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Los archivos PDF son uno de los tipos de ficheros más utilizados para compartir información en línea, pero estos pueden presentar desafíos significativos para las personas con discapacidades. Por ejemplo, los lectores de pantalla empleados por los usuarios con problemas visuales pueden tener dificultades para leer PDF si no están creados de manera accesible. Otro posible inconveniente que se pueden encontrar los usuarios con discapacidades cognitivas, es que los documentos no estén bien etiquetados o no tengan una estructura clara, lo que puede ocasionar falta de entendimiento. Por ello, es importante producir archivos PDF accesibles para asegurar que todas las personas puedan acceder al contenido.
El objetivo de este artículo es brindar una guía práctica de cómo crear archivos PDF accesibles. Se describirán los requisitos necesarios para crear estos ficheros adecuadamente, se ofrecerán consejos sobre cómo estructurar el contenido, se discutirá como crear textos alternativos y como usar colores con suficiente contraste, y se proporcionaran diferentes consejos para mejorar la accesibilidad de los archivos PDF.
Un archivo PDF accesible es aquel que se ha diseñado y estructurado para que sea legible y comprensible por todas las personas, independientemente de sus discapacidades. Esto se consigue mediante la implementación de técnicas de accesibilidad en el diseño y la organización del documento, lo que permite que los lectores de pantalla y otros dispositivos de asistencia puedan acceder y entender el contenido.
Para que un fichero PDF sea considera accesible, debe cumplir con ciertos estándares y normativas establecidas por organizaciones internacionales como el Consorcio World Wide Web (W3C) y la ISO (Organización Internacional de Normalización).
Los factores fundamentales que se deben llevar a cabo para la creación de un archivo PDF accesible son
Hay que tener en cuenta que la creación de estos ficheros no solo permite cumplir la normativa legal, sino que esta práctica brinda toda una serie de beneficios para los usuarios, ya que, mejora la usabilidad y la experiencia de lectura en general.
Para crear ficheros PDF accesible es necesario un software que permita generar documentos con etiquetas de accesibilidad. Algunos de los programas que incluyen estas funcionalidades son: Adobe Acrobat Pro DC, Microsoft Word, y Google Docs. Sin embargo, no todos los programas que pueden generar documentos PDF permiten generar ficheros accesibles, por lo que es importante investigar antes el mercado y elegir el software adecuado.
La mayoría de los programas de creación y edición de PDF disponen de opciones para configurar la accesibilidad de los ficheros. Estas opciones incluyen agregar texto alternativo a las imágenes, etiquetas, encabezados y definir el orden de lectura del contenido. Adobe Acrobat Pro DC tiene una opción de accesibilidad que permite agregar información adicional para hacer accesible el PDF.
Para comprobar la accesibilidad de los ficheros, se pueden utilizar herramientas propias, como las incorporadas en el propio Adobe Acrobat Pro DC o usar utilidades de tercero como CommonLook PDF o PAC 3. Estas utilidades permiten identificar problemas de accesibilidad en el PDF y proporcionan recomendaciones y consejos para solucionarlos. Además, es importante realizar pruebas con lectores de pantalla y otros dispositivos de asistencia con el objetivo de garantizar que el archivo sea accesible para todas las personas.
La creación de etiquetas y una correcta organización de la información son imprescindible para que los PDF sean accesibles. Esto significa que cada elemento del documento debe ser etiquetado y colocado adecuadamente dentro de la estructura del documento. Una identificación correcta permite a los lectores de pantalla y otros dispositivos de asistencia navegar por el contenido e ingresar al de manera clara y coherente.
Los encabezados y subtítulos son herramientas muy útiles para dividir los datos de un archivo PDF en secciones. Esto ayuda a los usuarios a recorrer el documento y comprender su estructura. Es importante utilizar los encabezados en el orden correcto y asegurarse de que están etiquetados correctamente.
Otra cuestión a tener en cuenta relacionada con el tema de la organización del contenido, es el orden de lectura. El orden de los textos debe ser lógico, coherente y uniforme, lo que permitirá a los usuarios que usen lectores de pantalla navegar de manera efectiva por los ficheros. Con el objetivo de mejorar el orden de lectura, se pueden utilizar software para reorganizar el contenido o etiquetar los elementos en el orden apropiado. Además, es necesario realizar pruebas de accesibilidad para cerciorarse de que el orden de lectura es correcto.
Las personas con discapacidades visuales presentan un gran número de problemas a la hora de acceder a muchos contenidos, por ello, es muy importante proporcionar texto alternativo en los ficheros PDF. Este tipo de texto debe ser descriptivo y comunicar la misma información que la imagen. El texto alternativo tiene que etiquetarse de manera correcta para que los dispositivos de lectura puedan leerlo adecuadamente
Los colores utilizados en los documentos deben incluir suficiente contraste para mejorar su accesibilidad. Un contraste idóneo fomenta la lectura de la información y la comprensión del contenido. Para llevar a cabo esta práctica, se pueden emplear herramientas en línea como WebAIM o la anteriormente citada PAC 3 , para probar el contraste de los colores usados en el PDF y realizar los ajustes necesarios en caso de que no sea suficiente.
Por último, las tablas de contenido son otra herramienta que sirven para mejorar la accesibilidad de los archivos PDF. Estas hacen que los usuarios puedan manejar fácilmente el documento y accedan a su contenido de manera sencilla, rápida y eficiente. Al igual que ocurría con las imágenes, un correcto etiquetado de las tablas, permite que los lectores de pantalla puedan transmitir de manera efectiva su información a las personas.
La elección de la fuente que se va usar para comunicar el contenido, es un tema muy importante, ya que, podría mejorar considerablemente la accesibilidad a los ficheros PDF. Se recomienda elegir fuentes legibles y de fácil lectura, como son el caso del tipo sans-serif como Arial, Verdana o Helvética, ya que, son muy fáciles de leer en pantalla. También se debe tener en cuenta el tamaño y el espaciado entre las letras, líneas y párrafos.
Algunos efectos en el texto como las sombras, subrayados o caracteres en negrita pueden dificultar la lectura con discapacidades visuales. Se aconseja no abusar de estos recursos y optar por una presentación simple, clara y sencilla del texto.
Si en el archivo PDF se incluyen imágenes, videos o audios, siempre se deben ofrecer alternativas textuales para asegurar que las personas con problemas auditivos y visuales pueden acceder al contenido. En este caso, es una muy buena práctica incluir descripciones de texto en las imágenes y subtítulos en los videos.
Una vez se sabe que es un PDF accesible y cuáles son los requisitos para crear uno, es clave elegir la herramienta adecuada para construirlo. En el mercado existe una amplia variedad de utilidades disponibles, tanto gratuitas como de pago. A continuación, vamos a mostrar, las que en nuestra opinión, son las más completas e incluiremos cuáles son sus ventajas y desventajas.
Elegir la herramienta adecuada para crear archivos PDF accesible puede ser una tarea muy ardua. Por este motivo, es muy importante conocer las ventajas e inconvenientes de las opciones gratuitas y de pago para tomar una decisión bien fundamentada.
Las herramientas gratuitas son una excelente elección para aquellos usuarios que necesiten crear archivos PDF con funcionalidades básicas y disponen de un presupuesto muy ajustado como para invertir dinero en herramientas de pago. Sin embargo, estas herramientas presentan limitaciones en cuanto al número de funcionalidades avanzadas que ofrecen y pueden presentar problemas de compatibilidad con algunos sistemas operativos o dispositivos. Además, la falta de servicio técnico en muchas veces puede ser un problema.
Por otro lado, las alternativas de pago proporcionan una amplia variedad de funcionalidades y opciones de personalización, lo que permite producir archivos PDF con mayor facilidad y precisión. Muchas de ellas prestan soporte técnico y actualizaciones periódicas, lo que asegura que las herramientas siempre estén al día con los últimos desarrollos y parches de seguridad. No obstante, estas utilidades requieren una inversión económica, lo que puede ser un inconveniente para un tipo de usuario. Es posible, que algunas de ellas tengan una curva de aprendizaje muy pronunciada y la elección de la herramienta adecuada puede ser muy complicada debido a la gran cantidad de opciones disponibles.
Anteriormente hemos visto tanto las utilidades sin coste como las de pago presentan ventajas e inconvenientes. Si se necesita una mayor precisión y funcionalidades avanzas, es posible que se requiera invertir en una herramienta de pago. Sin embargo, las utilidades gratuitas pueden ser una buena opción para aquellos proyectos más simples y que disponen de un presupuesto limitado.
En resumen, la construcción de archivos PDF accesibles es clave para garantizar que todas las personas puedan acceder al contenido de manera equitativa. Para conseguir esta meta, se necesita comprender las normativas y estándares que rigen la accesibilidad y algunos conceptos esenciales. La aplicación de buenas prácticas y ejemplos de este tipo de ficheros, hace mejorar aún más la accesibilidad del contenido. En última instancia, la creación de PDF accesibles no solo beneficio a las personas con discapacidades, sino que también mejora la experiencia de usuario para todos los lectores.
Ingeniero informático en practicas y redactor por gusto. Ambas facetas me han otorgado una visión amplia y profunda del sector tecnológico lo que me ha permitido escribir tanto desde el punto de vista técnico como comunicativo.
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