Crear PDF accesibles desde Word, LibreOffice e InDesign

La forma más barata de tener un PDF accesible es generarlo bien desde el origen. Remediar en Acrobat un documento de 80 páginas cuesta horas; exportarlo correctamente desde un Word bien estructurado cuesta un minuto. Esta lección recorre los tres entornos más habituales en España (Microsoft Word, LibreOffice Writer y Adobe InDesign) con los ajustes concretos que marcan la diferencia entre un PDF etiquetado y una imagen con texto.

Principio general: la estructura se hereda del documento origen

El exportador a PDF traduce la estructura del documento origen a etiquetas PDF. Si en Word los títulos están hechos con texto en negrita y tamaño 16, el PDF tendrá párrafos P en negrita, no H2. Si una tabla se ha «dibujado» con tabuladores, el PDF no tendrá Table. Por tanto, el 80 % del trabajo es el mismo que en el curso de documentos ofimáticos: estilos de título, listas reales, tablas con fila de encabezado, texto alternativo en imágenes, idioma del texto y título en las propiedades.

Microsoft Word (Windows y macOS)

Antes de exportar

1. Aplica estilos Título 1, Título 2, Título 3 sin saltar niveles. En Word, el estilo «Título» (el del nombre del documento) se exporta como Title, no como H1; en documentos largos es habitual usar Título 1 para el nombre del documento o bien para los capítulos, pero sé coherente.
2. Comprueba en Revisar > Comprobar accesibilidad que no quedan imágenes sin texto alternativo, tablas sin fila de encabezado ni texto con contraste insuficiente. En las imágenes decorativas marca la casilla «Marcar como decorativo»: se exportará como artefacto.
3. En Archivo > Información > Propiedades rellena el Título. Si lo dejas vacío, el PDF tendrá como título el nombre del fichero.
4. Marca la fila de cabecera de cada tabla en Diseño de tabla > Fila de encabezado y, en Propiedades de tabla, «Repetir como fila de encabezado». Evita celdas combinadas.
5. Revisa el idioma: Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección. Los fragmentos en otro idioma se marcan seleccionándolos y cambiando su idioma.

Exportar

En Windows: Archivo > Guardar como > PDF > Opciones. Activa «Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad» y «Crear marcadores usando: Títulos». Deja marcada «Propiedades del documento». Opcionalmente activa «Compatible con PDF/A» solo si lo exige el archivo; PDF/A y PDF/UA son compatibles pero PDF/A-1 impide algunas cosas (transparencias) sin aportar accesibilidad. En Word para macOS la opción equivalente está en Archivo > Guardar como > Formato PDF > «Mejor para distribución electrónica y accesibilidad»; la opción «Mejor para imprimir» genera un PDF sin etiquetas.

Las versiones recientes de Microsoft 365 generan una estructura razonable: encabezados, listas, tablas con TH, figuras con alt, enlaces y marcadores. Siguen generando problemas los cuadros de texto y formas flotantes (orden de lectura imprevisible) y las notas al pie (a veces fuera de orden); en cambio, los encabezados y pies de página se exportan como artefactos y los índices automáticos suelen salir bien etiquetados como TOC.

LibreOffice Writer

LibreOffice tiene uno de los exportadores más completos y es gratuito, lo que lo convierte en una buena opción para administraciones. El flujo:

1. Estructura con los estilos Título 1…, listas con los estilos de lista, tablas con «Repetir filas de encabezado» (Propiedades de tabla > Flujo del texto).
2. Texto alternativo en imágenes: Propiedades > Opciones > Texto alternativo; en versiones recientes existe la casilla «Decorativo».
3. Archivo > Propiedades > Descripción > Título y, en Herramientas > Opciones > Configuración de idioma, el idioma del documento.
4. Archivo > Exportar como > Exportar a PDF. En la pestaña General activa «Accesibilidad universal (PDF/UA)»: esto fuerza la exportación etiquetada, incrusta fuentes, escribe el identificador PDF/UA y avisa de problemas (imágenes sin alt, títulos vacíos) antes de exportar. Si no la usas, activa al menos «PDF con etiquetas (añadir estructura del documento)». En la pestaña Interfaz de usuario marca «Mostrar título del documento». En la pestaña General activa también «Exportar esquemas» para que los títulos se conviertan en marcadores.

LibreOffice incluye además un Comprobador de accesibilidad propio (Herramientas > Comprobador de accesibilidad) que señala texto sin idioma, imágenes sin alt, saltos de nivel de título y texto formateado como título sin estilo.

Adobe InDesign

InDesign es el caso más complejo porque el diseño editorial suele priorizar la composición visual. Las claves:

• Etiquetado de estilos de párrafo: en cada estilo, Opciones de estilo de párrafo > Etiquetado de exportación > PDF: asigna H1, H2, H3, P o Artefacto. Los folios, títulos corrientes y números de página se definen como artefacto. Sin este mapeo todo saldrá como P.
• Listas: usa listas numeradas o con viñetas reales en el estilo, no caracteres tecleados; se exportan como L/LI.
• Tablas: define filas de encabezado en Opciones de tabla > Filas de encabezado y pies, y usa estilos de celda; InDesign exporta TH para ellas.
• Texto alternativo: en cada imagen, Objeto > Opciones de exportación de objeto > Texto alternativo (puede tomarse de metadatos XMP de la imagen o escribirse a mano). En la pestaña PDF etiquetado se puede marcar Artefacto para las decorativas.
• Orden de lectura: el panel Artículos (Ventana > Artículos) permite arrastrar los marcos en el orden lógico y marcar «Usar para orden de lectura en PDF etiquetado». Es la forma fiable de controlar el orden en maquetaciones a varias columnas con recuadros y pies de foto. La alternativa es el orden en el panel Capas o el orden de enlace de marcos (threading).
• Título e idioma: Archivo > Información de archivo > Título; idioma en el estilo de carácter o párrafo (Formatos de carácter avanzados > Idioma).
• Marcadores: genera una tabla de contenido (Maquetación > Tabla de contenido) con la casilla «Crear marcadores PDF»; se exporta como TOC con marcadores.

Al exportar, elige Adobe PDF (Imprimir) o (Interactivo) y activa «Crear PDF etiquetado»; en Interactivo activa también «Usar estructura para orden de tabulación» si hay formularios o enlaces. Después revisa en Acrobat: el PDF de InDesign suele necesitar retoques (listas anidadas, pies de foto, cabeceras de tabla de varias filas).

Comprobar el resultado antes de publicar

Independientemente del programa de origen, abre el PDF en Acrobat (o en el visor de PAC) y comprueba: que el panel de etiquetas existe y muestra una jerarquía, que el título aparece en la barra de ventana, que los marcadores están y que las imágenes tienen alt. Un documento que supera esa revisión rápida pasará la mayoría de los puntos del Matterhorn Protocol. Lo que no puede hacer ningún exportador es escribir alts útiles, resumir tablas complejas o corregir un documento mal estructurado desde el principio.

Resumen

• El PDF hereda la estructura del documento origen: estilos de título, listas, tablas con encabezado, alt, idioma y título son el 80 % del trabajo.
• Nunca «imprimir» a PDF; usar siempre Guardar como/Exportar con la opción de etiquetas.
• Word: «Etiquetas de la estructura del documento» + «Crear marcadores usando Títulos»; en macOS, «Mejor para distribución electrónica y accesibilidad».
• LibreOffice: opción «Accesibilidad universal (PDF/UA)», exportar esquemas y mostrar el título del documento.
• InDesign: Etiquetado de exportación en estilos, Opciones de exportación de objeto, panel Artículos y «Crear PDF etiquetado».