandat escrit, aprova el pla, revisa el quadre de comandament, resol conflictes i aprova excepcions d'alt impacte.
• Els punts de control i una ruta d'escalada amb terminis deixen clar qui pot aturar una publicació o una recepció.
• En organitzacions amb moltes entitats o llocs, l'inventari d'actius amb propietari és l'instrument base.